11. Робота зі складеними документами

Складений документ допомагає працювати з великими документами, наприклад, книгами з великою кількістю розділів і глав. Складений документ може містити кілька окремих файлів Writer. Ці файли називаються вкладеними документами. Є можливість, наприклад, розділити великий документ, над яким працюють кілька людей, на вкладені документи і об’єднати їх потім у складений. При друкуванні складеного документа в нього включаються всі вкладені документи, покажчики і весь введений текст. У складеному документі можна створити зміст і покажчик по всіх вкладених документах, що фактично дає можливість використати гіпертекст.

Для створення складеного документа використовується команда File → New → Master Document (Файл → Створити → Складений документ). Для роботи зі складеними документами використовується навігатор, який дозволяє управляти вкладеними документами.

Існує можливість збереження складеного документа у вигляді звичайного текстового документа. Для цього потрібно використати команду File → Export (Файл → Експорт).

6. Вирішення задач оформлення економічної документації

При оформленні економічних документів необхідно приділяти увагу як формі так і вмісту табличних, графічних і формульних даних.

Процес оформлення економічної документації складається з ряду етапів:

• Введення формул

• Структуризація документів

• Оформлення табличних даних

• Графічне представлення даних

• Створення списків

• Створення колонтитулів

• Формування змісту документа

Введення формул

Редактор формул Math дозволяє швидко й легко вводити різні математичні формули. Редактор формул викликається за допомогою команди Insert → Object → Formula (Вставка → Об’єкт → Формула). При запуску редактора формул з’являється вікно Команди для введення й зміни формул та панель інструментів Formula Elements (Вибір). Якщо панель відсутня, потрібно її увімкнути за допомогою команди View → Formula Elements (Вид → Вибір). На панелі розташовані необхідні операнди, математичні знаки та ін.

При введенні елементів у вікні команд результат відразу ж відображається в документі.

Щоб вийти з редактора формул, досить клацнути мишкою поза полем редагування або натиснути клавішу Esc. Щоб змінити формулу, необхідно двічі клацнути на готовій формулі.

Якщо Ви вийшли з редактора, не створивши формулу, система створює невидиму область, через яку курсор при переміщенні «перескакує». Для усунення такого неприємного ефекту виділіть дану область клацанням мишки (з’являється промаркований прямокутник) і натисніть клавішу Delete.

Крім формул, у текстовий документ можна вставляти різні об’єкти OLE (наприклад, електронну таблицю, діаграму, малюнок, презентацію, формулу). Об’єкт OLE вставляється як посилання або як впроваджений об’єкт. У рядку меню виберіть команду Insert → Object → OLE Object... (Вставка → Об’єкт → Об’єкт OLE). З’явиться вікно, у якому можна вибрати створення нового об’єкта OLE на основі обраного типу об’єкта або створення об’єкта OLE з існуючого файла.

Структуризація документів

Для структуризації документа можна використовувати стилі. Призначення назвам розділів документа стилів заголовків є формою його структуризації. Так, для назви проекту доцільно застосувати стиль Заголовок 1, для підрозділів призначити стилі Заголовків нижчого рівня (з 2 по 9 включно), дотримуючись принципу вкладеності.

Оформлення табличних даних

У економічних документах найбільш важливі показники зводять в таблиці. Методи створення таблиць, їх редагування і форматування викладені вище.

Графічне представлення даних

Для розв’язування задач аналітичного характеру часто бувають корисними не лише табличні, але і візуальні форми представлення даних: графіки, діаграми і т.д.

Для візуального представлення даних необхідно виділити таблицю і вибрати команду Insert → Object → Chart… (Вставка → Об’єкт → Діаграма…). Запуститься майстер створення діаграм, за допомогою якого, наприклад, можна представити табличні дані у вигляді діаграми.

Створення списків. Маркери і нумерація

Маркери і нумерація застосовуються для оформлення в документі різних переліків та списків. Існують списки різних типів:

• нумеровані списки, коли елементи списку супроводжуються арабськими або римськими числами й буквами;

• маркіровані списки, коли елементи списку відзначаються за допомогою спеціальних символів-маркерів;

• багаторівневі списки.

Для перетворення існуючого тексту в нумерований або маркірований список необхідно виділити цей текст, вибрати команду Format → Bullets and Numbering (Формат → Маркери і нумерація) і вибрати потрібну вкладку. Вкладка Outline (Структура) дозволяє задати спеціальний список, що містить до десяти рівнів пунктів, нумерованих чи маркірованих окремо.

Для переходу на більш низький рівень необхідно виділити текст, викликати контекстне меню й вибрати команду Down One Level (На один рівень вниз), а для повернення на більш високий рівень вибрати команду Up One Level (На один рівень вгору). Для детальніших установок параметрів списку у вікні треба вибрати вкладку Options (Настроювання), після чого уточнити порядок нумерації списку, знаки до і після номера та ін. Для роботи зі списками можна скористатися кнопками на панелі інструментів Форматування.

Формування змісту документа

Коли розробка економічного документа завершена, необхідно зібрати воєдино перелік його розділів з тим, щоб забезпечити пошук необхідної інформації. Write надає можливість автоматично сформувати зміст.

Макроси

Як правило, при роботі з Write часто виникає необхідність кілька разів виконувати одну й ту ж послідовність дій. В цьому випадку необхідні дії можуть бути записані під певним ім'ям.

Послідовність дій, записана під певним ім'ям, називається макросом. Записаний макрос можна викликати для виконання з основного меню, за допомогою кнопки на панелі інструментів або на робочій області, а також за допомогою встановленої для нього комбінації клавіш.

Макрос записується мовою OpenOffice Basic. Слід зазначити, що текст створеного макросу можна неодноразово редагувати.

Для запису макросу вибирають в меню Tools → Macros → Record Macro (Сервіс → Макрос → Запис макроса). Перегляд і застосування макросів до фрагмента тексту або документа здійснюється командою Tools → Macros → Run Macro… (Сервіс → Макрос → Виконати макрос).