Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные.

1. Откройте рабочую книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу. Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.

4. На первом шаге из списка зависимых переключателей выбирают источник данных.

5. На втором шаге выделяют диапазон значений по которым строится сводная таблица

6. На третьем шаге перетаскивают кнопки полей списка на области макета сводной таблицы: строка и столбец используются для заголовков сгруппированных данных, данные используются для вычисления значений функций по сгруппированным полям, страница используются для фильтрации данных.

7. На четвертом шаге выбирают место хранения сводной таблицы на новом или существующем листе.

8. В автофильтре области макета Страница выбирают значение отбора

9. Для изменения функции подсчета данных нужно на панели инструментов Сводная таблица щелкнуть по кнопке Поле сводной таблицы, в списке функций: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Дисперсия на окне диалога выбрать имя функции.

Создание отчета Microsoft Access на основе списка из Microsoft Excel

Для создания отчета Microsoft Access необходимо наличие на компьютере Microsoft Access. Если команда Отчет Access отсутствует в меню Данные Microsoft Excel, в системе следует установить программу AccessLinks. Для получения дополнительных сведений нажмите .

1. Выберите команду Отчет Access в меню Данные.

2. Если Microsoft Excel сообщит о необходимости сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить ., а затем снова выберите команду Отчет Access в меню Данные.

3. Чтобы создать отчет в новой базе данных Access, выберите параметр В новой базе данных. Чтобы создать отчет в существующей базе данных Access, нажмите кнопку Открыть, а затем введите полный путь до базы данных в поле под кнопкой В имеющейся базе данных. Для поиска файла воспользуйтесь кнопкой Обзор.

4. Нажмите кнопку OK, а затем следуйте инструкциям мастера отчетов Microsoft Access.

После запуска мастера отчетов Microsoft Access на листе справа от списка будет размещена кнопка для просмотра отчета MS Access, которая затем может быть использована для обновления отчета. Для получения дополнительных сведений об отчетах и мастере отчетов Microsoft Access, обратитесь к справочной системе Microsoft Access.

Основные понятия теории баз данных

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных средств, необходимых для создания баз данных, пополнения и организации поиска в них необходимой информации.

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Структурными элементами базы данных являются - поле, запись, файл базы данных.

Поле - элементарная единица логической организации данных.

Поле имеет следующие характеристики:

• Имя

• Тип

• Длину

• Точность (для числовых данных).

Запись - совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи - отдельная запись, содержащая конкретные значения ее полей. Каждая из записей имеет свой уникальный ключ.

Файл базы данных - совокупность экземпляров записей одной структуры.