Лекция 11,12. Документы в туристской деятельности.

Рассматриваемые вопросы:

1. Документы в туристской деятельности, их классификация.

2. Документационное обеспечение деятельности туристской фирмы.

1. Документы в туристской деятельности, их классификация.

Туристская фирма – это предпринимательская структура, занимающаяся на коммерческой основе посредническими операциями в сфере купли-продажи туристских услуг. В настоящее время в условиях нарастающей конкуренции турфирмам становится сложно бороться за клиента. Поэтому их руководителям необходимо искать рычаги, способствующие повышению эффективности работы туристской фирмы, одним из которых является совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ). Ведь работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджеров турфирмы. На этот вид деятельности ими тратится основная часть рабочего времени.

Внимательное и серьезное отношение к документальному сопровождению необходимо в силу веских причин:

- во-первых, туристическая услуга (как и любая другая услуга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие турпродукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих документах;

- во-вторых, туристская деятельность представляет собой большой поток информации, проходящей через туристскую фирму. При этом практически любая входящая и исходящая информация нуждается в учете и носит порой принципиальный характер для самой туристской фирмы;

- в-третьих, наличие определенного перечня документов установленного образца является необходимым условием легального туристского бизнеса.

Документы туристской фирмы можно классифицировать по ряду признаков. Ведущей классификацией документов являет­ся классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туристской фирмы. На основании этой классификации можно выделить:

• уставные документы: устав турфирмы, учредительный договор, свидетельство о государственной регистрации фирмы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фон­дах;

• бухгалтерские и статистические документы: банковские документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры и др.), кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.), документы по учету материальных ценностей или документов строгой отчетности, документы по заработной плате (ведомости) и т.д.

• документы внутреннего распорядка: отношения туристской фирмы с персоналом (личные дела сотрудников, трудовые договора, должностные инструкции, приказы по найму, продвижение по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.), организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организационная структура фирмы, схемы взаимоотношения между отделами), проблемы экологичности и безопасности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

• документы, регламентирующие отношения с поставщика­ми услуг (договора, акты сверки выполненных работ (оказанных услуг), заявки на бронирование и т.д.;

• технологическая документация. Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам (технологическая карта туристского путешествия по маршруту, график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время, информационный листок к путевке туристского путешествия). Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

• документы, регламентирующие отношения туроператора с турагентами: агентские договора, специальные предложения (регулярно рассылаемые туроператором информация об изменении условий, сроков или стоимости туров), подтверждение бронирования, ценовые предложения и конфиденциальные тарифы, стоп-листы (содержащие информацию об отелях или турах, продажа которых на указанные даты закончена, счета на оплату;

• документы, регламентирующие отношения с туристами: договор о предоставлении туристских услуг, турпутевка, туристский ваучер, информационный листок и т.д.