- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.
По номенклатуре дел исполненные документы группируются в дела, также обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Номенклатура дел является учетным документом для дел временного (до 10 лет хранения).
Виды номенклатуры дел:
Типовая – является нормативным документом; содержит заголовки дел однородных по характеру деятельности организации, изменение в заголовке дел не допускается.
Примерная НД – устанавливает примерный состав дел, предназначенных для организаций однородных по характеру деятельности, .но различных по структуре; носит рекомендательный характер; допускает изменения в заголовках дел, добавление индексов и дел.
Типовые и примерные НД разрабатываются службами ДОУ министерств, утверждаются руководителями и служат пособиями для составления конкретных НД.
Индивидуальная (конкретная) – систематизированный перечень конкретных заголовков, которые предположительно будут заводиться в организации календарном году с указанием сроков хранения.
Конкретная НД (сводная) составляется на основании НД в структурных подразделений. Ответственным является служба ДОУ (секретарь).
36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
Номенклатура дел составляется в четвертом квартале текущего года, чтобы до 1 января можно было согласовать ее или утвердить. Номенклатура дел подписывается руководителем организации и согласовывается с заведующим архивом.
Ежегодно номенклатура дел уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации. Номенклатура дел составляется в 2 или 4 экземплярах.
«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
Заголовки дел размещают в определенной последовательности:
Первыми размещаются заголовки дел организационных документов – уставы, положения, инструкции, планы, штатные расписания и т.д.
Далее идут распорядительные документы вышестоящих организации – решения, приказы, распоряжения министерств и ведомств.
Распорядительные документы организаций.
Переписка с вышестоящими организациями.
Переписка с другими организациями.
Справочно-информационные документы организации – докладные записки, акты, протоколы, журналы регистрации и т.д.
Последним заголовком будет номенклатура дел.
37. Каковы правила составления заголовков дел?
Заголовки дел формулируются на основании признаков:
Номинальный – в дело включают документы одного вида (названия) – акты (списания материалов), протоколы производственных совещаний.
Предметно-вопросный – в дело помещают документы одного содержания – документы об изменении цен (справки, ведомости, поручения).
Авторский – в дело включают документы одного автора – протоколы заседания, бухгалтерии, организации.
Хронологический – в деле формируют документы за определенный период – планы о работе цеха за 2007 год.
Корреспондентский – в деле объединяют переписку с одними или несколькими корреспондентами – переписка с предприятием “Радуга” о поставке продукции.
Географический – в деле формируют документы авторов связанных одной территорией – договоры о поставке продукции по Минской области.
Смешанный – включают в себя два или более названых признаков – переписка с филиалом г. Бобруйска о формировании цен.