Методи кодування управлінської інформації

Кодування – це засіб для позначення результатів класифікації. Кодування означає створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об'єкту класифікації.

Код – знак чи сукупність знаків, узятих для позначення класифікаційного угрупування і об'єкта класифікації. Код може включати цифри, чи букви, або бути буквено-цифровим.

Алфавіт (чи азбука) коду – система знаків, які використовуються для створення коду.

Матеріальним вираженням класифікації і кодування є класифікатор.

Класифікатор – офіційний документ, що представляє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань чи об'єктів класифікації. Ємність класифікатора – найбільше число позицій, яке може вмістити класифікатор. Резервна ємність класифікатора - кількість вільних позицій у класифікаторі.

Класифікатори управлінської інформації можуть мати локальне чи системне призначення.

Класифікатор локального призначення містить інформацію, достатню для функціонування системи управління тільки окремої організації. Системно призначений класифікатор містить повну інформацію, яка використовується в органах управління конкретної галузі господарства, у країні, чи на міждержавному рівні.

Класифікатор затверджується та реєструється на відповідному рівні, під час реєстрації йому присвоюється реєстраційний номер та здійснюється запис необхідних відомостей про нього до державного чи галузевого реєстру.

Процес кодування відіграє значну роль у підготовці управлінської інформації для оброблення в ІСМ. Використання кодів дозволяє значно скоротити процеси автоматизованої обробки інформації в ІСМ.

Методи кодування пов’язані з методами класифікації. Розглянемо поширені методи кодування.

Паралельне кодування на основі фасетної класифікації. Якщо для позначення кожної окремої ознаки незалежно від інших ознак класифікації використовується один, два чи декілька розрядів коду, то такий метод кодування сукупності ознак називається паралельним.

Метод паралельного кодування на основі фасетної класифікації визначає структуру коду сукупністю властивостей, яка відповідає фасетній формулі, в якій вказана послідовність ознак. При цьому запис будь-якого розряду коду не залежить від записів у інших розрядах.

Ознаки можуть задаватися у вигляді кодової таблиці (4). За методом паралельного кодування на основі фасетної класифікації для фасетної формули (3,2,4,1) код об'єкта класифікації у зовнішньоекономічній діяльності має наступну послідовність розрядів: Х НТY КZ ЗД, де після підстановки конкретних значень Х, Y та Z буде визначено, відповідно, вид операції, назва товару та назва країни.

Таблиця 4

Коди послідовного кодування

Номер ознаки	Назва ознаки	Код
1	Назва діяльності	ЗД - зовнішньоекономічна діяльність
2	Назва товару	НТ1 - принтер НТ2 - модем НТ3 - сканер НТ4 - монітор
3	Вид операції	І, Е
4	Країна	К1 - Норвегія К2 - США К3 - Німеччина

У сучасних інформаційних технологіях найбільш доцільне використання фасетної класифікації елементів управлінської інформації та відповідних методів кодування.

При виборі метода кодування необхідно забезпечити умови:

- однозначність визначення об'єкта класифікації;

- наявність необхідної інформації про об’єкт;

- використання буквено-цифрового алфавіту;

- мінімальна довжина коду;

- наявність резерву;

- можливість автоматичної перевірки помилок.

Оптимальне використання кодів дозволяє значно скоротити обсяги інформації і швидкість їх обробки на усіх етапах технологічного процесу автоматизованої обробки даних, тому питанням розробки раціональних класифікаторів під час проектування ІСМ приділяється значна увага.

Метод послідовного кодування на основі ієрархічної класифікації використовується для кодування об’єктів за сукупністю ознак. У кожній гілці ієрархічної класифікації використовується своя сукупність ознак у певній послідовності. Тому код, який позначає наступний рівень залежить від коду попереднього рівня. Послідовне кодування передбачає, що код нового угрупування наступного рівня створюється шляхом додавання до коду попереднього рівня ще одного розряду (чи групи розрядів). Код, отриманий шляхом послідовного кодування, має високу інформативність для сприйняття людиною. Але цей код сам по собі громіздкий і має складну структуру. Такий метод кодування доцільно використовувати тільки у тих випадках, коли УІ практично не змінюється протягом тривалого часу. Цей метод широко використовується при розробці загальнодержавних класифікаторів.

Розглянемо приклад застосування методу послідовного кодування на основі ієрархічної класифікації до об'єктів множини, ієрархічна класифікація якої зображена на рис. 6.

Рис. 6 Послідовне кодування на основі ієрархічної класифікації

Звідси випливає, що модем, який експортується в США має код ЗДНТ2ЕК2, а модем, який експортується в Норвегію має відповідний код ЗДНТ2ЕК1. Використовуючи таблицю кодів та побудувавши деревовидну ієрархічну класифікацію, можна визначити код об'єкта класифікації.