- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
12. Охарактеризуйте прием делегаций.
Если в организацию прибывает делегация секретарь заботиться о выделении сотрудника сопровождения, переводчика, покупки сувениров для членов организации, организации чай-кофе-пауза и т.д.
В некоторых случаях прием делегации осуществляется несколькими ответственными лицами.
13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
Основная задача секретаря по ведению тел. переговоров – это фильтрация вызовов, т.е. освободить руководителя от звонков к нему не адресованных и переадресовать эти звонки компетентному работнику.
Основные принципы ведения тел. беседы:
Краткость – говорить только по существу, не задерживая тел. Линию в личных целях.
Вежливость – в деловом общении использовать фразы употребляя вежливые формулировки.
Доброжелательность – готовность оказать помощь в любой ситуации для решения вопроса абонента.
14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
Необходимо как можно быстрее снять трубку, до четвертого гудка и перед этим улыбнуться.
Следует назвать организацию, представиться и поздороваться с абонентом: “ОАО Продтовары, добрый день”, “секретарь генерального директора ‘Салют’, здравствуйте”.Это помогает понять абоненту куда он позвонил и облегчить разговор, если ошиблись номером.
Звонящий должен представиться и назвать вопрос, по которому он звонит. Если он этого не сделал секретарь должна попросить его представиться и уточнить вопрос(“Представьтесь пожалуйста”, “Чем я могу вам помочь” и т.д.).
Если секретарь переадресовывает вызов компетентному работнику, следует четко назвать ФИО, должность, чтобы избежать искажения и двусмысленности.
При докладе руководителю о звонящих секретарь может использовать заранее приготовленные бланки.Кто звонил
По какому вопросу
15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
К разговору необходимо подготовиться: приготовить список вопросов и примерный список ответов на них.
Уточнить ФИО, должности тех людей, которым надо позвонить.
Набрать номер(ожидать до 4-го гудка), после того как ответили, поздороваться, представиться и назвать вопрос по которому мы звоним.
При передаче телефонограммы говорят: “Примите телефонограмму” и дают время для подготовки ее записи.
Следует помнить, что нельзя использовать служебный тел. в личных целях, и задерживать его на продолжительное время.
16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
Командировка – это когда руководитель уезжает в другой город, в другую организацию по деловым вопросам.
Перед отъездом руководителя секретарь готовит приказ о командировании, заполняет командировочное удостоверение, при необходимости готовит тексты докладов и выступлений, другие материалы; обеспечивает руководителя канцелярскими принадлежностями (ручки, блокноты, карандаши, стержни); готовит сувениры.
Если необходимо секретарь готовит предварительную программу командировки руководителя, в которой указываются время, дата, место проведения деловых встреч, мероприятий, переговоров, совещаний и т.д. В ней также отражается маршруты движения, адреса, телефоны организаций, ФИО деловых партнеров. Предварительная программа составляется в 4 экземплярах:
ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ,
ДЛЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ,
ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ, КАК РАБОЧИЙ ВАРИАНТ,
ПОМЕЩАЕТСЯ В ДЕЛО ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕЙ РАБОТЫ.