2. Основные понятия и определения в делопроизводстве.
Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов, как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название «делопроизводство».
Документ - это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.
Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.
Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.
Документация - это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности. Это могут быть комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.
Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) — рационально организационный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности.
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Делопроизводство - это деятельность по созданию, учету, систематизации и хранению документов для ускорения их поиска и исполнения в случае необходимости.
Суть делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами.
С производственной и технологической точки зрения делопроизводство на предприятии - это часть организационно-управленческих процессов, все чаще называемых документационным обеспечением управления (ДОУ) или документационным обеспечением руководства (ДОР).
Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.
Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.
Документооборот - это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.
Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.
Архив - это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.
Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.