Инструменты для автоматизированной обработки текста

Автозамена

Функция Автозамена позволяет не только проверять правописание, но и создавать свой список из сокращенных фраз, наиболее часто используемых в данном документе, например, длинные фразы, сложные названия и т.д.

Для использования этой функции надо вызвать команду меню Сервис – Автозамена и выберите вкладку Автозамена. В окне Заменить ввести сокращенную фразу, которая будет в дальнейшем использовать в тексте для замены более длинной фразы, и установить флажок Заменять при вводе. В окне На: ввести текст, на который будет заменяться сокращенная фраза, и нажать кнопку Добавить.

Автотекст

Вставить в документ текст и графическое изображение можно, используя Буфер Обмена или функцию Автотекст из меню Вставка. Автотекст предоставляет возможность сохранять и использовать один и тот же текст (графику) в документе много раз. Данная функция аналогична функции Автозамена, но используется она для больших объектов.

Автоматическая вставка текущей даты

Если необходимо ввести текущую дату, необходимо:

1. Ввести первые четыре знака даты.

2. Нажать клавишу ВВОД, чтобы вставить название месяца, затем вставить пробел, день месяца и запятую.

На экране появится текущая дата — например «13 февраля 2002 г.»

3. Нажать клавишу ENTER, чтобы вставить дату.

Если дата не появляется, необходимо настроить функцию автозаполнения. В меню Вставка выделить Автотекст, а затем выбрать команду Автотекст. Установить флажок Использовать автозавершение.

Автосохранение

На случай внезапного сбоя работы компьютера желательно задать автосохранение текста. Режим автосохранения задается командами Сервис/Параметры/Сохранение с указанием временного интервала.

Технология создания интегрированного документа

Этапы создания интегрированного документа:

1. Набор текста;

2. Редактирование текста;

3. Форматирование текста;

2. Вставка колонтитулов (если необходимо);

3. Вставка объектов;

4. Создание сносок (если необходимо);

5. Создание приложений;

6. Создание оглавления;

7. Вставка номеров страниц.

1.2 Расчеты и анализ данных с помощью табличного процессора Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

Системы управления базами данных в Excel

База данных – это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Программное обеспечение баз данных позволяет выполнять по меньшей мере две операции: упорядочивать или сортировать данные в определённом порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.

Инструменты для работы со списками

1. Сортировка;

2. Фильтрация (Автофильтр или расширенный фильтр);

3. Форма ввода данных;

4. Операция автоматического подведения промежуточных итогов.