Организация работы отдела СО ПОЛОВНИКОВА Ольга Владимировна

22.09.2011

Лекция I. Создание отделов и других подразделений.

Четыре фактора, которые влияют на создание подразделения:

1. Диапазон контроля. Группировка не должна приводить к перегрузке руководителя большим числом подчиненных.

2. Экономичность масштаба. Объединение однородных работ может дать экономию средств вследствие расширения масштабов производства.

3. Координация. Группировка должна обеспечить координацию работ с минимумом проблем при взаимодействии.

4. Содержание работы. Содержание работ должно учитываться при выборе структурного уровня их подчинения.

ГРУППИРОВКА ПО ДИАПАЗОНУ КОНТРОЛЯ

Л. Урвик, консультант по управлению, утверждал, что идеально число подчиненных у всех высших руководителей должно быть равно четырем. Хотя на самом нижнем уровне организации, на которые делегируется ответственность за выполнение конкретных задач, а не за руководство, это число может составить восемь или двенадцать.

Р.С. Дэвис, президент Американской академии управления, утверждает, что объем надзора может колебаться в пределах от 10 до 30 работников, тогда как оптимальный диапазон административного контроля обычно составляет около пяти человек.

Но некоторые исследователи выступают против принципа диапазона контроля, т.к. он отрицает роль рабочих групп в сокращении контроля. Они утверждают, что сплоченные рабочие группы, принимающие цели компании как свои собственные, будут сами решать свои внутренние разногласия, уменьшая необходимость в консультациях руководителя. К тому же фиксированное число подчиненных создает различную загрузку руководителя при различных обстоятельствах.

ФАКТОРЫ ОЦЕНКИ ЗАГРУЗКИ РУКОВОДИТЕЛЯ:

1. Объем инструктажа, необходимого подчиненным. В анализе Д. Фулера руководители для подробного инструктирования затрачивают 5 часов в неделю на каждого подчиненного. А при проверке конечных результатов работы – только 1,5 часа в неделю. Для среднего руководителя это время составляет 3 часа в неделю.

2. Степень сходства или различия работы подчиненных. Если различия в работе подчиненных велики, работа руководителя становится более сложной.

3. Степень загрузки управляющего другими, кроме руководства, работами. Чем выше должность руководителя, тем меньше времени уделяется контролю непосредственных подчиненных и больше – планированию.

4. Работоспособность руководителя. Она может быть различной, поскольку не все руководители могут справиться с одной и той же нагрузкой.

ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ МОЖЕТ БЫТЬ СЭКОНОМЛЕНО СЛЕДУЮЩИМИ СПОСОБАМИ:

1. Обучение. Обучение готовит людей к тому, чтобы брать на себя больше решений и, таким образом, реже обращаться к руководителям.

2. Сотрудничество. Там, где существует атмосфера сотрудничества, руководство может тратить меньше времени на устранение разногласий.

3. Информация. Можно построить такую информационную систему, которая сделает стандарты работы ясными для подчиненных, что позволит руководителю сосредоточиться только на случаях отклонений от стандарта.

ГРУППИРОВКА В ЦЕЛЯХ ПОЛУЧЕНИЯ ЭКОНОМИИ ОТ МАСШТАБОВ ДЯТЕЛЬНОСТИ

Э. Робинсон сгруппировал виды экономии по следующим категориям:

1. Экономия технических ресурсов. Применение одной крупной машины может оказаться более выгодным, чем установка меньших.

2. Управленческая экономия.

3. Экономия от повышения загрузки работников.

ГРУППИРОВКА ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ КООРДИНАЦИИ

Работники, преследующие общие цели должны действовать, зная содержание работы своих коллег. Проблема координации усложняется по мере роста компании и, соответственно, уровней коммуникации между сотрудниками.

2 вида координации:

1. Принцип единства руководства. Одна голова и один план для группы работ, имеющих одну цель.

2. Принцип планирования. Когда несколько различных целей, а характер взаимозависимости работ относительно предсказуем. Благодаря этому работники, не будучи объединены под общим руководством, знают каких результатов можно ожидать друг от друга.

ГРУППИРОВКА ПО СОДЕРЖАНИЮ РАБОТ

(степень важности работы, конфликт целей)

Степень важности работ и конфликт целей влияют на организационный уровень, на котором происходит группировка. Следующие «ключевые» работы требуют особого внимания и высшее руководство может руководить ими:

1. работы, определяющие долговременное развитие компании;

2. работы, требующие деликатности;

3. работы, неудачное выполнение которых может вызвать широкий нежелательный резонанс.

Некоторые схожие организационные подразделения могут быть разделены из-за конфликта целей, если:

1. новое подразделение должно иметь независимый статус во избежание потери объективности;

2. это единственный путь обеспечить эффективное достижение целей нового подразделения;

3. руководство отдела, которое следовало бы присоединить новое подразделение: 1) не в состоянии руководить им; 2) имеет краткосрочные цели, в то время как новый вид деятельности ориентирован на перспективу.

1.10.2011