Міністерство освіти і науки України
Головне управління освіти і науки
Виконавчого органу Київради (КМДА)
Київський професійний ліцей «Політехнік» кваліфікаційна робота
За професією «Оператор комп’ютерного набору»
ІІ категорія
Тема: «Експорт та імпорт даних у базі даних».
учениці групи №21
Правдзивого Дмитра Анатольйовича
Майстер виробничого навчання
Вознюк Наталія Миколаївна
Київ 2011
ЗМІСТ
-
ВСТУП
1.1 Запуск програми Access
2. Експорт ті імпорт даних у базі даних
2.1. Експорт даних в Excel
2.2. Використання даних Excel в Access
2.3. Експорт даних Access в текстовий файл
2.4.Імпорт текстових файлів в Access
3. ВИСНОВКИ
4. Список використаних джерел
1.Вступ
Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних. База даних – це файл спеціального формату, що містить інформацію, структуровану заданим образом.
Робота з базами даних супроводжується з деякими складнощами. Одна з них – експорт-імпорт даних у базі даних. Це обумовлює актуальність обраної теми дослідження.
В даній курсовій ми розглянемо теоретичні і практичні аспекти експорту та імпорту даних у базі даних. Ці функції дозволяють працювати з данними які були створені в інших програмал та редагувати їх.
Запуск програми
Існує декілька способів запуску програми Access.
1. Перший спосіб через меню Пуск:
ПускВсе програмиMicrosoft OffisMicrosoft Access
2. Другий спосіб через Робочий стол:
На Робочому столі знайти ярлик Microsoft Offis Access на ярлику Правий клік миші та натиснути Открыть, або дава Кліки лівої клавіши миші.
Після виконання одного із способів відкриється вікно програми:
Мал. 1 Дыалогове вікно програми
Експорт та імпорт даних у базі даних
2.1. Експорт даних в Excel
Дії по експорту об’єктів бази даних Access дуже схожі на дії імпорту. Розглянемо загальний алгоритм при виконанні процедури експорта.
Відправити дані до Excel дуже просто — досить виділити таблицю або запит і задати команду Аналіз в Microsoft Office Excel. Після того, як дані потраплять в Excel, до них можна будуть застосувати будь-яку функцію даного застосування.
Для того щоб експортувати в Excel таблицю потрибно виконати наступні дії:
1. Відкрийте базу даних і виведіть на екран її вікно, натиснувши клавішу <F11> (на кнопкову форму поки що не обертайте уваги).
2. У вікні бази даних клацніть на посиланні Таблиці, а потім виберіть таблицю.
Мал. 2
-
Виконаєте команду Файл> Експорт.
-
У діалоговому вікні Експорт об'єкту Таблиця ст... виберіть в меню Тип файлу параметр Microsoft Excel-2003 (*.xls) . Ім'я таблиці буде використано як ім'я таблиці Excel, проте його можна змінити. Крім того, за бажання вкажіть іншу папку для збереження файлу. В даному випадку базові параметри краще не міняти.
-
Встановити прапорець Зберегти формат зліва від кнопки Експорт, після чого клацніть на ній.
Мал. 3
На мал. 3 показана нова таблиця в Excel. Всі дані зберегли оригінальний формат завдяки установці прапорця Зберегти формат .
Зверніть увагу, що імена полів використовуються як заголовки стовпців.
Мал. 3
Дані не поміщаються на екрані, тому прокрутіть таблицю у право. У полі Сетевая ссилка навіть збережено гіпертекстове посилання. Єдиним типом елементів, що «не пройшов експорту» є зображення.
Приклад:
Експортуємо таблицю Каталоги і подивимося, як її обробить Excel. Повторите пп. 1—4 з попереднього прикладу, але цього разу виберіть таблицю Каталоги і не встановлюйте прапорець Зберегти формат. Відкрийте експортовану таблицю Каталоги в Excel. Абсолютно очевидно, що форматування пропало, а Excel важко в інтерпретації даних.
Мал. 4. Програма Excel повідомляє про неможливість інтерпретувати дані Access
Виберіть одне з полів стовпця, і з'явиться значок, що сигналізує про помилку. Клацніть на кнопці для розкриття списку, що містить можливі типи помилок (мал. 4). В даному випадку коди поштового індексу не потрібно зберігати як числа. За бажання виберіть будь-яке поле, а потім команду Пропустити помилку або ж залиште все як є. Збережете цей файл в Excel, використовуючи при цьому ім'я Книга 1.xls.