Формы субд ms access

Форма представляет собой электронный бланк, предназначенный для ввода, редактирования и просмотра данных в визуальной форме на экране монитора. Данные вводимые в формы автоматически помещаются в таблицы базы данных на хранение. Визуальные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, чтобы уменьшить количество ошибок при вводе и снизить утомляемость наборщиков данных.

Формы СУБД Microsoft Access представляют совокупность различных визуальных и невизуальных элементов управления, определяющих внешний вид формы, который называется интерфейсом. Формы пользователь может создавать вручную Конструктором или автоматически с помощью Мастера форм. Автоматические средства Microsoft Access позволяют пользователям быстро создавать сложные формы без использования программирования.

СУБД Microsoft Access использует для создания форм два автоматических способа: Автоформы и Мастер форм. Автоформы – простой вид автоматических форм стандартных форматов: в столбец, ленточная и табличная. Мастер автоматически создает формы последовательно в пошаговом режиме диалога 4 этапа.

Создание формы Microsoft Access заключается в переходе на вкладку Формы, затем нужно щелкнуть по кнопке Создать. Загрузится окно Новая форма, в котором выбирают из списка способ создания формы:

• Конструктор - универсальный ручной метод создания форм с использованием визуального интерфейса графических редакторов, нужно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип, настроить свойства и создать вычисляемые поля, кнопки, диаграммы, изображения;

• Мастер форм – подпрограмма, предназначенная для ускорение и автоматизации разработки структуры формы в режиме диалога с пользователем реализованных, в которых пользователь выбирает таблицы, добавляет поля, внешний вид, заливку фона и имя новой формы;

• Автоформа: в столбец – форма, все поля которой выстроены в один столбец;

• Автоформа: ленточная – форма, каждая запись которой занимает отдельную строку – «ленту»;

• Автоформа: табличная – обычная таблица, которая имеет статус формы;

• Диаграмма – форма, в которой строится диаграмма с помощью Мастера диаграмм, состоящего из 4 шагов;

• Сводная таблица – форма, которая содержит сводную таблицу MS Excel.

В диалоговом окне Новая форма нужно выбрать в качестве источника для формы какую-либо таблицу или запрос.

Автоформу создают двойным щелчком в списке выбора вида автоформы: табличная, ленточная или в столбец.

Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, как на предшествующей иллюстрации, или она может быть выведена как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, подчиненную форму, выводящую данные о заказах и другую подчиненную форму, которая отображает то, что заказано.

При создании подчиненной формы пользователь имеет возможность указать ее отображение в следующих режимах: только в режиме таблицы, только как простая или ленточная форма в режиме формы или в любом виде. Подчиненные формы, отображаемые как простые или ленточные формы, могут быть простыми или иметь достаточно сложную структуру, в том числе включать заголовки, области примечаний и т.д.

В окне базы данных выберите вкладку Формы. Нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. Нажмите кнопку OK.

Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически. Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Подчиненная форма обычно используется для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, таблица «Типы» и таблица «Товары» связаны отношением «один-ко-многим». Каждый тип товаров состоит из нескольких товаров.

При создании формы и подчиненной формы, базирующихся на таблицах, связанных отношением «один-ко-многим», главная форма представляет сторону «один» отношения, а подчиненная форма представляет сторону «многие». Главная форма синхронизируется с подчиненной формой таким образом, что в подчиненной форме выводятся только записи, связанные с записью в главной форме. Если подчиненная форма создается с помощью мастера или путем перемещения формы или таблицы с помощью мыши из окна базы данных в другую форму, главная форма автоматически синхронизируется с подчиненной формой при соблюдении двух следующих условий:

• Выбранные таблицы связаны отношением, представленным в окне Схема данных. Обычно это отношение «один-ко-многим». При выборе запроса или запросов форма и подчиненная форма автоматически синхронизируются, если этим условиям удовлетворяют базовые таблицы запроса или запросов. Например, запрос, базирующийся на одной таблице, можно использовать для вычисления значения поля. Если эта базовая таблица правильно связана с другой базовой таблицей или запросом, форма и подчиненная форма синхронизируются автоматически.

• Главная форма базируется на таблице с ключом, а подчиненная форма базируется на таблице, содержащей поле с тем же именем, что и ключевое поле, и с тем же или совместимым типом данных. Например, если ключевое поле главной формы имеет тип «Счетчик», а в свойстве Размер поля задан размер длинное целое, то соответствующее поле в подчиненной форме должно иметь тип Числовой и указанный в свойстве Размер поля размер длинное целое. Если выбран запрос или запросы, то удовлетворять этим условиям должны базовые таблицы для запроса или запросов.

Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением один ко многим.