Zboziznalstvi

DEFINICE

zbožiznalství je nauka o zboží - tj. o produktech lidské činnosti, které uspokojují svou užitnou hodnotu spotřebitelé.

nákup v hotelu znamená systematický výběr, poptávka, objednávka a nakládání se zbožím

před jeho úpravou nebo poskytnutí jako součásti služby. obsahuje to vše co se pro hotel má zajistit od potravin, přes čistící a kosmetické potřeby, kancelářské potřeby po nábytek a textilie na zařízení pokoje.

EXTERNÍ FAKTORY

EKONOMICKÉ - TRH

POLITICKÉ (EU SMĚRNICE TAKÉ) ETICKÉ PRÁVNÍ/LEGISLATIVNÍ TECHNOLOGICKÉ

KLIMATICKÉ

Interní faktory

KATEGORIE A KVALITA HOTELU A RESTAURACE

VELIKOST HOTELU A RESTAURACE HOTEL NEZÁVISLÝ NEBO ŘETĚZCOVÝ ŠÉF-KUCHAŘ A GASTRONOMICKÉ TRENDY GENERÁLNÍ ŘEDITEL A JEHO OSOBNÍ CÍLE

ODPOVĚDNOST A FUNKCE NAKUPU

plánování nákupu zboží - potřeby a požadavky výzkum a mapování trhu

výběr a vyjednávání s dodavateli udržování vždy dostatek zboží na skladě, aby

provoz fungoval hladce plánování, výpočet a předpověd’ objednávek

převzetí zboží, skladování, administrativa , kontrola a výdej do středisek

recyklace obalu

ORGANIZACE PRÁCE

podle velikosti hotelu a provozu hotel může a

nemusí mít samotnou pozici nakupčího zboží,

řetězci pak mají tuto funkci na regionální

úrovni (sjednocení dodavatelů a šetření na množství)

ve většině hotelů táto funkce patří do stravovacího úseku, úklid a ostatní oddělení pak přeberou svou část nákupu

v malých hotelích toto je jedna z podstatných

funkcí generálního ředitele - někdy jednoduší než prodej na udržení zisku

PROCES SCHVALOVÁNÍ

na to, aby fungovala kontrola - nákup by měl být vždy oddělený od samotné platby

platba v účtárně, odpovědnost za objednávky pak v nákupu

v malých hotelích centralizovaný proces schvalování objednávek

ve větších hotelích postup v úrovní odpovědnosti a podpisu objednávky

ADMINISTRATIVA

veškeré poptávky, objednávky a smlouvy příjem zboží a jeho převzetí skladování zboží - patřičné označení výdej zboží do středisek

účetní uzávěrky a měsíční inventury

TECHNOLOGIE

software - database na skladování objednávky, faktury

internetové objednávky u dodavatelů kontrola s čárovými kódy inventura a měsíční uzávěrky

STÁTNÍ ORGANY KONTROLY

státní zemědělská a potravinářská inspekce hygienická inspekce státní veterinární správa ministerstvo zdravotnictví

CO VŠE PATŘI ZBOŽIZNALSTVÍ?

PROFIL osoby

NÁKUPČÍHO znalosti a náplň práce

vztahy s dodavateli, provozem v hotelu,

ostatními odděleními

problémy v nákupu a etika

profil nákupčího silná osobnost s dobrým etickým úsudkem a

hodnotami

technické znalosti hotelu, provozu, gastronomie a zboží, dále pak trhu,

dodavatelů a it komunikační schopnosti vyjednávání s

různými dodavateli schopný plánování a předpovědi poptávky

náplň práce a cíle

plánování a předpověd’ objednávek ve spolupráci

s vedoucími středisek a generálním ředitelem výběr dodavatelů podle požadované kvality a cen

výjednávání cen a podmínek s dodavateli, výpis objednávek podle stanoveného optimálního

množství, uzavření dlouhodobých smluv kontrola nákladů a ziskání nejlepších podmínek

pro hotel

kontrola, převzetí a skladování zboží, kontrola inventáře a pravidelná inventura

Vztahy s provozem

pro každodenní provoz nejintenzivněji spolupráce se stravovacím úsekem - šéfkuchařem

hlavní úkol je mít vždy dostatek zboží na skladě na hladký provoz hotelu

avšak, také nikdy příliš zboží, tak aby se předešlo zkáze potravin nebo aby se nevázalo příliš

hotovosti v trvanlivém zboží vyžaduje diplomatické dovednosti

VZTAHY S OSTATNIMI ODDĚLENI

pokud je role nákupu veškerého zboží centralizovaná tak je důležité stanovit pravidla objednávek a výdeje zboží do všech oddělení

patří zde kancelářské potřeby včetně telekomunikace, počítačů, tiskáren (někdy i jejich

