Документы по основной деятельности туристской фирмы

Документы, выдаваемые туристам

Документы, предоставляемые туристами

Документы, используемые при формировании турпродукта

Заявка на бронирование услуг

Договор

Акт (выполненных работ, оказанных услуг)

Подтверждение бронирования

Специализированные документы

Счета на оплату

Копия российского паспорта

Загранпаспорт

Анкета туриста

Информационный листок (памятка)

Туристский ваучер (инвойс)

Путевка

Страховой полис

Договор о предоставлении туристских услуг

Проездные документы

Справка с места работы

Выписка из банковского счета

Доверенность на несовершеннолетних детей и т.д.

Расписка о получении документов

Рис. 4. Классификация документов по основной деятельности туристской фирмы

б) Между туристскими фирмами и другими предприятиями: договор возмездного оказания услуг, договор перевозки, договор фрахтования, договор страхования, договор аренды, посреднический договор.

В ГК РФ не закреплено четких правил оформления договора, но сказано, что он должен оформляться в письменной форме, которая подразумевает под собой составление письменного документа, выражающего сущность и содержание договора (ст.160 ГК РФ).

Договор содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документов;

- дату;

- регистрационный номер;

- место составление документа;

- текст;

- справочные данные сторон;

- подписи должностных лиц каждой из сторон;

- визы согласования.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Так, содержание текста договора делится на разделы и, как правило, включает:

- наименования организаций. заключающих договор (или сведения о физических лицах);

- ссылку на их учредительные документы;

- фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;

- сведения об обязательствах сторон;

- условия и формы расчета;

- санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;

- условия возмещения вреда (возможных убытков);

- срок действия договора.

Раздел о взаимных обязательствах сторон является основным и должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акты составляются комиссиями и должностными лицами, которые наделены такими полномочиями. Акты выполненных работ (оказанных услуг) составляются для регулярной взаимной проверки сторонами (турфирмой и поставщиком) соответствия между оплаченными и оказанными услугами за определенный отчетный период.

Акт оформляется на общем бланке турфирмы или ее структурного подразделения и имеет следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа – АКТ;

- дата – датой акта является дата его составления;

- регистрационный номер;

- гриф утверждения, который придает акту юридическую силу;

- заголовок к тексту;

- текст – состоит из трех частей: вводной, констатирующей (основной), выводы. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и их местонахождении;

- подпись.

В работе туристской фирмы с поставщиками услуг широко используется заявка на бронирование их услуг, которая оформляется на бланке турфирмы и содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- адресат;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- текст, который содержит следующую информацию: вид бронируемой услуги; сроки оказания услуги; условия оказания услуги; класс обслуживания; количество человек в группе; личные данные туристов; дополнительные условия;

- подпись;

- печать.

Подтверждение бронирования – это документ, который является гарантией того, что турфирма реализует все условия тура, заявленные агентом. Этот документ содержит подробную информацию о предстоящем туре.

Специализированные документы – это документы, которые определяются спецификой самих поставщиков туристских услуг или формами сотрудничества турфирмы с поставщиками. К ним относятся карты маршрутов, план расселения туристов и т.д.

Документы, выдаваемые туристам, регламентируют взаимоотношения туристкой фирмы с туристами. Они фиксируют факт сделки между турфирмой и клиентом, в результате которого у обеих сторон появляется ряд определенных обязанностей, невыполнение или ненадлежащее выполнение которых приводит к наступлению ответственности стороны-нарушителя. Соблюдение правил делопроизводства при составлении, систематизации и хранении таких документов позволяет туристской фирме отслеживать собственные продажи, оценивать эффективность своей деятельности и т.д.

Договор о предоставлении туристских услуг - это основной документ, юридически подтверждающий факт коммерческой сделки между туристом и ту­ристической фирмой. Этот договор являются до­говором присоединения. Он оформляется на стан­дартном листе бумаги формата А4 и содержит набор реквизитов, характерный для договора.

Текст договора о предоставлении туристских ус­луг разделен на пункты, имеющие заголовок и ну­меруемые арабскими цифрами:

1. Заказ и подтверждение тура.

2. Стоимость и порядок оплаты турпродукта.

3. Изменение условий договора.

4. Ответственность сторон.

5. Разрешение споров.

6. Страховка.

Договор составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Туристская путевка — это документ, содержащий условия путешествия, подтверждающий факт пере­дачи туристского продукта, факт оплаты туристом пол­ной стоимости тура, указанной в договоре и гарантии организации определенных условий тура со стороны туроператора. Она представляет собой бланк строгой отчетности, пронумерованный типографским спосо­бом. Туристская путевка оформляется после подписа­ния договора о предоставлении туристических услуг и имеет следующие реквизиты:

- указание на форму путевки;

- гриф утверждения;

- наименование организации-продавца;

-справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- регистрационный номер;

- дату;

- текст, который включает в себя следу­ющую информацию: сведения о заказчике туристского продукта и о туристе; вид ту­ристского продукта (путешествия), единица измерения туристского продукта (путешест­вия), общая цена туристского продукта;

- подписи сторон;

- печать.

Туристский ваучер - это документ, гаранти­рующий получение туристом оплаченных ту­ристических услуг во время отдыха, который предназначен только для предоставления пос­тавщикам туристических услуг и внутреннего учета и отчетности туроператора. Субъекты ту­ристической деятельности при оказании услуг в области международного и внутреннего ту­ризма должны использовать единый бланк ту­ристского ваучера и приложения к нему, кото­рый содержит следующие - реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- текст, который включает информацию об отеле, об оплаченных туристами туристских услугах, о сроках поездки и т.д.

- подпись;

- печать. Информационный листок (памятка) - это документ, призванный донести до туриста сведения об условиях предстоящей поездки, кото­рый является гарантией того, что турист ознаком­лен со всей информацией о туре. Он оформляется в двух экземплярах и содержит общую информацию о стране или курорте, на который направляется ту­рист, сведения о транспорте, которым можно доб­раться до места отдыха, краткое изложение правил пересечения границы, о перелете, о возможных уг­розах жизни и здоровью и т.д.

В процессе функционирования туристической фирмы менеджерами создаются и обрабатываются и другие виды документов, но, в отличие от пере­численных, они не являются обязательными для всех туров.

Схематично документооборот по основной де­ятельности туристической фирмы между турис­том, турагентом и туроператором представлен на рис. 5.