19. Предпроектное обследование предприятий

Предпроектная стадия формирует информацию для создания модели организации. Включает 2 этапа:

Этап 1. Сбор материалов обследования.

Основные действия:

1. Изучение документированных информационных потоков и функций подразделений.

Перечень документов, предоставляемых предприятием перед началом обследования:

1.1. Сводная информация о деятельности предприятия.

Информация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия.

Сведения об учетной политике и ответственности.

1.2. Регулярный документооборот предприятия.

Реестр входящей информации.

Реестр внутренней информации.

Реестр исходящей информации.

1.3. Сведения об информационно-вычислительной инфраструктуре предприятия.

1.4. Сведения об ответственных лицах.

2. Организация дополнительного обследования предприятия.

Этап 2. Анализ материалов обследования, разработка технико-экономического обоснования (ТОЭ) и технического задания (ТЗ).

Методы, применяемые при обследовании предприятия:

1. Анкетирование

Цели: 1. Предотвращение доступа к конфиденциальной информации. 2. Усиление целевой направленности обследования. 3. Минимизация отвлечения сотрудников от выполнения должностных обязанностей.

Является начальным этапом обследования и предваряет выезд группы системных аналитиков на предприятие.

Позволяет составить грубое представление о деятельности предприятия, что позволит спланировать первоначальное распределение работ группы аналитиков.

Анкеты должны рассылаться руководителям структурных подразделений и содержать графы для идентификации анкетируемого (ФИО, должность). Отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения.

Список вопросов должен быть ограничен, 15-20 шт, не более 2х листов.

Группы вопросов для анкетирования: 1. Основные задачи подразделения. 2. Собираемая и регистрируемая информация. 3. Отчетность. 4. Взаимодействие с другими подразделениями.

2. Сбор документов

3. Интервьюирование

Является важнейшим и необходимым методом обследования, только с его помощью можно разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий.

Основные задачи:

• Ограничить контекст системы – выявить все внешние объекты, с которыми предприятие взаимодействует, технологии взаимодействия, информационные потоки.

• Детально выявить реальные технологии работы предприятия – нормативно-справочная информация.

• Определить реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, т.к. положения о подразделениях е содержат такую информацию.

• Выявить и специфицировать все информационные хранилища.

• Оценть аппаратно-техническую базу предприятия, исследовать работающее на ней ПО.

• Собрать статистические данные по бизнес-процессам предприятия.

Компоненты будущей модели объекта, для которых собирается статистика:

Составные данные. Собирается лишь для итеративных компонентов. Используется при проектировании БД.

Элементы данных. Нужно знать формат данных и допустимые значения.

Потоки данных. Характеристика потока для определения требования к аппаратным средствам. Для составного потока – распределение компонентв в нем.

Процессы. Частота и время выполнения. Определение требования к аппаратным средствамэ

Хранилища данных. Средне количество записей, чтений, добавлений, хронология доступа.

Внешние объекты.

Структурно-функциональная диагностика проводится для получения знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов, с помощью фотографии рабочего времени.

Отчет об обследовании:

Описание бизнес-процессов.

Основные требования и приоритеты автоматизации.

Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика.

Оценка возможности автоматизации, предложение по созданию автоматизированной системы со сроками и финансированием.

Материалы обследования.

1. Таблица бизнес-процессов.

2. Операции бизнес-процесса.

3. Описание документов бизнес-процесса.

Задачи, решаемые с помощью обследования:

1. предварительное выявления требований к будущей автоматизированной системе.

2. определение структуры организации.

3. определение перечня целевых функций организации.

4. анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам.

5. выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков между ними, внешних информационных воздействий.

6. анализ существующих средств автоматизации в организации.

На основе обследования строятся модели «как есть» и «как должно быть»