údržby) drobných objednávek atd.

pro velké hotely může centrální objednávka značně ušetřit náklady na telefon, mobily a kancelářské potřeby

PROBLEMY-VÝZVY

není úplně jednoduché vždy odhadnout optimální množství zboží

dodavatelé se mohou opozdit nebo nedodržet slibenou kvalitu, cenu nebo datum dodání

v dnešní době velký tlak na udržení nebo snížení nákladů aniž by se změnila kvalita

služeb

externí faktory - trh (disponibilita zboží), klimatické podmínky

etika práce

dodavatelé lákají osobními benefity, dárky, slevami nebo i provizí

vedoucí středisek mohou mít preferované dodavatelé nebo brát provizi a dárky

etika ve vyjednávání podmínek - ceny, platby dodržení slibu

hodnocení práce

většinou se soustředí na úrovni nákladů

avšak je nutné nezapomínát na kvalitu zboží - speciální v oblasti gastronomie pro každodenní provoz

na konci roku také hodnocení dodavatelů a vzájemné spolupráce - tzv. kick-back - celková sleva z obratu nebo zboží zdarma

zbožiznalství

nauka o zboží - produktech lidské činnosti, které uspokojují užitnou hodnotu

spotřebitelé je regulované státní a regionální

legislativou - EU legislativa jak co se týká

potravin, tak i ochrany spotřebitelé a proti monopolu, tj. garance volného

konkurenčního trhu dále pak regulace řídící kvalitu - systém ISO

POTRAVINY

jsou to poživatiny, tj. vše co slouží jako přímá potrava lidí za účelem výživy:

potraviny nápoje pochutin

řízené zákonem o potravinách, č. 110/1997 Sb.

potraviny

povinnost pro podnikatelé při výrobě a uvádění potravin do oběhu:

dodržovat zdravotní nezávadnost

oddělit vyrobní prostory od ostatních

použivát k výrobě a zpracování jen pitnou vodu

školení zaměstnanců ohledně hygienických podmínek

dodržet podmínek výkonu dezinfekce, dezinsekce a deratizace

oznámit zahájení nebo ukončení činnosti

UVEDENÍ POTRAVIN DO OBEHU

označení potravin: název výrobku

jméno a sídlo výrobce či dovozce množství datum použitelnosti datum minimální trvanlivosti

způsob skladování způsob použití

složení potraviny nutriční hodnota

BIOPOTRAVINY

DLE ZÁKONA O EKOLOGICKÉM ZEMĚDĚLSTVÍ UDĚLUJE REGISTRACI A CERTIFIKÁT MINISTERSTVO ZEMĚDĚLSTVÍ

JSOU VYROBENÉ ZPUSOBEM OHLEDUPLNĚJŠÍHO A ZODPOVĚDNĚJŠÍHO PŘÍSTUPU K OCHRANĚ ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ

CERTIFIKOVANÉ POTRAVINY OZNAČENÉ ZNAKEM BIO

kontrola

státní zemědělská a potravinářská inspekce orgány veterinární správy

orgány veřejného zdraví ustřední kontrolní a zkušební ústav

zemědělský hygienická inspekce systém HACCP

ostatní zboží

platí řízení kvality v systému ISO trh EU je bez cla - volný průběh, ale někdy jsou

výrobky dražší než v USA nebo v asii

ale někdy je levnější koupit mimo EU - v tom případě je nezbytné vědět přesně celní proces,

dobu trvání a hodnotu, také přijezdovou cestu (letadlem, vlakem nebo lodi)

rětězce využivájí centrální sklady v regionech domluvene s velkoobchody nebo i výrobcem, aby

ušetřili na clu a dopravě a také dodrželi stejný design/vzhled hotelů

PROBLEMY-VYZVY NAKUPU

není jednoduché odhadnout optimální množství zboží

pomáhá k tomu velice IT, pohled na kalkulace s ohledem na vyuzití

JAK NA OPTIMALNI MNOŽSTVI?

spoléhat na zkušenost, pocit a instinkt?

