§ 8 Вывод на печать характеристик и содержимого таблиц

Индивидуальное задание для выполнения расчетно‑графической работы (РГР)

Дальнейшие операции с БД целесообразно выполнять после внесения изменений в содержание нашей БД в соответствии с вариантом, который определит для Вас преподаватель. В качестве "базового задания" предлагается: добавить в таблицу "культуры" две записи по культурам 1-ой группы со следующими данными:

Группа	Код культ.	Название	Созр. "от" (R)	Созр. "до"	Почвы "от"	Почвы "до"
1	ВИШН-РАНН	Вишня ранняя	06.20	07.10	5,4 + 0,1*N	R + 0,5
1	ВИШН-ОСЕН	Вишня осенняя	07.20	08.10	5,8 + 0,1*N	R + 0,5

где N – номер варианта (от 1 до 40), R – значение показателя «Почвы от». Значения остальных полей копируются из записи «ВИШН-ОБЩ.» ("Вишня").

Преподаватель может изменить вид или вариант задания и либо, по окончании данного курса, либо в процессе изучения, выдать студенту другое задание например, самостоятельно разработать базу данных определенного содержания.

Обязательно узнайте свой вариант задания у преподавателя.

В любом случае, Вы должны сформировать отчет в соответствии с требованиями, изложенными в "Приложении". Внимательно прочитайте их прежде, чем продолжать работу с нашей БД.

Если Вы выполняете задание по нашему варианту, то советуем формировать отчет по РГР параллельно с выполнением упражнений.

Для этого каждый студент должен:

1. Скопировать на свою дискету или в свой раздел какого-либо жесткого диска текущий файл БД и далее работать только с ним.

2. Внести (любым способом) в свою БД (в таблицу "Культуры") две указанные записи.

3. Создать в редакторе Word новый документ для отчета.

4. Создать в документе титульный лист и "заготовку" с названиями всех разделов (см. "Приложение").

5. В первом разделе очень коротко опишите постановку задачи по созданию нашей БД. Таблицы с характеристиками полей – можете не приводить.

6. Во втором разделе сделайте "описания", а все необходимые "распечатки" мы вставим по ходу выполнения упражнений.

Технология вставки "распечаток" из Access в документ Word^-а приводится в "Приложении". Внимательно прочитайте этот фрагмент.

Во время дальнейшей работы советуем держать открытыми оба окна (СУБД и редактора).

Комментарии, связанные с заполнением отдельных разделов отчета по РГР будут выделяться в тексте методички словом "Отчет".

Все данные из таблиц, которые будут приводиться дальше, соответствуют варианту N = 0.

Поэтому, если преподаватель не задал Вам вариант по нашей методичке – введите две записи а таблицу «Культуры» для "нулевого" варианта.

Распечатка описания структуры таблиц

Информация о таблицах является частью общего документирования БД, которое в MS Access выполняется с помощью специальной программы "Документатора" (или "Архивариуса"). Эта программа анализирует БД и ее элементы и составляет специальный отчет, который можно просмотреть на экране и распечатать.

В данный момент окно "База данных" должно быть открыто, а все таблицы закрыты.

• Введите команду «Сервис / Анализ / Архивариус». Откроется ДО «Архивариус».

• В ДО откройте вкладку «Таблицы» и включите индикаторы у таблиц «Группы» и «Культуры». Нажмите Кн. "Параметры". В ДО "Печать описания таблицы" В ДО включите следующие опции:

 - Свойства и  - Связи в разделе "Включить в описание таблицы".

 - Имена, типы данных и форматы - в следующем разделе (свойства печатать не будем).

В разделе "Включить в описание индексов" -установите опцию  "Ничего".

• После установки опций нажмите Кн. "ОК" в текущем окне и в ДО «Архивариуса».

Через некоторое время документатор откроет окно предварительного просмотра ("Описание объектов) и поместит в него описание структуры (2-4 листа).

• Внимательно просмотрите отчет, включите принтер, вставьте бумагу и запустите печать соответствующей кнопкой или через меню "Файл".

• После распечатки - закройте окно просмотра.

Пояснения по содержанию отчета здесь не приводятся.

Отчет. В данном случае полученный материал лучше распечатать из окна предварительного просмотра и приложить к отчету.

Внимание!

Больше мы не будем упоминать о том, что, если Вы "сбросили" распечатку в отчет по РГР, то (по согласованию с преподавателем) можете не выводить данные на принтер.

Печать содержимого таблиц

Для предварительного анализа тех данных, которые мы ввели в нашу БД необходимо распечатать содержимое таблиц. Эта операция выполняется на начальных этапах построения БД и служит для оценки структуры таблицы, характеристик и свойств полей, а также для отработки различных запросов на небольшом количестве записей "контрольного примера".

В дальнейшем для вывода на печать информации из БД разрабатываются и создаются специальные формы отчетов, где данные представляются в удобочитаемом виде.

Таблицы распечатываются в том виде (по составу столбцов и структуре), в котором они заданы в текущий момент.

• Откройте вкладку «Таблицы», выделите «Группы» и Введите команду «Файл / Предварительный просмотр». Система выведет в окно предварительного просмотра таблицу.

• Используя инструменты масштабирования и прокрутки окна, посмотрите таблицу.

• Введите команду настройки макета страницы: "Файл / Макет страницы". В соответствующем диалоговом окне подберите параметры страницы так, чтобы таблица удобно располагалась на листе бумаги.

Отчет. "Перебросьте" таблицу в отчет и перед таблицей введите название «Содержимое таблицы Группы».

• Включите принтер, вставьте бумагу и запустите печать: из меню (Access) или кнопкой на СПИ или кнопкой окна предварительного просмотра.

• Закройте окно предварительного просмотра.

• Проделайте аналогичную операцию с таблицей «Культуры».

• Используя команду настройки макета, подберите параметры страницы. Попробуйте установить альбомную ориентацию. При печати (книжной ориентации) вам понадобится 2-3 листа бумаги.

Отчет. "Перебросьте" таблицу в отчет, но учтите, что при книжной ориентации, она не уместится на листе бумаги. Поэтому, после вставки в отчет выделите (в Word-е) таблицу и введите команду "Файл  Параметры страницы" и в разделе "Размер бумаги" установите флажок для опции "Альбомная". Добавьте к таблице заголовок.

• Распечатайте таблицу.

• Закройте окна.

Результаты (распечатки) сохраните для предъявления преподавателю.