Лекция II. Разработка функционала и структуры подразделения (отдела).

Служебная функция – вклад подразделения или сотрудника в достижении целей фирмы.

Функции подразделения документировано содержатся в Положении о структурном подразделении, а сотрудников – в должностной инструкции (контратаках). Четкое описание функционала позволяет:

• однозначно определить границы полномочий и ответственности;

• формировать показатели, адекватно оценивающие деятельность подразделений (работников);

• при необходимости провести реструктуризацию, в том числе вывести некоторые функции на аутсорсинг.

2 метода определения функций:

1. Описательный, который сводится к подробному перечню действий подразделения или работников.

2. Продуктный, когда функция работника или подразделения определяется через требуемый продукт деятельности.

Например, заключать договоры на размещение рекламы – описательный подход. Увеличить рекламный охват целевой аудитории на 10%.

Вопросник для определения служебных функций:

1. как вы определите основной вклад данного подразделения в успех организации в целом?

2. что данное подразделение делает в организации такое, чего не делает здесь никто? В чем это выражается?

3. каков главный результат работы руководителя данного подразделения?

4. когда выполнение его функций будет считаться самым эффективным?

5. какой продукт работы данного подразделения руководство организации согласно «купить»?

6. кто персонально должен быть основным «покупателем» продукта, произведенного данным подразделением?

7. что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у нее не было?

8. по каким параметрам руководство фирмы оценивает главные результаты работы данного подразделения?

К функционалу подразделений по СО чаще всего относят:

1. Определение общей политики по СО. Отдел разрабатывает и предлагает руководству концепцию политики корпорации в сфере СО, высказывает свое мнение при выработке решений по общим вопросам, помогает компании находить и занимать определенную PR-позицию в том или инойситуации.

2. Взаимодействие со СМИ (если нет пресс-службы). Отдел отвечает на запросы СМИ, публикует в СМИ сведения о деятельности компании, организует интервью и пресс-мероприятия, руководит информационными кампаниями в СМИ.

3. Подготовка заявлений компании. Отдел участвует в оглашении политики компании при подготовке речей и заявлений руководства для целевой аудитории.

4. Организация рекламной деятельности компании. Отдел разрабатывает программы, направленные на завоевывание расположения ключевых групп общественности с помощью рекламы.

5. Формирование связей с государственными органами. Отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениями, готовит доклады о тенденциях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу компании, участвует в разработке программ, направленных на продвижении точки зрения компании в органах власти.

6. Поддержка связей с акционерами и инвесторами. Отдел формирует положительный образ компании для акционеров и инвесторов, с помощью информации о компании и достигнутых его финансовых успехах, принимает участие в подготовке годовых отчетов, планирует и проводит собрания акционеров компании.

7. Организация спонсорской деятельности. Отдел разрабатывает политику пожертвований, рассматривает обращение к политике за спонсорской поддержкой, определяет претендентов на поощрение и награды за счет средств фонда компании.

8. Проведение исследований и общественного мнения. Отдел анализирует предпочтения целевой аудитории, отслеживает процесс проведений различных PR-мероприятий, компании и т.д. и реакцию на них, определяет существующие проблемы.

9. Поддержка коммуникационных каналов для персонала. Отдел занимается организацеий корпоративных СМИ, доводит до сведения персонала компании письменные приказы и распоряжения руководства и т.д.

10. Организация и проведения корпоративных мероприятий. Отдел занимается корпоративной культурой компании, сплачивая коллектив в единое целое.

11. Организация и проведение специальных мероприятий. Отдел разрабатывает и организует события в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам/услугам.

12. Создание и поддержание привлекательного корпоративного имиджа. Отдел контролирует соблюдение фирменного стиля в документах, рекламе, упаковке, сувенирной продукции, фирменной одежде сотрудников, оформлении интерьера офиса и т.д.

13. Ведение истории фирмы. Отдел фиксирует историю компании, всех наиболее значимых событий (в виде текста и фото), организует издание истории к значимым датам.

14. Прием гостей. Отдел организует и проводит экскурсии по предприятиям компании, готовит торжественные мероприятия, праздники для гостей компании.

15. Организация и проведение тендеров. Когда отдел не в состоянии самостоятельно разработать и реализовать какую-либо акцию или программу, руководство отдела по СО объявляет среди агентов конкурс на лучшие предложения по поддержанию имиджа компании на рынке.

Структуры крупных подразделений может быть 2-х видов:

1. Высокая структура, которая отличается большим числом уровней (координаторов) по отношению к числу работников.

2. Плоская структура, в которой относительно немного уровней, поэтому здесь меньше координаторов и больше подчиненных.

Как правило, при выборе структуры надо помнить:

1. чем больше взаимосвязана деятельность подчиненных, тем больше потребность в координации (в высокой структуре). «Плоская» может привести к перегрузке руководителя.

2. чем выше неопределенность решаемых задач, тем более «плоской» должна быть структура: в ней легче установить горизонтальные связи, необходимые для объединения усилий.

3. когда задачи очень сложны, «высокая» структура позволяет координаторам совершенствоваться в их выполнении. Но высокая сложность задач в сочетании с высокой степенью неопределенности делает «плоские» структуры более подходящими.

В связи с «линейными» отношениями (отношения между руководителем и подчиненными) необходимо знать принцип единства руководства: каждый работник должен нести ответственность только перед одним руководством, хотя и обязан соблюдать постоянные временные инструментарии других.

Структурное подразделение по СО включает:

• сектор по связям со СМИ;

• сектор связей с потребителями;

• сектор связей с государственными учреждениями;

• сектор связей с финансовыми учреждениями;

• сектор маркетинговых коммуникаций (если нет отдела маркетинга);

• сектор корпоративных СО;

• сектор выставок;

• сектор аналитики;

• сектор по корпоративной социальной ответственности.

6.10.2011