3.Оформление кассовых документов

По учету движения денежных средств в кассе установлены первичные документы и отчетность, которые регламентированы Письмом ЦБ РФ № 18 «О порядке ведения кассовых операций». Постановлением ГКС РФ № 88 утверждены первичные документы для ведения кассовых операции.

Документом для принятия к учету денежных средств в кассу является приходный кассовый ордер (форма КО-1). Он состоит из приходного кассового ордера и квитанции. Подписывается ордер и квитанция главным бухгалтером и кассиром, погашается штампом оплачено и оттиском печати турфирмы. Приходный кассовый ордер остается, а квитанция к нему отдается покупателю.

принимая предоплату наличными денежными средствами, применять ККТ обязательно, т.к. в таких случаях не выписывается бланк строгой отчетности "Туристская путевка".

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма КО-2). Ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим деньги в кассе с указанием паспортных данных получателя, а также погашается ордер в момент выдачи наличных денег из кассы штампом выдано.

Все приходные и расходные кассовые ордера при выписке должны регистрироваться в журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Записи в журналах производятся в хронологическом порядке, причем отдельно ведется журнал по регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

4. Ведение кассовой книги

Движение денег в кассе осуществляется кассиром по кассовой книге (форма КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и пропечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера турфирмы.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов называются отчетами кассира. Первые экземпляры остаются в книге. Помарки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Все исправления должны быть заверены подписями кассира или главного бухгалтера!

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги по поступлению и выдаче денег в кассе и выводится остаток на конец дня. Затем кассир передает в бухгалтерию отрывной лист записей с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В этом случае листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира» по форме КМ-6. Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В конце месяца листы кассовой книги сшиваются и скрепляются сургучной или мастичной печатью с указанием количества листов.

5. Ведение валютных кассовых операций

Туристическая фирма может получить наличную иностранную валюту от уполномоченного банка на территории РФ только в случае зарубежной командировки работника. Все остальные валютные операции, связанные с получением наличной иностранной валюты от физических и юридических лиц являются незаконными.

Работнику, направляемому в заграничную командировку, необходимо выдать аванс в иностранной валюте. Сумму аванса рассчитывают исходя из реальных потребностей (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т. д.).

В настоящее время можно применять следующие способы расчетов в валюте с работниками направляемыми в загранкомандировку:  • использование пластиковых карт;  • приобретение и выдача работнику наличных средств.

Чтобы снять/купить валюту, нужно представить в банк:  • оригинал и копию заявки на покупку/получение валюты;  • приказ о направлении работника в командировку;  • приказ об установленной в организации норме суточных.

Аванс выдается в валюте страны, куда направляется работник. Однако если это редкая неконвертируемая валюта, то можно выдать работнику свободно конвертируемую валюту (например доллары США). В смете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую по крос-курсу исходя из соотношения стоимости этих валют по курсу ЦБ.

Если работник не успевает до отъезда получить аванс и расходует за рубежом личные деньги, организация должна возместить ему расходы на основании авансового отчета.

Для работы с наличной иностранной валютой организация должна иметь валютную кассу и соблюдать требования, установленные порядком ведения кассовых операций.  Ответственность за сохранность валюты, которая находится в кассе, несет кассир, с которым необходимо заключить договор о материальной ответственности за сохранность денег в кассе.  Бухгалтер при получении в банке наличной валюты обязан:  • оформить приходный кассовый ордер по форме КО-1;  • отразить операцию в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма КО-3) и в кассовой книге (форма КО-4).

На основании приходного кассового ордера бухгалтер делает проводку:  Дебет 50 Кредит 52-1-3 - наличная валюта получена в кассу для оплаты командировочных расходов.

Движение наличной валюты необходимо отражать в «Кассовой книге» КО-4 и «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов». При расчетах наличными рублями и валютой нужно вести только одну кассовую книгу.  В кассовой книге нужно указать не только сумму в валюте, но также сумму в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, используется курс Центрального банка России на день регистрации операции. При подведении итогов за день суммы указываются по каждой валюте отдельно, а также общий итог - в рублях. Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Она показывается отдельной строкой и записывается в приход или в расход. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы:  Дебет 71 Кредит 50 — выдан аванс в валюте на командировочные расходы.  Дебет 52-1-1 Кредит 50 — неизрасходованная валюта возвращена на текущий валютный счет.