Автозамена

Автозамена – это автоматическое исправление текстовым редактором некоторых типичных ошибок или опечаток.

Настройка параметров автозамены выполняется в окне Автозамена: (кнопка MS Office – кнопка Параметры Word – пункт меню Правописание – кнопка Параметры автозамены).

В диалоговом окне этой команды имеется список элементов автозамены, содержащий слова, в которых часто встречаются ошибки. Чтобы выполнялась автозамена приведенных в списке слов, должен быть включен режим Заменять при вводе.

Пользователь может дополнить список элементов автозамены. Для этого надо в поле Заменить ввести поле с типичной ошибкой, затем в поле На ввести правильное написание этого слова и щелкнуть по кнопке Добавить. Для удаления элемента надо выделить его и щелкнуть по кнопке Удалить.

Кроме того имеются следующие функции автозамены:

и некоторые другие.

Расстановка переносов

Microsoft Word позволяет расставлять переносы в тексте как автоматически, так и принудительно.

Для автоматической расстановки переносов необходимо на вкладке Разметка страницы – группа Параметры страницы – нажать кнопку Расстановка переносов и выбрать пункт меню Авто.

Можно задать параметры расстановки переносов:

• ширину зоны переносов (максимальная величина пустого места, которое можно оставить в конце строки, выровненной по левому краю);

• максимальное число последовательных переносов (максимальное число идущих подряд строк с переносами).

Для принудительной расстановки переносов необходимо в окне параметров расстановки переносов нажать кнопку Принудительно. Для каждого слова, которое необходимо перенести, появляется окно расстановки переносов. В нем выводится разделенное на слоги слово. Вертикальная линия указывает место в слове, на которое приходится конец строки. Мерцающий курсор указывает предлагаемое место переноса.

В случае согласия с предложенным в программе разбиением надо щелкнуть по кнопке Да. Чтобы вставить перенос в другой части слова, надо перевести курсор к нужному месту и щелкнуть по кнопке Да. Чтобы пропустить это слово, не вставляя в него переносов, нужно щелкнуть по кнопке Нет.

Многократное использование и распространение частей документа

Функция автотекста, являющаяся компонентом MS Office 2003, не включена в группу программ MS Office 2007. Вместо этого вво­дится новое понятие – стандартные блоки, обозначающее пред­назначенные для многократного использования части документа, которые хранятся в виде коллекций.

Стандартные блоки можно также хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, одним из типов стандартных бло­ков является автотекст. Его можно применять для хранения часто используемого текста, таких как стандартные фразы из контрактов или длинный список рассылки и графических объектов. Каждый выбор текстового или графического объекта сохраняется в органи­заторе стандартных блоков как элемент автотекста, которому при­сваивается уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.

Создание стандартного блока для многократного использования содержимого

Выберите текст или графический объект, который хотите сохра­нить как стандартный блок многократного использования.

Чтобы сохранить с элементом форматирование абзаца (отсту­пы, выравнивание, межстрочные интервалы и нумерацию страниц) включите в выбор знак абзаца (¶ ) (вкладка Главная — группа Абзац — Отобразить все знаки).

На вкладке Вставка в группе Текст выберите Экспресс-блоки, а затем Сохранить выбранный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков (или нажмите ALT + F3).

Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание но­вого стандартного блока:

• Имя. Введите уникальное название для блока (краткое!);

• Коллекция. Выберите коллекцию, в которой будет храниться этот блок (например, Автотекст);

• Категория. Выберите категорию (Общие),либо создайте новую категорию;

• Описание. Введите описание стандартного блока;

• Сохранить. В раскрывающемся списке выберите название шаблона (Normal.dotm);

• Параметры. Выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страни­цу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы со­держимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания экспресс-блока при вводе текста достаточно набрать имя блока и нажать клавишу F3, текст блока будет вставлен в создаваемый документ.