2. Види комунікації.

У практиці управління соціально-економічною системою використовуються такі основні види комунікацій: між організацією і середовищем; міжрівневі комунікації в організації; між різними відділами (підрозділами); між керівником і робочою групою.

Комунікації між організацією і середовищем. Орга­нізації користуються різноманітними засобами для ко­мунікацій із зовнішнім оточенням. З наявними і потен­ціальними споживачами своєї продукції (послуг) вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з гро­мадськістю найпильніша увага приділяється створенню певного образу, «іміджу» організації на місцевому, за­гальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організа­ціям доводиться підпорядковуватися державному регу­люванню і вести відповідну звітність. У своїх звітах організації наводять інформацію про своє фінансове ста­новище та виробничу діяльність тощо. Підтримується зв'язок з органами влади і державного управління, з профспілковими комітетами й об'єднаннями. Це все приклади різноманітних способів реагування на події І фактори зовнішнього оточення.

Отже, обговорення, збори, засідання, телефонні пе­реговори, службові записки, звіти, що використовуються всередині організації, як правило, є реакцією на можли­вості І проблеми, які створюються зовнішніми чинни­ками.

Міжрівневі комунікації в організації. Інформація переміщується всередині організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Вона може передаватися, наприклад, з вищих рівнів на нижчі. Таким шля­хом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдан­ня, рекомендовані процедури та Ін.

Поряд з обміном інформацією, який відбувається від вищих рівнів управління до низових, організація потре­бує комунікації за висхідною, тобто від низових рівнів до вищих. Передавання інформації з низових рівнів до вищих може помітно впливати на продуктивність.

Комунікація за висхідною також виконує функцію повідомлення вершин про те, що робиться на низових рівнях. Таким шляхом керівництво довідується про по­точні або назріваючі проблеми і пропонує можливі ва­ріанти поліпшення справ.

Комунікація між різними відділами (підрозділами). Поряд з обміном інформацією по висхідній організації потребують горизонтальних комунікацій. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформа­цією між ними потрібен для координації завдань і дій. Оскільки . організація — це система взаємопов'язаних елементів, керівництво повинно добиватись того, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно.

Хоч комунікація між членами організації характе­ризується тими самими закономірностями, що й бесіда між двома чи трьома людьми, однак тут діють деякі рамкові умови (параметри),"які мають вирішальне зна­чення в поведінці людини при комунікації. Наприклад, співробітники, які можуть порозумітися між собою «на особистому ґрунті, мають ускладнення у фірмі, оскільки відділи «офіційно ворогують» один з одним. Крім того, е моделі організації, які «сприяють комунікації» і які «заважають комунікації». З цієї причини були розроб­лені концепції проектування менеджменту, які дають змогу сприяти комунікації на горизонтальному рівні іє­рархії, тому Що сувора вертикальна ієрархія часто за­важає комунікації.

Комунікації між керівником і підлеглими. Можливо, найбільш очевидним компонентом комунікацій у процесі управління організацією є стосунки між керівником І підлеглим. Хоч вони служать прикладом обміну інфор­мацією по вертикалі, цей тип комунікацій є особливим, оскільки він становить основу комунікативної діяльнос­ті керівника.

Обмін інформацією між керівником і підлеглим по­в'язаний з уточненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; обговоренням проблем ефективності роботи; досягненням визнання і винагороди; удосконаленням і розвитком здібностей підлеглих; збиранням інформації про реальну або прогнозовану проблему; повідомлен­ням підлеглого про наступні зміни, а також з одер­жанням відомостей про ідеї, удосконалення і пропози­ції.

Комунікація між керівником і робочою групою. Крім обміну інформацією між керівником і підлеглими має місце ще й обмін між керівником і робочою групою. Ко­мунікації з робочою групою в цілому дають змогу керів­никові підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожен має мож­ливість подумати про нові завдання і пріоритетні зміни, можливі їх наслідки для цього та Інших відділів, про проблеми та досягнення, пропозиції раціоналізаторсько­го характеру.

Крім того, інколи робоча група збирається без керів­ника для обговорення проблем, удосконалення чи змін, що прогнозуються.

Канали чуток - неформальні канали. Близь­ко 80-99 % слухів точні у відношенні інформації про саму компанію. Рівень точності знижується, коли мова йде про особисту чи сильно емоційно забарвлену інформацію. Од­нак "усе свідчить на користь впливовості слухів, незалежно від їхнього позитивного чи негативного впливу".

Типова інформація, що передається по каналах поширення чуток:

• Майбутні скорочення виробничих робітників.

• Нові заходи для покарань за запізнення.

• Зміни в структурі організації.

• Майбутні переміщення і підвищення.

• Докладний виклад суперечки двох керівників на останній нараді.

• Хто кому призначає побачення після роботи.