Классификация и кодирование экономической информации. Основные системы кодирования

Для того, чтобы информацию из документов можно было обрабатывать с помощью компьютеров, она должна быть предварительно закодирована. Кодирование предполагает ее предварительную классификацию.

Классификация — система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.

Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства.

Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств.

Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

Например: Всю информацию об университете можно классифицировать по многочисленным информационным объектам, которые будут характеризоваться общими свойствами:

• информация о студентах — в виде информационного объекта "Студент";

• информация о преподавателях — в виде информационного объекта "Преподаватель";

• информация о факультетах — в виде информационного объекта "Факультет" и т.п.

Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами.

Реквизит — логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.

Например: Информация о каждом студенте систематизирована и представлена посредством одинаковых реквизитов: фамилия, имя, отчество; пол; год рождения; адрес проживания

, и т.д.

Кроме выявления общих свойств информационного объекта классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы.

Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, специальности, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор — систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

При классификации широко используются понятия классификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов.

Разработаны методы классификации объектов: иерархический и фасетный. Эти методы различаются разной стратегией применения классификационных признаков.

Иерархическая система классификации строится следующим образом:

• исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;

• каждый класс 1 -го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;

• каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.

Рис. 2.3. Иерархическая система классификации

Например: Поставлена задача — создать иерархическую систему классификации для информационного объекта "Факультет", которая позволит классифицировать информацию обо всех студентах по следующим классификационным признакам: факультет, на котором он учится, возрастной состав студентов, пол студента0-й уровень. Информационный объект "Факультет";

1-й уровень. Выбирается классификационный признак — название факультета, что позволяет выделить несколько классов с разными названиями факультетов, в которых хранится информация обо всех студентах.

2-й уровень. Выбирается классификационный признак — возраст, который имеет три градации: до 20 лет, от 20 до 30 лет, свыше 30 лет. По каждому факультету выделяются три возрастных подкласса студентов.

3-й уровень. Выбирается классификационный признак — пол. Каждый подкласс 2-го уровня разбивается на две группы. Таким образом, информация о студентах каждого факультета в каждом возрастном подклассе разделяется на две группы — мужчин и женщин.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то применяется фасетная классификация.

Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Классы – фасеты получаются путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков.

Например: Классифицировать студентов в соответствии со следующими фасетами.

Фасет пол содержит названия специальностей.

Фасет успеваемость содержит значения: среднее, среднее специальное, высшее.

Получаем независимые классы фасеты (множество) по значениям классификационных признаков. Используя операции пересечения, можем например, определить студентов мужчин, которые учатся на отлично.

Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования; порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Кодируемые объекты при этом не должны изменяться.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов – коды от 01 до 07, группа вспомогательных цехов – коды от 11 до 16 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. Например, применяется в кодах счетов бухгалтерского учета. Так для счета 10 «материалы» выделяют три уровня Х-вид материальных ценностей, Х- номер склада, ХХ- номенклатурный номер, пример кода счета материалы 107301 – строительные материалы третий склад с номенклатурным номером 01.

Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12 х 14 кодируется, как 1214, ключ 14 х 17 – как 1417 и т.д.

Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур (совокупность кодов первого и второго признака).

Штриховое кодирование.

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается:

- в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа;

- коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнить различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов;

- коды используются в процессе оформления входных документов.