Определение и состав усорд. Порядок применения усорд.

Одной из УСД является УСОРД.

Характерной чертой ОРД является то, что с ее помощью документируется действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне и во всех отраслях.

Целью разработки и усовершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений.

Как и в любую УСД, в УСОРД входят унифицированные формы документа (УФД).

УФД – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил, положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления с учетом использования электронно-вычислительной техники.

В состав усорд входят:

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документаци. Требования к оформлению документов»;

- Методические указания по практическому праменению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документаци. Требования к оформлению документов»;

- Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов;

- Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий;

- Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

- Альбом форм ОРД.

Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.

УФД систематизированы по подсистемам:

документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному деятельности организации, предприятия;

документация по приему на работу;

документация по переводу (перещению) на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению отпусков.

УСОРД функционирует в любом аппарате управления сверху донизу независимо от отраслевой принадлежности, т.е. носит межведомственный характер.

Применение УСОРД регламентируется СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документаци. Требования к оформлению документов».

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

* Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

* Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

* Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

* Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

* Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

* Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

* Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

* Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

СТБ распостраняется на ОРД, предусмотренные УСОРД – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма.

Настоящий стандарт предусматривает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов.

В приложениях к указанному СТБ приведены схемы расположения реквизитов ОРД, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов.

Определение формуляра-образца. Понятие УФД. Конструкционная сетка.

Как и в любую УСД, в УСОРД входят унифицированные формы документа (УФД). УФД – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носитеде информации.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Для различных документов характерен различный набор реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание реквизита в служебном документе делает его недействительным. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления, установлен в законодательных и нормативных актах. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа называется типовым формуляром. Типовой формуляр содержит определенное количество реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации и стандартизации положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения обрзцов документов получили название «формуляр-образец». Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к посроению конструкционной сетки и основные реквизиты, т.е. это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документации. В нем перечисляются реквизиты документа и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. В формуляре-обзце реквизиты располагаются таким образом, чтобы это соответсововало последовательности заполнения документа при его оформлении. Так, реквизиты, используемы в одной и той же операции располагают по возможности рядом. Реквизиты, наносимые одним и тем же способом, также располагаются по меревозможности рядом. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке. Конструкционная сетка – это сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных, линий, нанесенный лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (одному знаук).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и д.р. С помощью такой сетки определены максимальное количество знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное количество строк при определеленном интервале. С учетом этого определны зоны расположения каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальноый состав реквизитов – 32, однако на одном документе все реквизиты присутствовать не могут. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы сним.Формуляр определенного вида ОРД, например, приказа, будет отличаться от формуляр служебного письма набором реквизитов.

Массовове производство различных механзимов и приспособлений для хранения бумаг и работы с ними поребовало унификации форматов самих бумаг, на которых печатались документы.

В СССР все эти работы были проведены в 20-е гг. 20 в. В качестве основного был выбран формат в виде прямоугольника со сторонами 841 мм х 1189 мм. Данный формат был принят за А0. Каждый последующий формат получается из предыдущего путем деления пополам. На сегодняшний день используются следующие форматы:

А0 – 841 х 1189	А1 – 594 х 841
А2 – 420 х 594	А3 – 297 х 420
А4 – 210 х 297	А5 – 148 х 210
А6 – 105 х 148	А7 – 74 х 105
А8 – 52 х 74	А9 – 37 х 52
А10 – 26 х 37	А11 – 18 х 26
А12 – 13 х 18	А13 – 9 х 13

Введение форматов бумаг позволило навести порядок в изготовлении документов. Они обязательны в нашей стране для составления доукментации и в настоящее время.

Формуляр-образец оформляется на бумаге формата А4 и А5.

Формуляр образец устанавливает также размеры полей не более 30 мм – левое; 10-8 мм – правое; 20 мм – верхнее и нижние поля. Левое поле документа необходимо для подшивки документа в дело и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки. Здесь оформляется только один реквизит – 20 – отметка о контроле, который наносится либо рукописным способом, либо специальным штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело.

Верхнее поле отводится для таких реквизитов, которые не могут быть размещены машинописным способом: 1 – Герб РБ; 2 – эмблема или товарный знак; 3 – код по ОКПО; 4 – код по ОКУД; 15 – гриф ограничения доступа к докменту.

На нижнем поле располагаются реквизиты, которые оформляются рукописным способом или проставляются спец. Штемпелем; 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 – отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении.

Левое поле может увеличиваться до 35 мм для документов долговременного или постоянного сроков хранения.