Ввод данных

Для того, чтобы вести в ячейку число или текст:

• выделите ячейку, в которую необходимо ввести данные;

• наберите число или текст;

• нажмите клавишу {Enter}.

Следует иметь в виду, что в процессе набора в ячейке возникает мигающий текстовый курсор. Для того, чтобы выйти из текстового режима (в котором недоступны многие операции), необходимо зафиксировать данные одним из способов:

• нажать клавишу {Enter};

• щёлкнуть мышью другую ячейку;

• воспользоваться стрелками управления курсором;

• выбрать кнопку  строки формул.

Если размер текста превышает размер ячейки, то:

• текст занимает соседнюю ячейку (справа или слева, в зависимости от выравнивания текста), если она пустая;

• на экране отображается только часть текста, помещающаяся в ячейке, если соседняя ячейка заполнена.

Для того, чтобы ввести формулу, нужно:

• выделить ячейку, в которую необходимо ввести формулу;

• набрать формулу, начав набор со знака равенства (=);

• нажать клавишу {Enter}.

В отличие от ввода текста и чисел, фиксировать формулу можно только двумя способами (вместо четырёх):

• нажать клавишу {Enter};

• выбрать кнопку  строки формул.

Это объясняется тем, что в процессе ввода формулы вместо набора адреса ячейки можно выполнить щелчок по этой ячейке и адрес автоматически пропишется в формулу. Так же действует и использование стрелок управления курсором.

Задание 1.1

1. Выделите ячейку А1 и введите любое число.

2. Нажмите {Enter} или стрелку вниз (оказались в ячейке А2).

3. Введите следующее число и повторите пункт 2. Таким образом введите пять чисел.

4. В ячейку А6 введите формулу для суммирования введённых чисел: = А1+А2+АЗ+А4+А5 и нажмите {Enter}. В ячейке А6 находится число, но если встать на эту ячейку, то в строке формул будет находиться сама формула.

Суммирование лучше выполнять по-другому, с привлечением стандартных функций Excel.

5. В ячейки B1:B5 скопируйте числа с ячеек А1:А5.

6. Выделите ячейки B1:B5 (это будет область суммирования). Нажмите кнопку суммирования (сигма) на панели инструментов .

Если перейти на любую из ячеек с В1 по В5 и ввести другое число, то сумма в ячейке В6 тут же изменится (после того, как закончен набор числа, необходимо нажать {Enter}, любую стрелку или щёлкнуть мышью по любой другой ячейке).

Если программа не в состоянии разобраться с формулой (например, вы пытаетесь разделить число на текст), появляется сообщение типа: «#ЗНАЧ!».

Задание 1.2

1. Создайте таблицу по образцу (рис. 1.3.).

2. В ячейку СЗ введите обмениваемую сумму.

3. В ячейку С4 введите формулу «=С2*СЗ» для вычисления суммы в рублях следующим образом:

Рисунок 1.3 – Таблица расчета курса в рублях

• выделите ячейку С4 (ячейку, в которой будет размещён результат

вычислений по формуле);

• введите с клавиатуры знак равенства «=»;

• щёлкните по ячейке С2 (первый множитель), в формуле появится ссылка на эту ячейку (её адрес);

• введите с клавиатуры знак умножения «*»;

• щёлкните по ячейке СЗ (второй множитель), в формуле появится ссылка на эту ячейку (её адрес). В этот момент

• в ячейке С4 набрана вся формула «=С2*СЗ»;

• зафиксируйте формулу нажатием клавиши {Enter}. В ячейке С4 вместо введённой формулы появится число.

Измените число сдаваемых долларов, для этого:

• выделите ячейку С3;

• введите новое число;

• зафиксируйте данные нажатием клавиши {Enter}. Проверьте, что сумма в рублях изменилась автоматически.

Для того, чтобы полностью заменить данные ячейки, нужно выделить эту ячейку, набрать новые данные и зафиксировать их.

