Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря

На страницах журнала «Секретарское дело» неоднократно говорилось о требованиях высокого профессионализма в работе секретаря, то есть не только о безупречном знании, но и владении наилучшими методами выполнения всех видов работ. Значительную часть рабочего времени секретаря занимает работа с документами: составление, оформление, печатание, получение, предварительный просмотр, регистрация, передача на исполнение, контроль исполнения, справочная работа по документам, организация текущего хранения, проведение экспертизы ценности документов, подготовка дел для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Абсолютно все эти виды работ регламентированы в законодательных, правовых и нормативно-методических актах. Обученный секретарь всегда выполняет работу в соответствии с правилами, изложенными в них. У секретаря под рукой должны быть, как сейчас принято говорить, три пакета документов.

Первый пакет – законодательные акты, в которых затрагиваются вопросы документирования и организации работы с документами. Кроме того, надо иметь законодательные акты, касающиеся деятельности организаций вашего профиля. Например, если вы работаете в акционерном обществе, то у вас должен быть закон «Об акционерных обществах» или «Об обществах с ограниченной ответственностью»" и т.д. Следует также помнить, что субъекты федерации часто издают свои законодательно-правовые акты, действующие на их территории, в частности, законодательные акты об использовании символики или о работе с обращениями населения. Например, в Москве действует Закон г. Москвы «Об обращениях граждан».

Второй пакет - нормативно-методические документы по организации документационного обслуживания. О них подробно рассказывалось в статье «Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству». Напомним перечень этих документов, тем более что некоторые из них уже имеют новые редакции:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-97);

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (1988);

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001);

4. Основные правила работы архивов организаций (2002) (взамен Основных правил работы ведомственных архивов);

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000);

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. //Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР, 1982, № 2;

7. Нормативы времени на различные виды работ с документами;

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998);

9. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата 05.01.2004);

10. Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ 29.09.2000 № 725.

Помимо названного, если секретарь ведет и кадровую документацию, что сейчас часто встречается в работе небольших фирм, он должен иметь «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Третий пакет – организационные и нормативно-методические документы самой организации, в которой вы работаете.

Первый документ, который вы должны положить в эту папку – копия устава вашей организации. Этот документ нужен вам, прежде всего потому, что он является основным внутренним нормативным документом организации (фирмы). В нем закреплено полное и сокращенное (если оно есть) фирменное название вашей организации, и секретарь обязан строго следить за правильностью воспроизведения названия фирмы.

В уставе устанавливаются структура и компетенция органов управления и порядок принятия решения, что также необходимо знать секретарю, особенно при рассмотрении корреспонденции, перенаправлении посетителей и телефонных звонков.

Для секретаря особенно важны пункты устава о порядке подготовки и проведения собраний, совещаний и перечень вопросов, решение которых принимается большинством голосов или единогласно, так как на секретаря чаще всего падает подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов.

В уставе указано, кто имеет право подписи документов, наличие печати, а также отражены и другие вопросы, с которыми секретарь сталкивается в своей работе.

Второй документ в этой папке – положение о службе делопроизводства (управлении делами, общем отделе, департамента ДОУ, канцелярии, секретариате и т.д.), если такое структурное подразделение есть. Оно должно обязательно создаваться, если организация имеет значительный документооборот и делопроизводственным обслуживанием занимается не один работник. В этом документе сформулированы цели и задачи службы делопроизводства, показаны его место в структуре организации, функции, выполняемые службой.

Секретарь в организации, имеющей службу документационного обеспечения управления, входит в ее состав или, если это секретарь руководителя или отдела, методически подчиняется ей, так как служба ДОУ призвана обеспечивать единую (корпоративную) систему делопроизводства всей организации.

Секретарь выполняет лишь часть функций, указанных в Положении о службе ДОУ. Однако, если организация маленькая и секретарь один, он берет на себя выполнение всех функций, которые в крупной организации выполняет целый отдел – служба документационного обеспечения управления. Но, конечно, объем работ, выполняемых в таком случае одним секретарем, значительно меньше.

Третий документ – должностная инструкция секретаря. Это ваш главный организационно-правовой документ, определяющий место секретаря в управленческой структуре, его подчиненность, круг обязанностей, права, ответственность.

Сегодня все большее распространение получают так называемые «Обучающие» должностные инструкции, в которых записывается не только то, что должен делать секретарь, но и как он должен выполнять свою работу.

Если у вас пока нет должностной инструкции, составьте ее сами и утвердите у руководителя. Для вас это очень важно, так как подобная инструкция оградит вас от дополнительных, не свойственных вашей должности работ. Особое внимание обратите на раздел «права». Какие права запишите в должностной инструкции, такие у вас и будут. Поэтому отнеситесь к этому разделу очень внимательно. Например, не забудьте записать право при представлении документов на подпись руководителю проверять правильность их составления и оформления и возвращать неправильно оформленные документы исполнителю на доработку.

Если в ваши обязанности входит телефонное обслуживание, то должно быть указано право организации телефонных переговоров руководителя, то есть фильтрации телефонных звонков.

При организации приема посетителей для секретаря важно право определения приоритетности их представления руководству. Если на вас возложен предварительный просмотр всей полученной корреспонденции, важно в должностной инструкции указать право на определение путей их дальнейшего движения, то есть направлении части документов, в зависимости от их важности, непосредственно исполнителям, минуя руководителя. Нужно также записать право контроля исполнения поручений руководителя и другие права, которые вам нужны для полного выполнения всех возложенных на вас функций.

Как видно из вышеизложенного, должностная инструкция – это важнейший документ для организации работы секретаря.

Четвертый документ, необходимый в этой папке – инструкция по делопроизводству вашей организации. Она обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы в вашей организации. Если организация маленькая, секретарь один ведет все делопроизводственное обслуживание, и инструкции по делопроизводству пока нет, ее надо составить самому или организовать заказ на ее составление. Инструкция по делопроизводству установит единый порядок составления, оформления документов и работу с ними в вашей организации. Каждый, принимаемый на работу, будет с ней ознакомлен и начнет работу в соответствии с ее требованиями. В инструкции прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов.

Специальный раздел инструкции расписывает порядок формирования и хранения дел и таким образом обеспечивает сохранность документов. Если инструкция по делопроизводству в организации есть, секретарь обязан неукоснительно ее соблюдать.

Пятый документ, без которого не может быть организовано делопроизводство в любой организации – номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Секретарь, в обязанности которого входит формирование и хранение дел, обязан иметь номенклатуру дел, а если ее нет, ее обязательно надо составить. Если в вашей организации нет номенклатуры дел, можно сразу сказать, что у вас нет никакого порядка в хранении документов, и найти нужный документ затруднительно. При отсутствии номенклатуры дел документы часто попадают в папки произвольно и теряются.

Последний документ, который желательно иметь в организации – табель форм документов организации. В нем в табличной форме перечисляются: вид документа (его форма), кто готовит документ, с кем документ согласовывается, кто подписывает документ, куда (кому) передается, где хранится, периодичность. Наличие такого табеля форм документов позволяет секретарю четко знать порядок подготовки документа (наличие необходимых виз) при представлении документа на подпись руководителю.

Таким образом, наличие под рукой необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, организационных и нормативно-методических документов организации, в которой вы работаете, позволит вам быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работы с документами.

73