2.10.3.Организация работы на выставке

Организация работы на выставке включает:

• составление расписания работы персонала;

• инструктаж персонала;

• закрепление экспонатов за сотрудниками;

• завоз и вывоз оборудования;

• организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;

• организация учета посетителей стенда, интересующихся продукцией и услугами фирмы.

Желательно присутствие у стенда руководства фирмы во время работы выставки, в противном случае на стенде должно быть расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет у стенда. Обязательно присутствие руководителя в дни и часы посещения выставки высокопоставленными гостями, иностранными делегациями, прессой, телевидением (о чем должен сообщить оргкомитет, но ваша осведомленность остается за вами – поинтересуйтесь этим заранее).

Руководитель не должен делать замечаний своим работникам и проводить совещания об улучшении работы на стенде в присутствии посетителей и во время работы. Задача руководителя – наблюдать и делать правильные выводы: о необходимости выставочной площади для выставок такого типа, популярности товаров и услуг, спросе на определенные направления, как в следующие раз организовать работу у стенда, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки. Застенчивый, некоммуникабельный человек не сможет работать на стенде в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Подбор стендистов происходит на основе учета их личных качеств и свойств характера.

Посетите другие выставочные стенды, уловите тенденции в развитии направлений, проясните собственную позицию вашего предприятия по отношению к представленному рынку услуг.

Во время выставки на стенде должен присутствовать специалист-организатор, ответственный за участие в данной выставке, который будет фиксировать все замечания и пожелания для учета при подготовке следующей выставки или по организации работы фирмы. За ним же закрепляется связь с прессой, для чего предварительно подготавливается пресс-релиз.

До начала выставки каждый стендист получает необходимые для работы материалы и документы. В одно папке могут быть сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям, с указанием адреса, расчетного счета, телефонов руководителей, бланков договоров, бланков заказов, коммерческих прайс-листов с возможными скидками, дополнительные условия для оптовых покупателей и т.д. В другой папке могут быть собраны материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или по опросам, в которых он разбирается меньше.

Во время работ каждый стендист должен находиться на отведенном ему по расписанию месте и соблюдать следующие правила:

• мимическое и моральное выражение постоянной заинтересованности и готовности вступить в разговор;

• умение помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я могу Вам помочь ознакомиться с нашими предложениями?», «Что Вас заинтересовало на нашем стенде?», «Какой аспект деятельности Вас интересует?» и т.п.;

• дать пояснение о продукции и услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя;

• внешний вид – строгая, деловая, красивая, удобная одежда;

• нельзя разговаривать между собой у стенда, употреблять пищу и напитки на глазах у посетителей, жевать жевательную резинку, вести себя развязно.

После окончания выставки подводятся итоги, и послевыставочная работа включает в себя ряд обязательных элементов:

• регистрация посетителей, интересующихся услугами в результате посещения выставки;

• подведение итогов выставки (затраты и доходы);

• разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда;

• анализ оригинальных решений (своих и увиденных на стендах других фирм).

Итоги выставки делятся условно на 2 группы: организационные (на основе рабочего плана подготовки и проведения выставки, включая основные разделы – удачное расположение стенда; планировка стенда, соответствие площади стенда количеству экспонатов и поставленных задач, неудобства во время работы, непредусмотренные дополнительные услуги и оборудование от оргкомитета, излишние услуги и оборудование и т.п.) и коммерческие (количество заключенных договоров, количество посетителей и их категории – праздные любопытствующие, школьники, студенты, потенциальные потребители, их круг вопросов и интересов, проявленный интерес к определенным позициям и направлениям; косвенным показателем является количество распространенных прайс-листов, информационных и рекламных материалов, количество повторных запросов и обращений на стенд). Срок действия выставочной рекламы может быть длительным, поэтому при обращении на фирму необходимо интересоваться источником информации, с которой пришел клиент, что позволит определить наиболее эффективные источники рекламы, эффективность того или иного мероприятия.

Важным элементом выставочной деятельности является проведение семинаров и презентаций и участие в них. Они используются для рекламирования нового туристского предложения среди представителей фирм, для распространения информации о фирмах, организующих эти мероприятия, для повышения их престижа. На подобные мероприятия заранее приглашаются представители транспортных компаний, журналисты по вопросам туризма, представители общественных организаций и партнеры. Семинар – организованная встреча определенной группы людей, связанных с данной фирмой определенными отношениями (пользователи слуг, оптовые покупатели, потенциальные потребители, партнеры). Специально для семинара составляется программа, которая преследует определенные цели – ознакомление участников семинара с успехами фирмы, новыми услугами, обучение агентов. Помимо рабочей повестки в программе предусматривается культурная программа (посещение выставки, спектакля, экскурсии, банкет для всех участников – российская особенность массовых мероприятий). Презентация – носит более привлекательный характер. Включает небольшую торжественную часть, состоящую из недлинных речей нескольких приглашенных гостей и руководителей фирмы, культурную программу – концерт, лотерею, небольшой банкет. Для проведения презентации составляется рабочий план, включающий ряд вопросов: аренда зала, подготовка рекламных материалов, оформление зала, приглашение артистов, рассылка приглашений, заказ и организация банкета. Презентация – это праздник для гостей, для всех работников фирмы – это тяжелая работа, когда хозяева должны занимать и развлекать гостей, следить за тем, чтобы все гости была удостоены внимания и заботы. Презентация – это большие финансовые затраты, которые следует заранее спланировать на основе финансовых возможностей. Для благоприятного мнения о презентации должны быть соблюдены условия: достаточность артистизма (приглашенные артисты), свобода доступа и достаточность закусок и напитков, присутствие именитых и заслуженных гостей. В противном случае мероприятие следует отменить.

250