Для того, чтобы закончить оформление таблицы, осталось применить обрамление ячеек. Выделив блок ячеек В2:С4, выберите в меню Формат команду Ячейки и вкладку Граница. Установите рамки «Внешние» и «Внутренние». Сравните результат.

Для того, чтобы очистить содержимое ячейки, воспользуйтесь клавишей {Delete}.

Чтобы полностью удалить содержимое ячейки (блока ячеек), достаточно выделить ячейку (блок ячеек) и нажать клавишу {Delete}.

Для удаления данных из таблицы с сохранением пустого места необходимо воспользоваться командами Правка, Очистить.

Форматирование символов в Excel

Для форматирования символов в Excel используются те же приёмы, что и в работе с редактором Word. Можно выбирать шрифт и размер шрифта, оформлять символы полужирным стилем начертания и курсивом, применять подчёркивание, изменять цвет символов. Применять форматирование можно как к отдельным символам, так и к целой ячейке или диапазону ячеек. Всё зависит от того, какую область выделили перед форматированием. Для форматирования символов используют вкладку Шрифт меню Формат, Ячейки.

Форматирование ячеек

З накомые вам кнопки выравнивания абзацев используются и в Excel, только выравнивание происходит относительно ячейки. Набор команд меню Формат, Ячейки позволяет осуществлять (рис. 1.4):

• выравнивание — способ выравнивания данного в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);

Рисунок 1.4. – Формат ячеек

• отображение — определяет, можно ли переносить в ячейке текст, по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задает автоподбор ширины ячейки.

• Вкладка Шрифт изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках;

• вкладка Граница создает рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;

• вкладка Вид позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);

• вкладка Защита управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книги с помощью команды Сервис, Защитить лист.

Задание 1.3

1. В ячейке А1 напишите «Фамилия» (полужирный шрифт).

2. В ячейку А2 поместите фамилию «Иванов», в ячейку В2  «Петров», в С2  «Сидоров».

3. Выделите блок ячеек А1 – С1, начиная с ячейки А1.

4. В диалоговом окне Формат, Ячейки выберите вкладку Выравнивание.

5. В раскрывающемся списке Выравнивание по горизонтали выберите По центру и установите Объединение ячеек (щёлкните мышью по соответствующему квадратику).

6. Выделите ячейку А2.

7. В диалоговом окне Формат, Ячейки выберите вкладку Выравнивание.

8. Установите Ориентацию (-90) градусов.

9. По аналогии отформатируйте текст в ячейках B2 и C2 согласно рисунку.

10. Выделите всю таблицу.

11. В диалоговом окне Формат, Ячейки выберите вкладку Граница.

12. Установите тип линии и щёлкните по клавишам Внешние и Внутренние.

Формат числа

В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различный формат числа. В каких-то ситуациях мы имеем дело с процентами. Оперируя крупными денежными единицами, удобно разделить числа на разряды (1 000 000), а возможно и установить наименование (р.) или определить число десятичных знаков (2,00). По умолчанию Excel использует для чисел Общий формат.

Общий числовой формат является числовым форматом по умолчанию для всех ячеек нового листа. В этом формате Microsoft Excel для вывода чисел использует целочисленный формат (1964), десятичный дробный (19,64) и экспоненциальный (1,64Е+03, т.е. 1,64*10³), если числа длиннее ширины ячейки. Числа в общем формате выровнены по правому краю.

Таблица 1.1  Выбор формата числа

Категория	Результат отображения числа	Пример
Общий	Без использования специальных средств. Применяется для отображения как текстовых, так и числовых данных. Текст выравнивается по левому краю, число  по правому	1245,56 1,23Е+11
Числовой	С разделителями групп разрядов, с выровненными разрядами и специальным выделением для отрицательных чисел	45789 -46789
Денежный	С выровненными разрядами, символами валют и специальным выделением для отрицательных чисел	34 45,45 р. 34 458,4 р.
Финансовый	С выровненными разрядами (по десятичному разделителю) и символами валют	34 56,8р. 67,9$
Дата	Как дата, время суток или время суток и даты одновременно	16.04.07 16 апр 06
Время	Как время суток	22:45
Процентный	В процентах от 1	45,6%
Дробный	С дробями	¾
Экспоненциальный	В научной нотации Е+	1,33Е+11
Текстовый	Как текст или обрабатывать как текст. Данные выглядят точно так же, как вводятся	987654 65,234
Дополнительный	Как почтовый индекс, телефонный или табельный номер. Удобен для работы с базами данных	113425

