- •1 Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов
- •2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам
- •3 Дайте определение понятия «усорд». Охарактеризуйте состав усорд
- •4 Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов
- •6 Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
- •7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера
- •8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
- •9 Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
- •10 Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
- •Классификация протоколов
- •11 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
- •12 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе коллегиальности
- •13 Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
- •15 Дайте определение понятий «выписка», «отпуск». Охарактеризуйте порядок их составления и заверения
- •16 Охарактеризуйте функции сдоу: контрольные, организационные, методические
- •17 Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
- •18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции
- •Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции
- •19 Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
- •Примерная форма журнала регистрации входящих документов
- •20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов
- •0 Индекс структурного подразделения Номер дела по нд Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации 3-18/248
- •21 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации внутренних документов
- •22 Назовите виды картотек. Охарактеризуйте принципы построения картотек
- •23 Охарактеризуйте порядок обработки исходящих документов
- •24 Опишите порядок исполнения документов
- •25 Дайте определение понятия «контроль исполнения документов». Назовите подразделения и лица, осуществляющие контроль исполнения. Охарактеризуйте виды контроля
- •26 Опишите технику контрольных операций
- •27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
- •28 Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел
- •29 Опишите порядок составления, согласования и оформления номенклатуры дел структурного подразделения
- •30 Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
- •31 Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
- •32 Дайте определение понятия «оформление дел». Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел. Назовите категории документов, подлежащие полному и частичному оформлению
- •33 Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.
- •34 Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов
- •Практическая часть
- •1 Составьте и оформите письмо-запрос
- •2 Составьте и оформите письмо-ответ
- •3 Составьте и оформите письмо-напоминание
- •4 Составьте и оформите гарантийное письмо
- •5 Составьте и оформите письмо-извещение
- •6 Составьте и оформите письмо-приглашение
- •7 Составьте и оформите распоряжение
- •8 Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
- •9 Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
- •10 Составьте и оформите справку личного характера
- •11 Составьте и оформите справку служебного характера
- •12 Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
- •13 Составьте и оформите сопроводительное письмо
- •14 Составьте и оформите указание
- •15 Составьте и оформите акт
- •16 Составьте и оформите протокол краткой формы
- •17 Составьте и оформите протокол сокращенной формы
- •18 Составьте и оформите протокол полной формы
- •19 Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
- •20 Составьте и оформите совместный распорядительный документ
8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.
Внешние докладные записки адресуется руководителю вышестоящего органа и оформляются на общем бланке.
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
-
Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.
-
Название вида документа (докладная записка).
-
Дата.
-
Индекс.
-
Место составления.
-
Адресат.
-
Заголовок к тексту.
-
Текст.
-
Отметка о наличии приложения.
-
Подпись.
В докладной записке, согласно определению этого вида документа, обязательно должен быть указан адресат. Докладная записка адресуется конкретному лицу – непосредственному руководителю автора докладной записки. При этом в состав адресата входит и наименование организации.
Возможен и такой вариант, когда наименование структурного подразделения указывается в подписи.
Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Формулируется он по общим правилам составления заголовков к документам.
Текст излагается от 1-го лица ед. ч. Состоит из двух частей: вводной и второй. Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Не следует начинать текст докладной записки со слов: «Довожу до Вашего сведения...». Лучше начинать таким образом: «По Вашему поручению мной проведена...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...».
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения», лучше заканчивать таким образом: «Прошу...», «Предлагаю...», «Считаю целесообразным...»
К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае в докладной записке оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».
Подписывается докладная записка составителем. Внутренняя докладная записка будет подписываться руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «подпись» будет иметь все составленные части: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи.
Регистрируется докладная записка в журнале регистрации внутренних документов, при отсутствии такового – в журнале исходящих документов. При этом проставляется реквизиты «дата» и «регистрационный индекс».
При рассмотрении руководителем организации на докладной записке проставляется резолюция.