1. Новая база данных

2. Запуск Мастера

3. Открыть базу данных

В MS ACCESS XP загружается окно Создание файла, в котором щелчком нужно выбрать команду

В

Рис.1. Окно Microsoft Access97 создания базы данных

ыбрать параметр окна диалога Новая база данных, загрузится окно Файл новой базы данных (см. Рис.2.), в котором нужно ввести имя файла и выбрать папку хранения, щелкнуть по кнопке Создать.

Рис.2. Окно Microsoft Access создания базы данных

При создании или открытии файла Microsoft Access, открывается окно базы данных. Окно базы данных является центром управления файлами Access. Из этого окна пользователи создают и используют любые объекты базы данных Access или проекта Access. В области заголовка окна базы данных отображается имя и формат файла базы данных

Кнопку Открыть на панели инструментов кона базы данных используют для работы с существующими объектами, кнопку Конструктор для изменения существующих объектов, а кнопку Создать для создания новых объектов.

Кнопка Объекты открывает список типов объектов, таких как Таблицы или Формы, при выборе которых отображается список объектов данного типа. Список объектов базы данных изменяется в соответствии с типом объектов, выбранным в списке Объекты

Кнопка Группы открывает список групп объектов базы данных. Пользователь имеет возможность добавлять в группу объекты разных типов. Группа содержит ярлыки объектов базы данных, принадлежащих к группе. Ярлыки для создания объектов базы данных сверху в списке объектов позволяют создавать новые объекты базы данных..

Объекты БД Access:

Таблицы – основные объекты БД, предназначенные для хранения данных.

Запросы – инструментальные средства обработки и манипулирования данными.

Формы – визуальные средства просмотра, ввода и редактирования данных.

Отчеты – средства текстового и графического представления данных для печати.

Страницы – Web-страница структурированного гипертекста.

Макросы – совокупность макрокоманд.

Модули – подпрограммы на языке Visual Basic For Application (VBA).

Для хранения данных создают по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете или на странице доступа к данным определяют связи между таблицами.

Конструирование таблицы состоит в задании ее полей и определении свойств полей. Имена таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов, модулей и полей должны быть уникальными в базе данных.

Рис.3. Окно базы данных Microsoft Access

Для создания таблицы нужно выделить вкладку Таблицы, щелкнуть по кнопке Создать. Загрузится окно Новая таблицы, которое содержит 5 пунктов способов создания новой таблицы:

Рис.4. Окно создания таблицы Microsoft Access.

В СУБД MS Access используются 5 способы создания таблиц:

• Режим таблицы – открывает заготовку таблицы, все поля которой имеют формальные имена поле 1, поле 2, поле 3, …, поле№ и стандартный текстовый тип данных. Можно сразу наполнить таблицу информацией;

• Конструктор – универсальный ручной метод создания таблиц, нужно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства;

• Мастер таблиц – программа, ускоряющая создание структуры таблицы, состоящая из 5 шагов, в которых пользователь выбирает образцы таблиц, полей, параметры новой таблицы;

• Импорт таблиц – импорт данных в соответствии со структурой полей, их названия и свойства из существующих таблиц базы данных, электронных таблиц и текстовых редакторов, которые хранятся на различных накопителях;

• Связь с таблицами – импорт баз данных из таблиц, которые находятся на удаленном сервере и которые нельзя импортировать целиком.

Окно конструктора таблиц представляет собой таблицу, в первый столбец которой вводят имена полей, во втором столбце из списка выбирают стандартный тип данных, в третьем столбце вводят примечания о назначении полей. Вниз окна конструктора таблиц располагаются 2 вкладки свойств полей: Общие и Подстановка, которые для разных типов данных полей имеют разный список атрибутов. На вкладке общие вводят или выбирают из списка значения свойств: Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Подпись, Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке, Обязательное поле, Пустые строки, Индексированное поле. На вкладке Подстановка заполняются пользователем или автоматически Мастером подстановок визуальные свойства полей: тип элемента управления, тип источника строк, источник данных, присоединенный столбец, число, заглавия, ширина столбцов, число строк списка, ширина списка.

Рис.5. Окно Конструктора таблицы Microsoft Access

Свойства полей — это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Установите курсор на строку поля и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выполните команду Ключевое поле. Первичный ключ может включать несколько полей, когда комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Простой ключ – одно поле, которое однозначно определяет запись в таблице. Составной ключ – совокупность нескольких полей идентифицировать запись в таблице. Чтобы создать составной ключ, нужно выделить несколько строк полей Конструктора, а затем использовать инструмент Ключевое поле.

После создания конструкции таблицы необходимо ее сохранить, щелкнув по кнопке Сохранить . Введите уникальное имя таблицы.

Ввод данных можно выполнять в режиме таблицы или в форме, которую нужно предварительно создать и открыть. В меню Вид Access можно выбирать режим работы с таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями. Из Конструктора в режим таблицы переходят командой из меню Вид или щелчком по кнопке со списком

В режиме таблицы перемещение по ячейкам таблицы осуществляется клавишами: TAB, , , ,  или щелчком мыши. Переименование столбцов выполняется двойным щелчком по надписи столбца. Выделение записей или полей осуществляется указателем мыши по строкам или столбцам. Значения полей выделяются указателем мыши в ячейках. Копирование осуществляется командой Копировать, затем нужно перейти в другую ячейку таблицы и выполнить команду Вставить. Перенос осуществляется командой Вырезать, выполняется переход в другую ячейку таблицы и нужно выполнить команду Вставить.

Ф орматирование таблицы осуществляется командами меню Формат, после выделения элементов таблицы. Командой Шрифт определяются из списков свойства: гарнитура, стиль, размер, подчеркивание, цвет. Командой Ячейки определяются свойства: линии сетки по вертикали и горизонтали, цвет сетки и оформление: обычной, приподнятое, утопленное.

Для редактирования и форматирования таблицы можно использовать динамическое меню, которое вызывается щелчком правой кнопке мыши.

На рисунке 6 изображена таблица Студенты в режиме таблицы. При заполнении данных учтите, что поля типа Счетчик заполняются Access автоматически. Ключевые поля обязательно должны быть заполнены уникальными значениями. Поля со списками, созданные мастером подстановок должны быть введены обязательно, чтобы не нарушалась целостность данных.

Рис.6. Окно Режима таблицы Microsoft Access