Федеральное агенство по образованию

государствеое образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Удмуртский государственный университет

институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

Контрольная работа

по курсу «Бухгалтерский документооборот»

Выполнила:

Студентка группы ЗН-350-800-41

специальности «Документоведение и

документационное обеспечение

управления»

Коробейникова Мария Вячеславовна

Проверила:

Бажутина Ирина Рафаэльевна

Ижевск 2009

Оглавление

1. Структура предприятия. 3

1.1. Охарактеризовать организационно-правовую форму вашего предприятия. 3

1.2. Структура бухгалтерии, должностные обязанности бухгалтерии. 4

2. Построить либо проанализировать график документооборота по учету на выбор (заработной платы). 7

2.1. Проанализировать: 7

а) используемые документы; 7

б) порядок и правила оформления; 7

в) порядок и правила исполнения; 7

г) проверка документов; 7

д) обработка документов; 7

е) хранение документов. 7

Приложение 15

1. Структура предприятия.

1.1. Охарактеризовать организационно-правовую форму вашего предприятия.

Администрации муниципального образования «Кукуевское» Воткинского района УР, расположена по адресу: 427414, д. Кукуи, ул. Советская, д. 25, создана в соответствии с Уставом МО «Кукуевское», зарегистрированного в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Приволжскому Федеральному округу от 12 декабря 2005 года № RU18504608200501 на основании ФЗ от 6 декабря 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ».

Администрация муниципального образования «Кукуевское» - исполнительно-распорядительный орган муниципального образования, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.

Персонал Администрации немногочислен, к нему относятся следующие должности:

• Глава администрации, руководит Администрацией на принципах единоначалия;

• Главный специалист-эксперт;

• Главный бухгалтер;

• Инспектор ВУС (военно-учетный стол);

• Техник-землеустроитель УМИ и ЗР;

• Водитель

Структура организации представлена в приложении № 1.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать работу бухгалтерии, ознакомиться с оформлением бухгалтерских документов и графиком бухгалтерского документооборота.

1.2. Структура бухгалтерии, должностные обязанности бухгалтерии.

В состав бухгалтерии Администрации МО «Кукуевское» входит один главный бухгалтер. Его должностные обязанности представлены в должностной инструкции главного бухгалтера, утвержденной Главой МО «Кукуевское» от 05.01.2004 г. В соответствии с ней главный бухгалтер:

• Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализацию продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.)

• Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

• Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

• Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

• Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.

• Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

• Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

• Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

• Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

• Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

• Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

• Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

Бухгалтерский учет в Администрации МО «Кукуевское» ведется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ №148н от 30.12.2008 г.

В данной организации используется программа АИС «Парус».

2. Построить либо проанализировать график документооборота по учету на выбор (заработной платы).

График документооборота по начислению и выплате заработной платы представлен в приложении № 2.

2.1. Проанализировать:

а) используемые документы;

б) порядок и правила оформления;

в) порядок и правила исполнения;

г) проверка документов;

д) обработка документов;

е) хранение документов.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ.

а) Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.

1. Распорядительные документы - приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основаниями для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.

2. Оправдательные документы - документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основаниями для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения - в сокращении общего количества документов.

5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.

6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.

7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию.

8. Накопительные документы - за определенный период времени.

9. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние - поступают на предприятие от организаций и лиц.

б) Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, в Администрации документы составляются на бланках. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм: 20 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 10 – нижнее.

Написание документа производится с помощью шариковой ручки или средствами вычислительной техники. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., заполняются только шариковой ручкой. Не заполняются документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа излагается точно и ясно, чтобы дать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа главный бухгалтер пишет четко и разборчиво, так, чтобы не допустить возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа прочеркиваются, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумма указывается не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Документы подписываются разборчиво, не составляет труда прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность подписавшего документ.

Правила составления бухгалтерских документов в Администрации следующие.

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) шариковой ручкой, а также с помощью средств вычислительной техники;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы составляются своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу или по средствам компьютерной техники.

При составлении документов иногда бывают допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то это не ограничивается исправлением одной этой цифры, а исправляется все число. Например, вместо 567 написано ошибочно 562. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 2 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 562 и надписать над ним 567.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например «исправлено 567», которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на главного бухгалтера, получающего эти документы, всесторонне проверяющего их и делающего на их основании учетные записи. Главный бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

в) Без подписи Главного бухгалтера денежные средства и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не принимаются к исполнению. В случае разногласия между руководителем организации и главным бухгалтером документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

г) Документы, поступающие в бухгалтерию, обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

д) Бухгалтерские документы, как и все другие документы организации группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В небольшой организации дела с бухгалтерской документацией войдут в общую номенклатуру дел. На основании номенклатуры дел на каждое названное в номенклатуре дело заводится папка. Обложка дела представлена в приложении №3.

В Администрации бухгалтерские документы централизованно формирует и хранит главный бухгалтер. Формирование дела начинается сразу с начала года. Документы формируются в дело за один календарный год. Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал (Приложение №4) или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции по бухгалтерскому учету...», до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 -руководителем учреждения».

Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключает потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах и сейфах.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера.

е) Сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе о бухгалтерском учете в ст. 17. В ней сказано; «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Часть бухгалтерских документов имеет постоянный срок хранения. Такие документы будут переданы на хранение в государственные архивы. К их сохранности следует относиться особенно внимательно.

К бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:

• сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации)

• годовой (сводный) отчет о финансовых результатах и их использовании;

• сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

• протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

• аудиторские заключения;

• аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

• налоговые декларации;

• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

• документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчеты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.

Сроки хранения бухгалтерских документов представлены в номенклатуре дел (Приложение №5).