ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра ИнОУП

Курс лекций по дисциплине «Организация и технология доу»

Преподаватель: к.т.н., профессор, зав. кафедрой Л.Р. Фионова

2004

Содержание:

Нормативная база современного делопроизводства 3

История развития государственного делопроизводства 3

Организация служб по ДОУ 7

Формы и структуры службы ДОУ 8

Службы ДОУ рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций. 8

Схема служб ДОУ для министерств и ведомств 8

Схема организации службы ДОУ на различных предприятиях 9

Схема организации службы ДОУ в исполнительных органах власти и местного самоуправления (МСУ) 9

Особенности служб ДОУ 10

Функции подразделений службы делопроизводства 10

Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации: 15

Положение о службе ДОУ 16

Организационные формы работы с документами 20

Должностной и численный состав службы делопроизводства 21

Нормативная регламентация службы ДОУ 25

Разработка Инструкции по делопроизводству 26

Требования к оформлению документов 27

Табель форм документов 37

Условия труда работников службы ДОУ 38

Организация документооборота 39

Обработка входящих или поступающих документов 44

Обработка исходящих или отправляемых документов 46

Автоматизированная система регистрации 50

Организация информационно справочной работы 50

Контроль за исполнением документов 53

Работа с письмами и обращениями граждан 55

Совершенствование работы с документами организации 60

Методика разработки табеля форм документов 60

1этап - СБОР И АНАЛИЗ МАТЕРИАЛА 61

3этап - ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЕЛЯ 64

4этап - СОСТАВЛЕНИЕ ТАБЕЛЯ 65

РАЗРАБОТКА АЛЬБОМОВ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ 65

3этап - УНИФИКАЦИЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ 66

ТЕКСТ-ТРАФАРЕТ 68

АНКЕТА 70

ТАБЛИЦА 71

4этап - ФОРМИРОВАНИЕ АЛЬБОМА И ИНСТРУКЦИИ 75

Разработка номенклатуры дел 76

Согласование номенклатуры дел 85

Формирование дел 87

Хранение дел 91

Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря 94

Нормативная база современного делопроизводства

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98). Делопроизводство выступает технологической стороной социального управления и обеспечивает решение задач, связанных с созданием документов и всеми последующими операциями с этими документами. Делопроизводство традиционно тесно связано с законодательством.

История развития государственного делопроизводства

Необходимость развития отрасли делопроизводства возникла уже в 10 веке, когда большая часть людей пыталась фиксировать свои отношения посредством грамот. Есть документ, датированный 911 г., где упоминалась практика составления завещаний. Первые «специалисты» по документам – дьяки.

В период феодальной раздробленности (13-15 века) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправных актах: купчие грамоты на землю и иное имущество, закладные, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на свободу и др. Юридическую силу документам придавал сам факт их хранения в грамотах. Отношения между княжествами закрепляются договорами. Создаются письменные памятники права – судные грамоты. Управленческие решения фиксировались в указных грамотах. Для часто оформляемых документов создавались образцы – формулярники.

Впервые слово «дело» как собрание документов, относящихся к одному вопросу или делу, зафиксировано в документах в 1584 году.

Приказная система делопроизводства сформировалась в 16-17 вв., отличалась своей нестройностью, поскольку не существовало четкого разделения функций между приказами.

Количество бумаг увеличилось, появились подьячие, появилась бумага (раньше использовался пергамент). Сам текст начал писаться скорописью.

Первоначально термин делопроизводство появился в устной речи предположительно в ХХVII в и означал процесс решения (производства) дела. В 18 в. Петром-I была введена коллежская система и появляется коллежская система делопроизводства. Генеральный регламент 1720 г. установил правила деятельности государственных служащих, их должностные обязанности и определил специализированные подразделения, занимающиеся работой с документами – канцелярия. Вводится порядок рассмотрения дел с регистрацией документов. Выделена дата как самостоятельный реквизит, установлена процедура проставления печати в присутствии двух свидетелей.

Впервые появляются специальные хранилища для документов и должность архивариус.

В 1811 г. издается общее учреждение министерств и внедряется министерская система делопроизводства. Вводится единообразие в систему делопроизводства каждого министерства от момента создания документа до его архивного хранения. Появились в 19 в. бланки учреждений. Жестко уложилось положение написания адресата. Появляются технические средства – пишущие и копирующие машины.

В 1829 г. император заложил основу экспертизы отбора и хранения по срокам.

В 1911 г. военное ведомство разработало положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве.

В советском периоде развития делопроизводства принято выделять 3 периода:

1. С 1917 г. до начала войны:

Принимается большое количество законодательных актов. Среди них 1917 г. – Декрет Совнаркома о порядке утверждения специальных законов. 1918 г. – вышло постановление о форме бланков государственных учреждений. 1919 г. – создана центральная архивная служба. В 1920 г. – создан центральный институт труда и институт техники управления. В 1925 г. создан Оргстрой – для разработки и оснащения канцелярий учреждений. 1931 г. – разработаны общие правила документации и документооборота. 1932 г.- ИТУ ликвидирован, создан Кабинет стандартизации.

2. Проводился в ведомствах после войны:

На первом межотраслевом совещании по оргтехнике обсуждалась программа по организации делопроизводства. Июнь 1960 г. – состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников (ИТР) и административно-управленческого персонала (АУП). Именно здесь была поставлена задача по разработке единой системы делопроизводства для СССР. В 1966 г. открывается ВНИИДАД. 1974 г. – ВНИИДАД принимает и издает ЕГСД. В 1988 г. была одобрена ГС ДОУ и в 1991 г. она начала внедряться.

3. Время перестройки:

Главная проблема – отсутствие основополагающего законодательного акта, регламентирующего структуру и порядок ведения делопроизводства в Российской Федерации. Нет единого органа, управляющего ДОУ в стране. На эту роль претендуют 4 службы:

1. Федеральная архивная служба РФ (Росархив);

2. ГОССТАНДАРТ;

3. ГОСКОМСТАТ;

4. Министерство труда и социального развития.

Важнейшим законом РФ, определяющим общий правовой режим работы с информацией, документами и массивами документов является Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации (от 20.02.1995 г. № 24 ФЗ).

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержат Конституция РФ, Гражданский и Трудовой кодекс РФ, законы РФ, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Большую группу нормативных документов составляют законы и постановления о порядке накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом. Это закон РФ «О государственной тайне» и Указ президента России, утверждающий перечень сведений конфиденциального характера.

В деятельности служб ДОУ необходимо также использовать:

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Федеральный закон от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. и доп. от 18 февраля 1999г.).

Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993.

Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993г. № 191.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999г.).

Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552.

Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.

ГОСТ 17.914-72 Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования.

ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации РФ. Основные положения.

ГОСТ Р. 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725.

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Минтруд РФ, 1998.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. – М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 2000.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАПД, 1991.

Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1988.

Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения./Росархив, ВНИИДАД. – М., 2001, 107 с.

Примерный перечень типовых документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения./Росархив, ВНИИДАД. – М., 2000, 80 с.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.