6. Перечислить точное содержание какого-либо перечня

6.1 Вне зависимости от специфики предприятия выделяются следующие группы документов:

А) Организационные документы;

Б) Распределительные документы;

В) Документы по личному составу;

Г) Финансово-бухгалтерские документы;

Д) Информационно-справочные документы;

Е) Письма и жалобы.

6.2 К организационным документам относятся:

А) Устав;

Б) Учредительный договор;

В) Структура и штатная численность;

Г) Штатное расписание;

Д) Должностные инструкции;

Е) Правила внутреннего трудового распорядка;

Ж) Решения.

6.3 К распорядительным документам относятся:

А) Приказы по основной деятельности;

Б) Распоряжения;

В) Решения;

Г) Должностные инструкции.

6.4 К документам по личному составу относятся:

А) Приказы по личному составу;

Б) Трудовые контракты;

В) Личные дела;

Г) Личные карточки;

Д) Лицевые счета по зарплате;

Е) Трудовые книжки;

Ж) Должностные инструкции.

6.5 Группа финансово-бухгалтерских документов включает:

А) Главная книга;

Б) Годовые отчеты;

В) Бухгалтерские балансы;

Г) Счета прибылей и убытков;

Д) Акты ревизий;

Е) Акты инвентаризаций;

Ж) Планы;

З) Отчеты;

И) Сметы;

К) Счета;

Л) Кассовые книги;

М) Личные карточки.

6.6 К информационно-справочным документам предприятия относятся:

А) Акты;

Б) Письма;

В) Факсы;

Г) Справки;

Д) Телефонограммы;

Е) Докладные записки;

Ж) Протоколы;

З) Решения.

6.7 В самостоятельные группы можно выделить кроме 5 групп еще следующие группы:

А) Нормативные документы вышестоящих органов;

Б) Коммерческие контракты (договоры);

В) Решения.

6.8 Текст приказа состоит из нескольких частей:

А) Констатирующей;

Б) Распорядительной;

В) Заключительной.

6.9 Протоколы могут быть:

А) Полными;

Б) Краткими;

В) Внутренними.

6.10 В контракте находят отражение:

А) Характер сделки;

Б) Условия поставки;

В) Сроки поставки;

Г) Транспортировка;

Д) Упаковка и маркировка;

Е) Цена;

Ж) Качество;

З) Оплата;

И) Гарантии;

К) Права и обязанности сторон;

Л) Факты повреждения, порчи или недостачи груза.

7. Задания для самостоятельной работы студентов

Ответьте на следующие вопросы:

Задание 1. Общеметодические и организационные вопросы:

1) Что такое документы «внутреннего характера»?

2) Можно ли оформлять документы, не выходящие за пределы организации, на бланке?

3) Чем отличаются в должностной инструкции «функции» от «должностных обязанностей»?

4) Каким документом устанавливаются правила индексации документов?

5) Являются ли исходящими такие документы, как приказ, распоряжение, служебная записка, докладная записка и т.д.

6) Надо ли печатать вторые и другие экземпляры исходящих писем на бланках?

7) Что размещается в отметке о поступлении документа?

8) На скольких листах выпускают приказ и другие распорядительные документы?

9) Как заверяют копии документов?

10) Какое подразделение должно внедрять стандарты на документы?

Задание 2. Построение и разработка бланков ОРД и применения отдельных реквизитов

1) Какие организации имеют право создавать свои бланки документов?

2) Предусматриваются ли стандартами на ОРД должностные бланки?

3) Какому варианту расположения реквизитов заголовочной части отдается предпочтение?

4) Как следует размещать на бланке наименование организации, если наименование вышестоящих организаций содержит большое количество печатных знаков?

6) Разрешается ли при разработке бланков ОРД применение сокращенных наименований министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий?

7) Нужно ли сокращенное наименование организации указывать на бланке в скобках или в кавычках?

8) Какие размеры установлены для изображения герба, наград и эмблемы?

9) Можно ли в бланках документов организаций вместо реквизита «эмблема организации или предприятия» располагать «товарный знак» (знак обслуживания)?

10) Допускается ли на бланках документа наряду с эмблемой организации помещать другие эмблемы?

11) Как оформлять документы, издаваемые совместно двумя или более организациями?

12) Можно ли документ, исходящий от двух организаций, оформлять на бланке одной из них?

Задание 3. Вопросы оформления реквизитов и документов

1) Можно ли в реквизите «адресат» применить сокращение слов - зам., зав., гл. и т.д.

2) Как адресуются документы нескольким организациям или структурным подразделениям?

3) Если письмо является ответом на несколько писем, поступивших от разных организаций, то как следует оформлять реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»?

4) Какая форма изложения должна применяться в ОРД?

5) Как рекомендуется излагать текст письма: в третьем или первом лице единственного и множественного числа?

6) Нужно ли в распорядительных документах в констатирующей и распорядительной частях указывать рядом с фамилией инициалы?

7) В каких случаях в наименовании должности в реквизите «подпись» пишется: «И.о. директора» или «Вр. и. о. директора»?

8) Может ли письмо, выполненное на бланке организации, при наличии в реквизите «подпись» наименования должности, не иметь расшифровки подписи?

9) Как оформляется подпись документов, составленных комиссией?

10) Как проставляется печать при подписании документа двумя или более должностными лицами?

11) Нужно ли указывать фамилию исполнителя и номер его телефона на копиях документа?

12) Где располагается реквизит «фамилия и номер его телефона» на документах, оформленных на нескольких листах (страницах)?

13 Кто должен ставить дату в грифе утверждения и согласования: лицо, которое утверждает документ, или лицо, которое готовит документ?

14) Как оформляется согласование при наличии замечаний к проекту документа?

Список литературы

1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии ? -М.: ИНФРА-М,1998.-96 с.

2 Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. - М.: АО Технолюкс-2, ДОДР, 2005.- 174 с.

3 Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО Бизнес-шк. Интел-Синтез, 2004.- 115 с.

4 Архипов В.Н., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распоряди-тельная документация: Учеб. пособие. - М.: Изд-во Стандартов, 1993. - 128 с.

5 Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд-во Стандартов, 1990.- 160 с.

6 Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ Маркетинг, 20033.- 74 с.

7 Деловое досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству. - М.: ИВЦ Маркетинг , 2005.- 88 с.

8 Документационное обеспечение деятельности предприятий. - М.: Бизнес-шк..Интел-синтез,2005. – 98 с.

9 Настольная книга секретаря-референта. - М.: Менеджер,2005.-217 с.

10 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР,2003.-144 с.

11 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.-М.: ПРИОР,2005.-144 с.