24.Общие сведения об отчетах. Создание отчета.

Отчет- является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом (например, группировка записей по категориям, расчет итоговых значений).

Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи элементов управления.

Создание отчета

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты.

Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Настройка отчета

• Источник записей. 

• Сортировка и группировка данных.  Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.

• Окно отчета. 

• Разделы. 

• Элементы управления.

25.Страница доступа к данным.

Страница доступа к данным - файл особого типа, предназначенный для просмотра и работы через Internet или intranet с данными, хранящимися в базах данных Access или MS SQL Server.

Страницы загружаются в БД Access, но могут также создаваться и загружаться за пределами Access. Их использование для ввода данных аналогично использованию форм: имеется возможность просматривать, вводить, редактировать и удалять данные в БД. Однако страницу можно использовать за пределами БД Access, предоставляя возможность обновлять или просматривать данные через Internet или intranet.

Страница может включать данные из других источников, например из Excel.

Формы и отчеты сохраняются в файле БД с расширением .mdb, после чего их можно просматривать с помощью Access.

Страницы доступа к данным тоже обеспечивают доступ пользователя к данным и работу с ними, но, кроме этого, позволяют вести поиск и структуризацию данных в информационных сетях. Фактически страницы выступают в роли форм и отчетов Access для Internet. При работе с ними не надо преобразовывать их формат, поскольку страницы это HTML-файлы. Это позволяет легко пересылать их по электронной почте и размещать на Web-серверах. Страницы создаются с помощью Access, но работают и в браузере Internet Explorer.

По своим функциям страницы доступа к данным очень похожи на классические формы и отчеты. Процесс подготовки этих страниц практически не отличается от технологии построения формы или отчета.