Для выполнения любой из перечисленных выше операций необходимо в меню Формат выбрать команду Ячейки и вкладку Число.

Задание 1.4

1. Поместите в ячейку А1 число (-46738), в ячейки А2 и A3 число 765,676, в А4 - 15.06 (через точку), в А5 -0,3, в А6 - 0,5, в А7 - 4682920.

2. Установите в ячейке А1 Числовой формат так, чтобы отрицательные числа окрашивались красным цветом, знак минуса не ставился.

3. В ячейке А2 установите формат Денежный, валюта  $, количество знаков после запятой  0.

4. В A3 то же самое, что и в А2, только валюта  рубли.

5. В А4  формат Дата, месяц пишется прописью (15 июн).

6. В А5  Процентный формат.

7. В А6  Дробный.

8. В А7  Дополнительный, как номер телефона.

Маркер заполнения

В Excel существует интересная функция автозаполнения, которая позволяет вводить различные типовые последовательности (арифметическую и геометрическую прогрессии, даты, дни недели, месяца, года и т.д.).

Excel позволяет вводить также некоторые не типовые последовательности, если удается выделить какую-либо закономерность.

Задание 1.5.

1. В ячейку G10 занесите год – 1990.

2. В ячейку H10 занесите год – 1991.

3. Выделите блок G10:H10.

4. Укажите на маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки H10 (экранный курсор превращается в маркер заполнения (черный крестик ).

5. Нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская ее, двигайте мышь вправо, пока рамка не охватит ячейки G10:M10. В результате ячейки заполнятся годами с 1990 по 1996.

6. Введите в ячейки G11:M11 дни недели, начиная с понедельника.

7. Ведите в ячейки G12:M12 месяцы, начиная с января.

8. Введите в ячейки G13:M13 даты, начиная с 12 декабря.

Завершение работы в Excel

Для действий с рабочей книгой в целом используются команды из меню Файл.

• Сохранить – сохраняет рабочую книгу на диске для последующего использования.

• Сохранить как…  аналогична Сохранению, но при этом позволяет поменять имя файла или записать его на другой диск.

• Закрыть – убирает документ с экрана.

• Создать – создает новую рабочую книгу (пустую или на основе указанного шаблона).

• Открыть – возвращает рабочую книгу с диска на экран.

Действия Создать, Открыть, Сохранить закреплены за тремя первыми кнопками панелей инструментов Стандартная.

Для выхода из Excel можно воспользоваться одним из четырех способов:

• Меню/Файл/Выход.

• Системное меню – Команда Закрыть.

• Клавиатура - <Alt>+<F4>.

• Щелчок по кнопке  в строке заголовка.

Если рабочая книга не была сохранена, то появится рамка с предупреждающим сообщениями, вам будет предложено сохранить ее или выйти без сохранения.

В результате выполнения работы №1 вы должны познакомиться с основными понятиями электронных таблиц и приобрести первые навыки работы с Excel.

Проверьте:

Знаете ли вы, что такое:	Умеете ли вы:
элементы окна Excel; строка; столбец; ячейка; лист; книга; контекстно-зависимое меню; панели инструментов.	работать с меню; вводить текст, числа, формулы; редактировать данные; изменять размер строк и столбцов; перемещать; копировать; заполнять и удалять; сохранять таблицу; закрывать, открывать; производить настройку окна Excel.

Если нет, то еще раз внимательно перечитайте соответствующие разделы работы.