Глава 15

Подготовка к проведению деловой беседы

239

Перед тем как позвонить, рекомендуется мыслен­но представить человека, с которым предстоит раз­говор, подумать о чем-то приятном.

Поздороваться лучше с улыбкой, как и при личной встрече. Улыбка хорошо слышна в голосе и сразу же располагает к разговору. Назвать себя (и свою орга­низацию) следует сразу же, не дожидаясь расспросов. Имя и фамилия, название организации должны зву­чать четко, так, чтобы их можно было без труда рас­слышать и запомнить. Говорите с достоинством, сим­патией к себе. Оказывается, это сделать совсем не просто! Нередко представляются скороговоркой, а соб­ственное имя произносят так бесцветно и равнодуш­но, как будто называют неодушевленный предмет.

Затем спокойно, без напряжения объясните цель звонка. Не следует мучить собеседника предположе­ниями, начиная издалека. Коммерческие агенты ча­сто именно так и поступают, боясь, что им откажут. Да, эти опасения не беспочвенны: директор фирмы часто не в состоянии встретиться со всеми желаю­щими. Вот и используют все способы, чтобы заинт­риговать, заинтересовать собой и добиться прихода в офис. А что потом? Результат зависит от обаяния и настойчивости посетителя. Если преобладает первое, могут последовать различные предложения, в том числе и неделовые... Если партнер мало заинтересо­ван поступившими предложениями, а посетитель действует искусно и настойчиво, возможно, контракт будет подписан, но, скорее всего, на короткий срок. Постоянным заказчиком партнер, принявший реше­ние под напором, вряд ли станет. Так стоит ли тра­тить свое и чужое время? Практика показывает, что лучше использовать его, чтобы выяснить, кому дей­ствительно нужен ваш товар или услуга, чем дальше брать измором каждого, кто по вашему мнению дол­жен заинтересоваться вашим предложением.

Существует и другая тактика: «разведывательные» звонки с целью выявления возможных клиентов, ра­ботодателей или заказчиков. Но чтобы она дала ре­зультат, таких звонков должно быть чрезвычайно много. А это очень непросто, ведь с каждым партне­ром нужно быть предельно вежливым, разговаривать спокойно и с достоинством, при объяснении цели звонка использовать так называемый «Вы — подход» (см. главу 16), говорить живым языком, найти фра­зы, способные заинтересовать.

Можно попробовать и ту, и другую тактику, чтобы найти партнера, который будет заинтересован во встрече.

Вероятно, в процессе разговора придется назы­вать кое-какие цифры, ссылаться на документы. Все это следует приготовить и иметь перед глазами. Ин­формация должна быть предельно краткой. Сказать нужно ровно столько, чтобы партнер понял — да, ему это нужно, и захотел выяснить все детали при встрече.

Предоставьте собеседнику назначить удобное для него время. Нельзя сказать: «Так я к вам зайду тогда-то», это будет нарушением этикета, ведь статус того, кто просит о встрече, ниже, чем у его собеседника, и диктовать условия он не вправе.

Очень важно поблагодарить за разговор. Причем надо найти в себе силы сделать это даже в том слу­чае, если договоренность не достигнута. Извиниться за отнятое время. Прощание должно быть таким же теплым, как и приветствие. Нередко все впечатле­ние от звонка или встречи портит неожиданно быст­рое и равнодушное «до свидания», когда все вопросы решены. Тогда становится ясно, что собеседник был расположен к вам только в интересах дела.

Последнее слово по телефону должно прозвучать так, чтобы захотелось увидеть того, с кем было при­ятно разговаривать.

240