Лабораторная работа № 14

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА EXCEL. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ. ФОРМА.ФИЛЬТР. УСЛОВИЯ ОТБОРА.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Изучение принципов работы с базами данных в электронной таблице EXCEL.

Объем работы 2 часа.

1. Методические указания.

1. База данных.

Термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации объединенной вместе по определенному признаку.

Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в ней информации. При создании баз данных начинать заполнять строку нужно с заголовков столбцов, которые называются имена полей . Они обозначают различные типы объектов в том наборе данных, с которыми вы хотите работать.

После ввода строки с именами полей можно начать ввод информации в базу данных, размещая её под соответствующими именами полей. Каждая колонка в базе данных содержит информацию определенного типа. Столбец известен в базах данных под именем ПОЛЕ. Данные, записанные в строках, называют записями.

2. Форма для данных

Создание и работа с базой данных в EXCEL упрощается, если использовать встроенную форму данных для того, чтобы вводить, удалять или редактировать записи в базе данных.

Чтобы создать форму данных для новой базы, сначала на листе рабочей книги необходимо оформить шапку таблицы (определить поля базы данных) и поместить в следующей строке запись-образец заполнения базы.

Отформатируйте каждый элемент поля, а затем отметьте строки и выберите команду форма из меню данные.

После выбора этой команды EXCEL анализирует строку с именами полей и элементов первой записи и создает форму с данными, в которой перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах, следом за ними. Форма также имеет ряд командных кнопок в правой части, которые используются для добавления или поиска каких-либо записей. Форма отображает номер текущей записи, за которым следует число, показывающее общее количество записей в базе.

3. Создание новых записей.

После создания формы данных можно использовать эту форму для ввода последующих записей в базу данных. Процесс прост: при нажатии на кнопку ДОБАВИТЬ высвечиваются чистая форма данных (обозначенная как новая запись), которую нужно заполнить. После ввода значения первого поля нажмите клавишу <Tab> для перехода к следующему полю. При нажатии <Enter> добавляется заполненная запись в базу данных.

Каждому имени поля EXCEL автоматически назначает оперативную клавишу , позволяющую быстро перейти в требуемое поле. Символ в имени поля, соответствующий оперативной клавише, отображается подчеркиванием.

4. Сортировка базы данных.

Каждая база данных, которую вы конструируете имеет некоторый порядок поддержания и просмотра записей . После ввода данных вам может понадобиться упорядочить их. Процесс упорядочивания записей называется сортировкой . Но вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей.

Команда Данные/сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

• Числа

• Текст, включая текст с числами

• Логические значения

• Значения ошибок

• Пустые ячейки

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

Тип данных влияет на результат сортировки. Для получения правильного результата все ячейки в столбце должны содержать один и тот же тип данных.

При выборе ДАННЫЕ/СОРТИРОВКА открывается окно диалога "сортировка диапазона", которое позволяет вам указать поля сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка СОРТИРОВАТЬ ПО вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А до Я . Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значения от минимального до максимального. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки меняется на противоположный.

Два дополнительных раздела ЗАТЕМ и В ПОСЛЕДНЮЮ ОЧЕРЕДЬ, позволяет определить порядок вторичной сортировки записей, в которой имеются совпадающие значения.

Окно диалога содержит кнопку ПАРАМЕТРЫ, в результате нажатия которой открывается окно диалога «ПАРАМЕТРЫ СОРТИРОВКИ» с помощью этого окна можно:

• Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке СОРТИРОВАТЬ ПО.

• Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв.

• Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева на право).

5. Фильтрация данных в списке.

В EXCEL, списком, называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа , содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В EXCEL для фильтрации данных используются команды АВТОФИЛЬТР и РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР. В случае простых критериев для выборке нужной информации достаточно команды автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду расширенный фильтр.

Обе команды вызываются в результате выбора команды ДAННЫЕ/ФИЛЬТР .

При выборе команды ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/АВТОФИЛЬТР EXCEL добавляет раскрывающийся список к каждой клетке с именем поля в строке заголовка.

При фильтрации списка используется два типа критериев: множественные и вычисляемые. Команда РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР использует для фильтрации данных интервал критериев. На экран выводятся только те строки, которые удовлетворяют всем критериям, записанным в интервале критериев. После выполнения команды на экране появляется окно диалога «РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР» , в котором определяются параметры фильтра.

В поле ввода ДИАПАЗОН КРИТЕРИЕВ указывается интервал ячеек на рабочем листе, который содержит ваши критерии. В поле ввода ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОН указывается интервал ячеек в которые копируются строки. Это поле доступно только тогда, когда выбран переключатель СКОПИРОВАТЬ НА ДРУГОЕ МЕСТО.

2. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

1. Создать адресно-телефонную книгу по следующим полям:

• Фамилия

• Имя

• Отчество

• Год рождения

• Улица

• Дом

• Квартира

• Телефон

2. Внести первую запись по всем полям.

3. Используя встроенную форму данных внести не менее 20 записей.

4. Отсортировать базу данных по алфавиту, по году рождения.

5. Установить автофильтр на поля базы данных и ознакомиться с выборкой по критерию.

6. Используя команду расширенный фильтр сделать выборку по следующему критерию:

Выбрать людей с одинаковыми отчествами одного года рождения.

3. Отчет по работе:

3.1.Цель работы;

3.2.Краткие теоретические сведения;

3.3.Постановку задачи и исходные данные;

3.4.Результаты работы;

3.5.Выводы по работе

4. Контрольные вопросы

4.1. Как упростить работу с базой данных?

4. 2. Как создать форму данных для новой базы?

4.3. Для чего используется сортировка базы данных?

4.5. Какие команды используются для фильтрации данных?

4.6. В каких случаях применяется команда расширенный фильтр?