nebo pečlive výpočítat? podle obratu/tržby procento z nakladu

metoda par inventáře podle levinsona kombinace metod

kalkulace dle obratu

je to určité procento z celkového ročního nebo měsíčního obratu/tržby, použivané v případě potravin a to pro stravovací zařízení

může to být třeba pravidlo, že by dané stravovací zařízení mělo mít vždy na skladě

potraviny v hodnotě 2 až 10% obratu, kalkulace se bude vyvíjet z sezóny a zkušeností z minulosti

táto kalkulace použivána ve velkých fastfood řetězcích, mají k dispozici statistiky

kalkulace z nákladu

je to určité procento z celkové roční nebo měsíční hodnoty nákladů, zase použivané v případě potravin a to pro stravovací zařízení

může to být třeba pravidlo, že by dané stravovací zařízení mělo mít vždy na skladě potraviny v hodnotě 20 až 30% z celkových

předpokládáných nákladů, kalkulace se bude vyvíjet z sezóny a zkušeností z minulosti

metoda dle par

par je takové množství zboží na skladě, které bude stačit na hladký provoz podle kapacity skladu a mezi dvěma dodávkami

dodávky zboží se dají upravit, ale toto pravidlo vzniklo podle pravidelnosti dodání zboží, tj. podle dodavatelé

docela dlouho používaná metoda, jednoduchá na kalkulace když se stanoví par, dodnes v úklidu a u trvanlivého zboží

prakticky to znamená vypočítat par, který by měl

být vždy na skladě a pak podle spotřeby průběžně do-objednáva

metoda dle levinsona

levinson je pán, který to zavedl do učebnic, určitě metoda kalkulace už existovala

na základě jídelního lístku se spočítá předpokládáný prodej jídel (k tomu slouží i

výpočet nejpopulárnějšího jídla), spočítá se množství použitelných ingridiencí a ty se podle toho na minimální období trvanlivostí potraviny

objednává. takto se zaručí i vždy maximální čerstvost potravin, vyžaduje to intenzivní

spolupráci s dodavatelem a pravidelné časté dodávky

používána u čerstvých potravin

METODA DLE LEVINSONA

Příklad kalkulace: steaky pro 500 osob

abychom připravili 300 g steak, potřebujeme o 20% větši porci = 360 g masa

objednávka = 500 x 360 g / 1000 = 180 kg čestvého masa

kombinace

jak jsme viděli jedná metoda je lepší pro

trvanlivé zboží a druhá zase pro čerstvé potraviny, znamená to, že v hotelu se pak používá kombinace metod

záleží také na velikosti a vybaveností skladů, požadované čerstvosti potravin a časových

možností objednávek v případě mimořadných akci, banketů a skupin by se

určitě použivála přesná kalkulace podle levinsona

další důležitý bod je načasování - zdá si můžete dovolit, aby vám zboží na skladě došlo a kolikkrát

kombinace

další metoda u velikých společnosti je s výpočtem

logistických nákladů - za skladování, objednávku a dopravu jelikož se jedná už o obrovská množství

v tom případě je důležité stanovit optimální množství/velikost na jednu dodávku podle

nákladu za skladování a vlastně finančních prostředků, které si můžeme dovolit držet v zboží

pozitivní je, že s velkými objednávky jsou výraznější slevy

moment do-objednávky

co nejpřesnější do-objednání zboží je další důležitý moment s ohledem na spotřebu zboží a

jeho skladování

v dnešní době hotely směrují co nejvíce k objednání - “just in time inventory mgmt” - to

znamená, výpočet zboží tak, aby vydrželo přesně

do další dodávky. znamená to přesnou předpověd’

spotřeby na základě minlosti a vývoje provozu a

časování s ohledem na čas výroby, balení a dopravy zboží k hotelu.

skladování zboží navíc jako i situace kdy dojde se počítají jak extra náklad

Potíže s přesnosti spotřeba zboží je variabilní - podle obsazenosti a

poptávky po stravování je velice těžké odhadnout skutečný náklad za

případ kdy zboží dojde - stockout, čas dodávky a dopravy zboží může být také

variabilní, nebo výrobce může změnit i velikost balení

někdy se může stát, že výrobce vyřadí určitý produkt a musí se hledát substituce

nebo může nabídnou speciální jednorázové akce

DALŠÍ VÝZVA NÁKUPU

jak spočítat a zaplatit tu optimální cenu?

co je optimální cena?

a výbíráme zboží

jen na základě ceny?

