2.Общая композиция деловых писем.

Композиция делового письма - это способ расположения информации в определенной последовательности. Наиболее рациональной является двухчастная композиция. В первой части излагается информация о фактах и событиях, послу­живших основанием для составления письма (ссылка, мотива­ция, история вопроса и т. п.); во второй содержатся выводы, просьбы, рекомендации, предложения, распоряжения.

Для активизации восприятия информации, содержащейся в письме, традиционный порядок следования частей можно из­менить и начать письмо с изложения существа вопроса, поме­щая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по не­сложным вопросам могут состоять только из одной основной части, без пояснений.

Композиция письма во многом зависит от характера и объе­ма излагаемых сведений. Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос. Это позволяет упро­стить технические операции по его обработке в учреждении-получателе (регистрацию, контроль, формирование в дело), ус­корить исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов с него снимают копии или устанавливают очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адре­сатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует со­ставить отдельный документ. Несколько вопросов в одном письме излагаются только в случае их взаимосвязанности.

Текст многоаспектного письма делится на разделы, под­разделы, пункты и подпункты. Многоаспектные письма пред­ставляют собой сумму нескольких аспектов, синтаксически оформленных в виде абзацев. Изложение каждого аспекта со­держания следует начинать с нового абзаца. Объем абзаца мо­жет колебаться от одного предложения до страницы и более. Средняя длина абзаца - 4-6 предложений. При выделении абзацев следует принимать во внимание, что каждый из них должен быть внутренне законченным смысловым целым и раскрывать новый поворот темы письма. Структура таких писем может выглядеть следующим образом: 1. Просим со­общить... 2. Просим направить... 3. Надеемся...

Аспекты делового письма предопределяют и компози­цию письма, и выбор языковых форм, стандартных выраже­ний. Так, письмо-просьба может состоять из следующих частей: мотивация, изложение просьбы, ожидаемый резуль­тат,: готовность к дальнейшему сотрудничеству. Ключевым словом такого письма является просим (прошу). Композиция сопроводительного письма: сообщение о высылаемом мате­риале (документах, материальных ценностях и т. п.), уточ­няющие сведения. Ключевые слова: направляем, отправля­ем, высылаем.

В ответных письмах композиция, как правило, подчиня­ется общим требованиям. Однако в письмах, содержащих отказ в какой-либо просьбе или отклонение предложения, композиция строится по иной схеме: повторение просьбы; причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложение не может быть выполнено; констатация от­каза или отклонение предложения.

1. Обращение(внимание-«Уважаемый Петр Петрович!»)

2. Вступление(интерес-«Мы предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь»)

3. Основная часть(просьба-«Нам требуется помощь людей, готовых вложить… в благородное дело»)

4. Заключение(действие-«Мы призываем Вас присоединиться к 1000 добрых людей.»)