Тема 6: Внешнеторговые переговоры и организация их проведения

1. Важность и значимость. Формы и особенности делового общения

2. Противоречия и характер их разрешения в ходе делового общения. Этапы делового общения.

3. Основные этапы и тактические приёмы проведения переговоров.

4. Анализ личностных характеристик деловых партнёров как средство правильного выбора тактики переговоров

5. Национальные особенности деловых партнёров, деловой протокол, приёмы, ланч.

1 Вопрос. Важность и значимость. Формы и особенности делового общения

Любые виды деловой активности внешнеэкономической деятельности предполагают интенсивное деловое общение с партнёрами, потенциальными потребителями и поставщиками, многочисленными операциями обеспечивающими транспорт, поставку сырья, полуфабрикаты, различных видов продукцию, коммерческие услуги.

Успешность любых из этих мероприятий в очень большой мере зависит от искусства специалистов, правильного учёта ситуации, особенности деловых партнёров, правильности выбора стратегии и тактики делового общения, степени предварительной подготовленности к решению конкретных вопросов.

Репутация складывается как результат многочисленных контрактов специалиста или организации с деловыми партнёрами. Не редко допущенная ошибка, непродуманные действия могут привести к формированию неблагоприятных впечатлений, плохой репутации, причём сложившиеся впечатления очень трудно изменить, поэтому в деловом общении каждый ложный шаг может иметь далеко идущие неприятные последствия.

Конечной целью делового общения является определённая совместная деятельность. Достижение этой цели требует разрешение противоречий, которые определяются неизбежным различием исходных позиций будущих деловых партнёров, поэтому возможным элементом делового общения является проведение переговоров направленных на формирование согласованных и обоюдно выгодных решений. Для достижения этого результата важно правильно оценить психологические особенности партнёров, умело использовать принципы психологического убеждения и пропаганды.

Встречи с деловыми партнёрами и проведение переговоров – распространенный вид деятельности. Сложилась определённая система планирования и организации этой деятельности. Разработан деловой протокол. Правильное использование отработанных приемов норм избавляет от сложностей и недоразумений и существенно облегчает деловое общение. Вопросы, которые приходится решать в ходе делового общения предъявляют определённые требования к уровню подготовленности специалиста, культуре общения, умению быстро и безошибочно ориентироваться в ситуации, поэтому следует постоянно учиться в ходе делового общения, чтобы исключать повторения возможных ошибок и отработать эффективные приёмы работы.

Необходимо непрерывно самообучаться и самовоспитываться (нередко применяется не удачный термин «самоменеджмент»), чтобы сформулировать у себя необходимые качества и привычки, облегчающие деловое общение и укрепляющие деловую репутацию. Сложившаяся репутация надолго определяет деловые отношения, облегчает принятия выгодных для вас и вашей организации решений. Экспертная оценка организации или специалиста, выполняемая видными деловыми людьми или представителями солидных пользующихся доверием организаций, их рекомендации нередко могут определять выбор.

Деловое общение осуществляется точно так в разнообразных формах. Начиная с кратких телефонных разговоров и обменом деловыми письмами, меморандумами, с переговоров с отдельными представителями и делегациями соответственных организаций и кончая проведением соответствующих конференций и выставок.

Реальная внешнеэкономическая деятельность предполагает деловое общение с представителями международных отечественных и зарубежных организаций с различными целями, стилем работы, общей культурой, психологическими особенностями, системами ценностей, уровнями надёжности, порядочности.

Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнёров.

Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определённый уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жёстких обязательств на собеседника.

Переговоры делового общения выполняет ряд функций:

1. Информационная или информационно-коммуникативная типичная для переговоров носящих предварительный характер. Стороны не готовы к совместным решениям или действиям, важны точки зрения, обмен взглядами, информацией. На этой стадии идёт взаимная разведка. Налаживаются новые связи и отношения.

Достижение договоренности – это функция переговоров, идущих в условиях, когда необходимая информация получена. Позиции сторон определены и необходим последовательный анализ противоречий для достижения согласованных решений и подписания договоров совместной деятельности.

2. регулирование, контроль, координация действий – эти функции важны, когда ведётся совместная работа и необходим контроль за выполнением достигнутых соглашений.