cena vs. množství

na to, abychom mohli spočítat optimální cenu, musíme znovu vzít v úvahu použitelné množství - edible portion

EP náklad = cena / použitelné procento zboží z daného množství

příklad - 2 € je cena za kg čerstvého masa pak je vlastně pro nás 2.40 € pokud počítáme, že vlastně z kg použijeme 80 % váhy, takže naše skutečná nákladová cena, která by se měla

započítat to konečné prodejní ceny s ohledem na použité množství

Cena vs hodnota proces

nabídnuta cena

nabídnuta cena vs. použitelné množství

Použitelné množství vs. hodnota zboží

celková hodnota zboží

akceptovalná hodnota

neakceptovatelná hodnota

jak snížit cenu?

výpočet zdá se vyplatí nakupovat porcované zboží nebo ho můžeme porcovat nebo

připravit sami?(většinou v případě porcovaní masa nebo přípravy pečiva a dortů)

často se rozhlížet po cenách na trhu snížít kvalitu služeb síla jednání - spolu s dalšími subjekty

jak snížit cenu?

pokud nic z toho nejde: danou cenu dodavatelé musíme zaplatít a pak

navýšit své ceny - aby v důsledku cenu zaplatil zákazník

snížit použití daní služby nebo zboží snížením velikostí porce nebo nabízeného množství

úplně přestát používát dané zboží, změnit jídelní lístek nebo vlastní nabídku

použít substituci stejné nebo podobné kvality

nepřímo snížení ceny

hotovostní slevy

větší ekonomické balení

nezvyklé dodací časy mimo největší ruch

společný nákup s konkurenci nebo partnery

akční slevy barter

zavádějící akce/nabídky znovu ohodnotit/ověřit použitelné množství

občasní nabídky(podle velikého množství, výprodej dle exp. date, konkurence, nový

produkt nebo způsob výroby)

optimální způsob platby

pokud by projednání způsobu platby mohlo pak snížit celkovou cenu nebo náklad za dané zboží, pak se vyplatí být v jednání flexibilní

nejčastěji použivaný způsob platby je na fakturu/ bank transfer

platba hotovosti jen v případě, že dodavatel nabídne určitou slevu

platba by neměla být příliš brzy - hotely také na své peníze dlouho čekají, nebo příliš pozdě

(přecejen chcete udržet dlouhodobou spolupráci s dodavateli)

proces objednávky

v některých hotelý proces objednávky požaduje nejdříve interní schvalovací proces, a vyplnění speciálních formulářů, speciálně pro produkty, které se pravidelně neobjednávají

nebo může existovat pravidlo nákupu a úrovně pravomoci samo-schvalování:

nákup zboží do určité hodnoty bez formálního schválování - většinou do 200 €

nákup zboží do určité hodnoty na objednávku, kteréou vedoucí oddělení může objednát bez druhé úrovně

schvalování- do 2000 €

nákup zboží do určité hodnoty, které vyžaduje schválení od strany finančního řed. nebo generálního ředitelé

proces objednávky

kdýž je objednávka schválena - v případě vyšších hodnot musí mít ke schvální už mít

cenovou nabídku - pokud to není případ tak se žádá o cenovou nabídku jak vysvětleno ve

formálním procesu nákupu. na větší nákupy se vyžaduji min. 3 cenové nabídky.

až je pak objednávka ohodnocená a potvrzená, závazná objednávka se pošle dodavateli, v

dnešní době většinou emalem nebo online, v obou případech je nutné schovát si kopii pro

sebe

order confirmation from the vendor should include price, quantity, packaging, delivery

objednávka

potvrzení objednávky od strany dodavatelé musí zahrnovát následující informace:

potvrzenou a domluvenou cenu, přesné množství, přesné balení, datum a čas dodání,

pokud jsou extra náklady na clo nebo dopravu

storno podmínky reklamační podmínky

DALŠÍ VÝZVA NAKUPU

Říká se, že teprve převzetí zboží je

potvrzení nákupu převzetí zboží musí

mít svůj proces a kontrolu, aby tomu

tak skutečně i bylo

cíle nákupu

PŘEVZETÍM ZBOŽÍ UZÁVÍRÁME KRUH NÁKUPU A TAK SE DOSTÁVÁME K PLNÉ DEFINICI A CÍLI:

NAKOUPÍT TO SPRÁVNÉ ZBOŽÍ, SPRÁVNÉ KVALITY ZA SPRÁVNOU CENU