Учебная задача

по дисциплине

«Проектирование информационных систем»

на примере отдела «Склад сырья и материалов»

предприятия ООО «Mebele-life»

Глава 1 предпроектное обследование

1.1 Обследование предметной области

Общество с ограниченной ответственностью «Mebele_life» относится к предприятиям, занимающихся производством и реализацией мебели (мебельных комплектующих).

Фирма «Mebele_life» организована в 2002 году. Согласно учредительным документам в регистрационной палате города Щелково ООО «Mebele_life» присвоен индивидуальный номер регистрации № 2035010203237, идентификационный номер налогоплательщика 5050041202, офис ООО «Mebele_life» находится по адресу: 141103, Московская область, ул. 1-ая Линия, д.49. На территории фирмы выделена площадь под склады, где хранятся основные виды материалов, необходимых для производства, и в отдельных складах - готовая продукция (мебель). ООО «Mebele_life» осуществляет транспортировку готовой продукции посредникам непосредственно со своих складов. Отгрузка клиентам готовой продукции осуществляется непосредственно со склада посредника. Номенклатура реализуемой продукции составляет несколько тысяч наименований и постоянно увеличивается.

С точки зрения организационно – правовой формы ООО «Mebele_life» создано в форме общества с ограниченной ответственностью, участником общества является ЗАО Группа «ЭМИТИ».

Миссия предприятия – специализируясь на производстве мебели (мебельных комплектующих), стремиться к лидерству по качеству предлагаемой продукции. Расширяя производство, создавать продукцию, не уступающую по своим характеристикам аналогам данной продукции. Доброжелательно и объективно предоставлять подробную информацию о данной продукции. Стремиться к постоянному улучшению условий трудовой жизни сотрудников. Ценить доверие партнеров и пунктуально соблюдать достигнутые договоренности.

Основными целями деятельности ООО «Mebele_life» являются:

• извлечение прибыли всеми допускаемыми законом способами;

• наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей граждан и исполнение заказов физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов.

Основной задачей деятельности ООО «Mebele_life» является повышение экономической эффективности производства, и получение максимально возможной прибыли.

Так же согласно учредительным документам ООО «Mebele_life» вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, в том числе предметом деятельности ООО «Mebele_life» являются:

• производство мебели (без производства мебели по заказам населения);

• изготовление и ремонт мебели по заказам населения;

• производство строительных деталей из древесины и плит на древесной основе;

• оптовая и розничная торговля;

• внешнеэкономическая деятельности;

• посреднические услуги при купле- продаже товаров народного потребления;

• снабжение и сбыт;

• осуществление в установленном порядке иных видов деятельности.

У фирмы ООО «Mebele_life» есть два филиала, которые находятся в городах Екатеринбург и Ростов-на-Дону, и так же осуществляют производственную деятельность.

ООО «Mebele_life» сотрудничает с итальянской фирмой «LIRI», которая занимается производством пластикового ламината.

Основными источниками доходов ООО «Mebele_life» являются денежные средства, полученные от посредника за реализованную продукцию. Основными источниками расходов ООО «Mebele_life» являются:

• затраты на закупку материалов для производства, в том числе ДСП, ДВП, пластиковый ламинат, клей и т.п.;

• затраты на закупку и ремонт оборудования;

• затраты на аренду помещений;

• затраты на электроэнергию, отопление;

• затраты на заработную плату рабочих и ИТР.

Организационная структура предприятия ООО «Mebele_life» представлена на рисунке 1. Организационная структура построена с помощью инструментального средства MS Visio.

Рисунок 1 - Организационная диаграмма ООО «Mebele_life»

Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Таким образом, в непосредственном подчинении у генерального директора находятся: заместитель по производству, заместитель по экономике и финансам, заместитель по коммерческим вопросам, главный бухгалтер, главный инженер, а также начальники различных служб предприятия (отдела информационных технологий, отдела кадров и т.д.).

На складе сырья и материалов выполняются следующие основные операции: прием, размещение хранение сырья и материалов; подготовка сырья к отпуску в производство; отпуск сырья в производство; оформление приходных и расходных документов, учет сырья и материалов.

Руководитель предприятия утверждает список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск (заведующие складами, кладовщиков, экспедиторов и др.) правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранностью вверенных им материалов. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам организации следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации материалов и сырья.

Склад обеспечен техникой противопожарной безопасности, нормально вентилируются и освещаются, практически все погрузочно-разгрузочные и транспортно-складские работы механизированы, т.е. созданы все необходимые условия для хранения сырья и материалов.

Для учета движения материалов ООО «Mebele_life» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматической обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным; при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

На ООО «Mebele_life» поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиком договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

Таким образом, рабочая область моделирования – склад сырья и материалов.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать нашей предметной области.

Будет:

• проект будет внешним, поскольку в данной задаче производится прием сырья и материалов от поставщиков на основе накладной;

• проект будет предназначен для кладовщика, заведующего складом;

• проект предназначен для следующих действий: прием, передача, подготовка сырья для проверки, подготовка сырья и материалов к отпуску в производства, оформление приходных и расходных документов, учет сырья и материалов;

• проект будет использоваться другими службами: например, бухгалтерским отделом, планово-производственным отделом и отделом снабжения для планирования, цехом (накладные на отпуск), лабораторией;

• проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС.

Не будет:

• проект не будет полномасштабной системой складского учета;

• проект не предусматривает проблемы ввоза сырья и материалов, а также перемещения их в производственные цеха и в лабораторию;

• проект не предусматривает порядок размещение и условия хранения сырья и материалов на складе.

