2. Документационное обеспечение деятельности туристской фирмы
ДОУ представляет собой самостоятельный вид административно-управленческой деятельности турфирмы, обеспечивающий организацию работы с официальными документами, создание документационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации ее функций. Оно включает в себя (рис.1):
- документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов);
- организацию работы с документами (поручения, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизирование и подготовка документов для сдачи в архив или уничтожение).
Рис. 1. Элементы ДОУ турфирмой
В деятельности туристских фирм используется различные виды документации: организационно-распорядительная, плановая, отчетная, финансовая, документация по материально-техническому обеспечению, договорная и т.д. Все они могут быть разделены на две группы:
- документы по управленческой деятельности;
- документы по основной деятельности.
Так, документы по управленческой деятельности входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительных документации, которую можно условно подразделить на отдельные подсистемы документов, используемые для различных целей управления туристской фирмой:
- подсистему организационно-правовой документации,
- подсистему распорядительной документации,
- подсистему информационно-справочной и информационно-аналитической информации (рис.2).
Документы по
управленческой деятельности
(унифицированная
система организационно-распорядительной
документации)
Подсистема
Информационно-справочной и информационно-аналитической документации
Подсистема
Распорядительной
Документации
Подсистема
Организационно-правовой документации
Устав
Единоличные
Коллегиальные
Служебная, докладная,
объяснительная записка
Положение
Постановление
Приказ
Инструкция
Решение
Распоряжение
Служебное письмо
Правила
Указание
Заявление
Учредительный
договор
Справка
Протокол, выписка
из протокола
Штатное расписание
и т.д.
Акт и т.д.
Рис. 2. Классификация документов по управленческой деятельности туристской фирмы
Подсистема организационно-правовой документации включает в себя документы, регламентирующие основы деятельности турфирмы и определяющие их структуру, функции, порядок функционирования, права и обязанности персонала и руководства и другие общие моменты. Эти документы издаются и изменяются редко и являются основополагающими для деятельности предприятия. Они обязательно проходят процедуры утверждения и согласования со всеми заинтересованными лицами и подразделениями.
Процедура разработки организационно-правового документа состоит из следующих этапов:
- сбор сведений о туристской фирме;
- разработка проекта документа;
- согласование проекта с юристом;
- утверждение документа руководителем.
Подсистема распорядительной документации включает в себя документы. служащие для оперативного управления туристской фирмой, призванные донести решения руководителя до структурных подразделений и ее персонала. Маршрут движения их по вертикали управления – сверху вниз, от руководства к нижестоящим структурам. При этом следует отметить, что часть таких документов принимается коллегиально, т.е. после обсуждения на заседаниях, совещаниях и т.д., а часть – единолично руководителем. Алгоритм разработки распорядительного документа представлен на рис.3.
Подсистема информационно-справочной и информационно-аналитической информации включает в себя документы, призванные предоставить руководителю информацию из структурных подразделений, необходимую для принятия адекватных управленческих решений, а также документы, служащие средством обмена информацией между структурными подразделениями и другими предприятиями и организациями. Они являются вспомогательными по отношению к организационно-распорядительным
Изучение существа
вопроса и сбор необходимых сведений
определение
необходимости отмены ранее действующих
документов в турфирме
определение круга
вопросов, рассматриваемых в
документе
изучение действующих
законодательных актов по рассматриваемому
вопросу
Подготовка проекта
документов
Согласование
проекта документа
Доработка проекта
документа
Проект согласован
нет
да
Оформление
документов на бланке турфирмы
Подписание
документа руководителем
Доведение содержание
документа до сведений исполнителей
Рис. 3. Алгоритм разработки распорядительного документа
документам. Маршрут движения этих документов по вертикали управления – снизу вверх, от исполнителя к руководству предприятия, а также по горизонтали между звеньями одного уровня управления.
Документы по основной деятельности турфирмы представляют наибольший интерес с точки зрения документационного обеспечения деятельности предприятия, т.к. основная масса документов, создаваемых и оформляемых в турфирме, относится к документации на продажу турпродукта и на туристское обслуживание. Эти документы могут быть классифицированы следующим образом (рис.4):
- документы, используемые для формирования турпродукта;
- документы, предоставляемые туристами;
- документы, выдаваемые туристам.
Документы, используемые для формирования турпродукта, регламентируют отношения туристской фирмы со всеми поставщиками туристских услуг, а также с другими турфирмами. Эти документы являются наиболее важными, т.к. служат гарантией качества предоставляемого турпродукта.
Одним из основных и наиболее распространенных документов, регламентирующих процесс создания турпродукта, является договор.
Договор – это документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон по установлению, изменению и прекращению гражданских прав и обязанностей.
Договор можно классифицировать:
-
По количеству участников: двусторонний и многосторонний.
-
По видам участников.
а) Между туристскими фирмами: агентский договор, договор комиссии, франчайзинговый договор, договор поручения;