2.2 Документальне оформлення розрахунків з постачальниками і підрядниками

Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги – сума заборгованості постачальникам і підрядникам за матеріальні цінності, виконані роботи та надані послуги[2].

Надходження матеріальних цінностей від постачальників, виконання робіт і послуг підрядниками проводяться на підставі укладених договорів між підприємством і постачальниками (Додаток К) та підрядниками (Додаток Л). Ваги ТМЦ, що надходять на підприємство від постачальників повинні супроводжуватися накладними (Додаток М) чи товарно-транспортними накладними і рахунок-фактурами (Додаток Н), при чому рахунок-фактуру постачальник може прислати відразу або протягом 10 днів[21].

Заповнення рахунка-фактури здійснює постачальник виходячи з наявної інформації про проведення операції. Цей документ належить до виконавчих, виправдувальних бухгалтерських документів. Його форма не затверджена. У графі "Постачальник" наводиться скорочена назва підприємства-постачальника відповідно до його засновницьких документів, наводиться ідентифікаційний код, далі вказується його юридична адреса, реквізити рахунка в обслуговуючій установі банку, на який будуть надходити кошти платника (найчастіше це поточний рахунок).

У графі "Вантажовідправник" вказуються відомості про організацію, яка буде здавати вантаж до перевезення перевізнику. Цю функцію може здійснювати третя організація за довіреністю постачальника, що здала вантаж перевізнику для перевезення вантажоодержувачу. Якщо відправку вантажу здійснює сам постачальник, у відомостях про вантажовідправника зазначається "Він же".

У графі "Розпорядження про оплату або відмова від акцепту" керівником або особою, уповноваженим підписувати розрахунково-платіжні документи платника, на примірнику платника при прийнятті рішення: сплатити або відмовити за обгрунтованими мотивами, робиться розпорядний запис про згоду (акцепт) або незгоду (відмову від акцепту) на оплату цього рахунка.

У графах про платника зазначаються основні відомості про нього: скорочене найменування платника, зазначене в його засновницьких документах, наводиться ідентифікаційний код, далі вказується його юридична адреса, реквізити поточного рахунка в обслуговуючій установі банку.

У графі "Вантажоодержувач" наводяться відомості про організацію, якою буде видано вантаж у пункті отримання (станції призначення). Цією стороною відносин може бути як сам відправник, так і одержувач, а також інша організація, визначена сторонами. У разі відправлення товару залізничним, повітряним, водним транспортом вказується відповідно станція, аеропорт, пристань призначення. Крім того, тут наводяться відомості про фізичні параметри вантажу - число місць, вага.

Далі в рахунку-фактурі подаються відомості про договір (договір-замовлення, замовлення) на відвантаження, відпуск (вказується його номер і дата укладення), далі дата відвантаження і спосіб відправлення (повітряним, залізничним тощо транспортом, номер квитанції або накладної перевізних документів на відвантажені товари). Якщо покупець отримує товар зі складу постачальника і самостійно доставляє його до місця призначення, в цій графі зазначається "Вивезення транспортом покупця".

Графа "Доповнення" містить, як правило, умови оплати цього рахунка платником, передбачені договором або за усною домовленістю. Наприклад, "Рахунок підлягає оплаті протягом 5 днів (або 5 банківських днів) з дати його виписки" або "Сплатити до (дата)". Тут же можливе зазначення номера і дати довіреності, а також прізвища й ініціалів довіреної особи покупця, що отримав товар, якщо товар був відпущений до виписки рахунка-фактури.

Далі в рахунку-фактурі наводиться інформація про продукцію, товари, роботи або послуги, які відвантажуються, відпускаються і які необхідно оплатити. За кожною одиницею або обліковою однорідною групою зазначаються обов'язкові показники (див. заповнений бланк рахунка). Підсумкова величина в графі "Сума рахунка" дає можливість визначити вартісний показник одиниці (партії) продукції, що відвантажується платнику грошей за цим рахунком-фактурою. Для постачальника - платника ПДВ робиться розрахунок суми податку за встановленою ставкою і в результаті визначається загальна сума, що підлягає сплаті за цим рахунком.Посадовими особами, що підписують рахунок-фактуру, формою бланка визначені керівник підприємства і головний бухгалтер. Однак у зв'язку з відсутністю в Законі "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" конкретних посадових осіб, які повинні підписувати первинні бухгалтерські документи, підприємство має право самостійно встановлювати перелік таких осіб для конкретних документів.

ТМЦ, що надійшли на підприємство комірник приймає по кількості і якості. Після приймання ТМЦ на склад, комірник складає прихідний ордер (Додаток П) із присвоєнням номенклатурного номера, облік сировини ведуть у розрізі найменувань. Сировину, що надійшла на підприємство, оприбутковують за фактичними цінами. Усі накладні на прихід сировини щодня здаються на перевірку в бухгалтерію[28].