Перечисленные характеристики позволяют четко определить не только границы рабочей области моделирования, но и выделить основные функции и основные данные предметной области.

Исходя из условия задачи, можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса. Основной функций является - учет сырья и материалов, а именно прием сырья и материалов, подготовка сырья и материалов для проверки в лабораторию, подготовка сырья и материалов к отпуску в производства, отпуск сырья и материалов в цех, оформление приходных и расходных документов.

Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: копия договора на поставку сырья и материалов, товарно-транспортная накладная, сертификаты качества, требование-накладная на отпуск, акт о приемке материалов, лимитно-заборные карты, приходный ордер, книга.

Для обследования предметной области было проведено анкетирование и интервьюирование начальника склада сырья и материалов.

Для обследования деятельности склада была составлена и заполнена следующая анкета:

Фамилия, имя, отчество начальника: Иванов Иван Иванович, телефон: 11-11-11.

1. Основная цель склада сырья и материалов: учет и организация движения сырья и материалов.

2. Основные функции склада сырья и материалов – учет сырья и материалов:

• прием сырья и материалов,

• подготовка сырья и материалов для проверки в лабораторию,

• подготовка сырья и материалов к отпуску в производства,

• отпуск сырья и материалов в цех,

• оформление приходных и расходных документов.

3. Кадровый состав подразделения: заведующий складом, кладовщик.

4. Документы, поступающие на склад сырья и материалов из других подразделений:

• копия договора на поставку сырья и материалов – из отдела снабжения;

• требование-накладная на отпуск – из цеха;

• лимитно-заборная карта – из цеха.

5. Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

• Копия договора на поставку сырья и материалов – бумажный документ, по мере необходимости (при заключении договора на поставку сырья и материалов,) хранение в специальной папке, использование – для обоснования приема сырья и материалов на склад.

• Требование-накладная на отпуск – бумажный документ (ф. № М-11), по мере необходимости для внутреннего перемещения сырья и материалов (при сдаче с цехов на склад неиспользованных или сэкономленных материалов или ценных отходов производства (отходов от брака продукции)), хранение в специальной папке, использование для оприходования материалов.

• Лимитно-заборная карта – бумажный документ (ф. №М-8) для служебного использования, представляет собой карту с записями об количестве и дате отпущенного в цех сырья и материалов из установленного лимита.

6. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

• копии договоров – в течение года, в архив не передаются;

• требование-накладная на отпуск – в течение года, передаются в архив;

• лимитно-заборная карта - при использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации.

7. Документы, формирующиеся в подразделении:

• приходный ордер;

• книга.

8. Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

• Приходный ордер – бумажный документ (ф. № М-4), формируется на основе товарно-транспортной накладной и/или акта о приемке материалов, хранение в специальной папке.

• Книга – бумажный документ для служебного использования, представляет собой журнал с записями о сырье и материалах, подлежащих лабораторному анализу и техническому осмотру, записи добавляются по мере поступления на склад и отправки (выбытия) в лабораторию сырья и материалов.

9. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

• приходный ордер – в течение года, передается в архив;

• книга - хранится в течение календарного года и по истечению этого срока передается в архив.

10. Документы, передающиеся в другие подразделения:

• копия сертификата качества – в лабораторию;

• акт о приемке материалов – в бухгалтерию, поставщику;

• заполненная лимитно-заборная карта – в бухгалтерию.

11. Физическое представление время и частота отправки, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

• Копия сертификат качества – бумажный документ, формируется по мере необходимости (используется при передаче сырья и материалов в лабораторию), хранение в специальной папке.

• Акт о приемке материалов – бумажный документ (ф. № М-7), формируется по мере необходимости в двух экземплярах (в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика), хранение в специальной папке, использование для бухгалтерии как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета суммы недостач или излишков и для предъявления поставщику.

• Лимитно-заборная карта – бумажный документ (ф. №М-8) для служебного использования, представляет собой карту с записями об количестве и дате отпуска сырья и материалов в цех из установленного лимита.

12. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

• копия сертификата качества – в течение года, в архив не сдается.

• акт о приемке материалов – в течение года, сдается в архив.

• лимитно-заборная карта - при использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации.

13. Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников (банк, заказчик, налоговые органы и т.д.):

• товарно-транспортная накладная – от поставщика.

• сертификаты качества – от поставщика.

14. Физическое представление время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации:

• Товарно-транспортная накладная – бумажный документ (ф. № 1-Т), поступает от поставщика сырья и материалов по мере поставки сырья и материалов, на ее основании формируются Акт о приемке материалов и/или приходный ордер.

• Сертификат качества – бумажный документ, поступает от поставщика сырья и материалов по мере поставки сырья и материалов, хранение в специальной папке.

15. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

• товарно-транспортная накладная – не хранится на складе;

• сертификат качества – в течение года, сдается в архив.

16. Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: со склада сырья и материалов во внешние органы, минуя другие подразделения ООО «Mebele_life», информация не поступает.

17. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: в настоящее время склад сырья и материалов не оснащен компьютерной техникой.

18. Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: сложности при работе с бумажными документами, дублирование информации в различных документах.

19. Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: ввести электронный документооборот, основанный на автоматизированном учете сырья и материалов склада.

20. Дата заполнения анкеты: 14.03.2007.

21. Подпись лица, заполнившего анкету: подпись.

На протяжении работы склада собирается и формируется множество документов.

Можно выделить следующие документы, описывающие процессы предметной области: