21 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации внутренних документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Цель регистрации – придать документу юридическую силу. Целью регистрации является также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Тем не менее, при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

Каждый документ регистрируется только один раз (принцип однократности);

В результате регистрации присваивается регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми данными.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный и состоит из ряда элементов:

Индекса структурного подразделения,

Номера дела по НД,

Порядкового номера документа.

Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по НД отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной НД.

03-18/248

Индекс структурного подразделения

Номер дела по НД

Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации

Правила регистрации внутренних документов отличаются в зависимости от вида документа.

Организационные и справочно-информационные документы регистрируются в организации в том же порядке, что и исходящие документы.

Внутренние документы, так же, как и исходящие документы, могут регистрироваться на РКК, либо в журнале. Во втором случае для регистрации внутренних документов может вестись отдельный журнал, либо, при небольшом количестве, эти документы могут регистрироваться в одном журнале с исходящими документами.

В организации может вестись один журнал для регистрации внутренних документов. Вместе с тем, при небольшом количестве создаваемых в организации документов одного конкретного вида может вестись специальный журнал регистрации именно данного вида.

Аналогичным образом осуществляется регистрация организационных документов.

В отличие организационных и справочно-информационных документов, распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям. Приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по ОД регистрируются отдельно от приказов по ЛС.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по ОД, по ЛС (75 хранения), приказов по ЛС (3 года хранения), по административно-хозяйственной деятельности.

Специально формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами РБ не установлено. Однако, учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная Инструкцией по делопроизводству.

Другие распорядительные документы регистрируются по тем же правилам, что и приказы. Они регистрируются на РКК или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

В Инструкции по делопроизводству установлено, что регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов, формулируется так же, как и индекс исходящего документа. Это означает, что регистрационный индекс указанных документов будет иметь сложную структуру и будет состоять из индекса дело по НД и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года.

Возможен также вариант, при котором регистрационный индекс внутреннего документа будет состоять только из порядкового номера документа (акты, протоколы, организационные документы – должностные инструкции работникам, положения об СП, распорядительные документы и др. ), присвоенного ему в пределах делопроизводственного года. Эта ситуация возможна в том случае, если для регистрации документов данного вида ведется отдельный журнал и в организации ведется только одно дело, в которое формируются документы данного вида.

Регистрационным индексом приказа является его порядковый номер в пределах делопроизводственного года, который в зависимости от вида приказа может быть дополнен условным буквенным обозначением.

Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года.

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две группы: приказы по ОД и по ЛС. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по ЛС, в свою очередь, делятся на две подгруппы:

о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании рабрников, длительных и зарубежных командировках;

о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы имеют различные сроки хранения:

по ОД – пост. или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в госархив, за исключением негосударственных);

по ЛС (прием, перевод, увольнение) – 75 лет;

по ЛС (отпуска, взыскания) – 3 года после проведения налоговой проверки;

по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет после проведения налоговой проверки.

В связи с эти все указанные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1.

В результате в каждой организации в течение года будет издано как минимум три приказа под номерами «1», «2», «3». Для того, что избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по ЛС необходимо через дефис прибавлять литеру «К» или «Л». Наименование литеры зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках, присвоении квалификационных разрядов, категорий, званий будут иметь в индексе литеру «К». К номерам приказов от предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи следует прибавлять литеру «Л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по ЛС закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственным вопросам – к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп. Например «ад» или «ахд».

К регистрационным номерам приказов по ОД, в отличие от приказов по ЛС и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа «ОД» является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по ОД, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов (могут выделяться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации проверок) и, соответственно, добавление их к порядковым регистрационным номерам дополнительных обозначений.

№ 1 – приказ по ОД;

№ 1-к – приказ по ЛС 75-летнего срока хранения;

№ 1-л – приказ по ЛС 3-летнего срока хранения;

№ 1-ад – приказ по административно-хозяйственной деятельности.