Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Расписка в получении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4

Недостатки:

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам,

не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации.

Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Использование в организациях с небольшим объемом документооборота

Достоинства

Простота в использовании

20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Цель регистрации – придать документу юридическую силу. Целью регистрации является также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Тем не менее, при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

Каждый документ регистрируется только один раз (принцип однократности);

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

В результате регистрации присваивается регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми данными.

Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный и состоит из ряда элементов:

Индекса структурного подразделения,

Номера дела по НД,

Порядкового номера документа.

Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по НД отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной НД.