- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
Правильность доставки проверяется до вскрытия конверта. Не правильно доставленная корреспонденция направляется по назначению. Если, конверт поврежден и его невозможно использовать, составляется акт один экземпляр, которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается у секретаря.
Не вскрываются конверты с пометкой “лично” и в адрес общественной организации (БРСМ, Профсоюз, ОСВОД).
Конверты не уничтожаются в след. случаях:
Если дата почтового штемпеля необходима, как доказательство даты отправки или получения документа.
Если на документе нет даты.
Если дата документа существенно отличается от даты его получения.
Если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В этих случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии вместе с ним подшивается в дело.
34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
Цель контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений зафиксированных в документе.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы (входящие, внутренние, исходящие), которые требуют ответа. На контроль могут быть поставленные и устные поручения руководителя.
На контролируемых документах проставляется отметка о контроле (К или КОНТРОЛЬ).
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с датой подписания документа, а для поступивших – с датой поступления (с датой резолюции).
Сроки исполнения могут быть типовые и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются нормативными документами, а индивидуальные – указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.
Если срок исполнения документа не установлен, он должен быть исполнен в течении 15 дней.
Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. В этом случае ответственными являются исполнитель указанный первым. Он отвечает за исполнение задания в целом, контролирует действия других исполнителей, дает поручения, созывает совещания и т.д.
Учет контролируемых документов отражается в РРК. На один документ может быть заполнено несколько РРК. Один помещается в картотеку, другой может передаваться исполнителю вместе с документом.
Картотека – это совокупность карточек систематизированных в определенном порядке.
Картотеки могут быть контрольные и справочно-информационные.
В контрольных картотеках карточки группируются по дням месяца. Дополнительно могут быть ячейки для переходящих, исполненных и неисполненных документов. Ежедневно картотека просматривается; предупреждения исполнителей осуществляется за 2-3 дня до истечения установленного срока. После исполнения карточка перемещается в “Справочную картотеку”.
Документ снимается с контроля после его исполнения. Свидетельством исполнения документа является исполненный исходящий документ-ответ. На РРК оформляется отметка об исполнении документа и направление документа в дело. Контрольные действия могут осуществляться с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ (секретарь) и ответственные исполнители.