Header (заголовок), Details (детали) и Summary (итог)

Наконец, рассмотрим сам документ (transaction set). Как уже было сказано выше, документ (transaction set) представляет собой набор данных, представляющих в совокупности законченную информацию, ценную для сторон, участвующих в документообороте. Примеры документов – ордер, счет, документ с информацией о скидках, каталог и т.д. Каждый документ заключен в «конверт» ST/SE, в котором указан тип документа. Документ, в свою очередь, разделен на три группы – Header (заголовок), Details (детали) и Summary (Итог).

рис 6.

Заголовок документа содержит данные, общие для документа – например номер, контактная информация, даты погрузки/доставки, адреса и т.д.

В деталях документа включено содержание документа, например для ордера заказа – информация о заказанном товаре, количество, цена и скидки на данный тип товара.

Итоговые данные обычно содержат суммарную информацию – для ордера это может быть количество типов заказанных товаров, для счета – общая стоимость товара, общие скидки и т.д.

Использование edi в реальном документообороте

Электронный документооборот используется во многих областях деятельности, где требуется обмен данными. Это в первую очередь торговля, страхование, медицина, транспортная логистика и т.д.

Крупные розничные сети (ритейлеры), типа Wal-Mart, Kroger, K-Mart и другие используют EDI X12 для обмена электронными документами со своими торговыми партнерами. Они задают формат документов, которые они отправляют сами и которые они ожидают от поставщиков. Компании-поставщики, которые хотят работать с этими ритейлерами, обязаны использовать эти форматы – иначе они не смогут «понять», что заказывает ритейлер или в компании-ритейлере не смогут «понять» инвойс.

Обычно набор документов, которыми обменивается ритейлер с поставщиками, включает в себя следующие документы:

• PO (Purchase Order, ордер заказа) – какой товар, сколько единиц его и т.д. заказано. Отправляет ритейлер.

• ASN (Advanced Ship Notice/Manifest) - документ по комплектации и упаковке товара, например 10 паллетов, на каждом по 4 коробки, в каждой коробке по 100 единиц товара. Вес такой-то, объем - такой-то. Отправляет поставщик.

• Invoice (Инвойс или счет(-фактура)) - счет за товар. Отправляет поставщик.

• Remittance Advice - подтверждение оплаты. Отправляет ритейлер.

• FA (Functional Acknowledgement) – специальный тип документов, которые отправляются автоматически в ответ на полученный EDI документ (подтверждают получение) и содержат информацию о нераспознаных/необработанных данных (если таковые имеются)

Несмотря на то, что стандарты EDI для определенного типа документа (например, ордера или инвойса) включают в себя огромное множество возможных данных (допустимых сегментов), на практике редко кто полностью использует полный набор сегментов и элементов. Обычно компании «выбирают» из стандарта только те сегменты и элементы, которые нужны для их бизнеса.

В примере с розничными сетями EDI является связующим звеном между поставщиками товара и ритейлерами. Ритейлер, определяя версию и формат EDI документов, устанавливает строгие правила на документооборот со своими торговыми партнерами.

EDI позволяет компаниям-партнерам по электронному документообороту свести к минимуму вероятность ошибок (в первую очередь, человеческих), унифицировать свой документооборот, автоматизировать свои процессы, четко наладить коммуникации со своими партнерами и многое другое.