Форматирование абзаца

Текст документа состоит из абзацев, фрагментов текста, которые заканчиваются нажатием клавиши <Enter>. При этом в тексте вставляется спецсимвол - . Удаление данного символа обеспечивает слияние абзацев, причем объединенный абзац получает форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически, для получения новой строки в пределах одного абзаца нажимаются клавиши <Shift>+ <Enter>.

Формат абзацев устанавливается командой ФОРМАТ, Абзац, которая вызывает диалоговое окно <<Абзац>>, содержащее вкладки Отступы и интервалы, Положение на странице.

На вкладке Отступы и интервалы задаются:

• границы абзацев (отступов) слева и справа от края печатного листа(допускаются отрицательные значения отступов - текст расположен на полях);

• межстрочечный и межабзацный интервалы;

• смещение текста абзаца относительно его ширины по центру, влево, вправо, по ширине;

• вид первой строки абзаца ( "красная"(отступ) - отступ вправо, "висячая" (выступ) - отступ влево, нет);

Вкладка Положение на странице определяет правила разбиения строк абзаца на страницы:

• контроль висячей строки - нельзя печатать одну первую или последнюю строку абзаца на другой странице ( можно не менее 2 строк);

• абзац целиком на одной странице;

• вместе со следующим абзацем - текущий и следующий абзацы печатаются на одной страницы;

• наверху страницы - перед текущим абзацем вставляется разделитель страниц;

• подавить нумерацию строк абзаца;

• без переноса слов - автоматический перенос слов в абзаце не выполняется.

• Форматирование абзацев может выполняться и с помощью панели инструментов Форматирование, которая содержит необходимые кнопки для скоростной настройки абзацев:

• выровнять влево;

• выровнять по центру;

• выровнять вправо;

• выровнять по ширине.

• Все прочие установки формата абзаца выполняются в диалогом окне <<Абзац>>.

Обрамление и заполнение

Для красочности и выразительности текста используются различные способы оформления абзацев текста ( обрамление, заливка, подчеркивание. Изменение цвета и узора фона и т.п.)

Команда ФОРМАТ, Обрамление и заливка вызывает диалоговое окно настройки. На вкладке Обрамление выбираются:

• тип обрамление;

• схема его размещения в абзаце;

• цвет и стиль используемой линии;

• величина отступа от текста.

На вкладке Заполнение задаются тип узора, его цвет и цвет фона.

Изменение регистра для выделенного фрагмента текста

Регистровое форматирование обеспечивает следующие виды преобразований выделенного фрагмента текста с помощью команды ФОРМАТ, Регистр:

• Как в предложениях — первая буква первого слова представляется как прописная;

• нижний регистр — все буквы выделенного текста строчные;

• ВЕРХНИЙ РЕГИСТР — все буквы выделенного текста прописные;

• Как В Заголовках — первая буква каждого выделенного слова прописная;

• пЕРЕКЛЮЧИТЬ рЕГИСТР — замена в выделенном тексте прописных букв на строчные и строчных на прописные

Табличный процессор ms Excel

Табличный процессор (ТП) MS Excel - прикладной пакет программ (ППП), предназначенный для создания, управления, редактирования и форматирования электронных таблиц (ЭТ), вычислений над большими массивами разнотипных данных с использованием динамических полей, которые автоматически пересчитывают свои значения по формулам при изменении исходных данных, и представление числовых данных в графической форме диаграмм и графиков.

Электронные таблицы (ЭТ) MS Excel представляет собой двухмерный массив - матрицу, образованную 256 столбцами и 16384 строкам. Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводятся разнотипные данные: текст, числа, дату, время, логические выражения или формулы. Максимальная длина ячейки 255 знаков (байтов). Столбцы MS Excel именованы латинскими буквами A…Z, а строки - нумерованы начиная с 1.

Рабочая книга - наиболее распространенный способ хранения информации в среде MS Excel в виде файла с расширением .XLS Для создания рабочей книги используется команда Файл, Создать или кнопка Создать Рабочую Книгу. Структура рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задается по умолчанию, ТП MS Excel создает файлы, которые называются рабочими книгами, имеющими расширение XLS. Рабочая книга Excel - совокупность листов ЭТ, диаграмм, сценариев, решений.

Для новой книги стандартные установки определяются командой СЕРВИС, Параметры, вкладка Основные.

На вкладке Основные с помощью параметров можно задать:

• число листов в новой рабочей книге;

• шрифтовое оформление данных рабочей книги(стандартный шрифт и размер);

• имя каталога для сохранения новых книг ( каталог по умолчанию);

• На вкладке Основные с помощью флажков указываются:

• стиль ссылок: А1 ( имя столбца, номер строки) или R1C1 ( адрес клетки - номер строки и номер столбца);

• список последних файлов , с которыми работали в предыдущих сеансах;

• меню - вывод меню команд;

• надо ли запрашивать перед очередным сохранением рабочей книги Сводку (тематическое назначение рабочей книги, ключевые слова, автора, комментарии);

• надо ли Игнорировать другие приложения, т.е. для игнорирования запросов с использованием Динамического Обмена Данными (DDE) из других приложений;

• надо ли при работе с рабочей книгой использовать Мастер подсказок.

Назначение других вкладок команды СЕРВИС, Параметры:

• вкладка Вид - внешний вид экрана для изображения таблиц.

• Вкладка Вычисления управляет порядком вычисления формул;

• вкладка Правка - обеспечивает контроль ввода и редактирования , копирования и перемещения данных( редактировать прямо в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания) и др.

ЭТ MS Excel характеризуются 2 свойствами: дискретностью и адресуемостью. Под дискретностью понимают, что ЭТ состоят из ячеек(клеток), а под адресуемостью понимают, что каждая ячейка имеет уникальное имя - адрес, который однозначно определяет месторасположение данных в ЭТ.. Адрес ячейки образован именем столбца и номером строки. Например, K25 - это ячейка, расположенная на пересечении столбца K и 25 строки.

Блок - прямоугольная область смежных или несмежных , расположенных в разных местах ячеек. Диапазон ячеек определяет массив ЭТ именем левой верхней ячейки и именем правой нижней ячейки разделенных знаком : Часто в операциях обработки используются не отдельная ячейка, а блок ячеек. Для выделения блока смежных ячеек необходимо предварительно нажать и держать клавишу <<Ctrl>> во время выделения необходимой области

Формулы MS Excel представляют совокупность констант, переменных, функций, соединенных операциями + ,- ,* , / ,^ , < , >, = , >= , <= , <> , И , ИЛИ , НЕ. Круглые скобки определяют приоритет исполнения операций. Ссылки являются именованными константами или переменными. Признаком ввода формулы является знак = , который вводится или вызывается щелчком по кнопке в строке формул.

Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Числа включают цифры и символы-разделители; десятичная запятая, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение (р или $). Текст - это последовательность букв, цифр, специальных символов. Переменные называются ссылками.

Копирование данных и формул в диапазоны смежных ячеек выполняется Маркером автозаполнения, который находится в нижнем правом углу курсора Excel и изображается в виде квадратика. Курсора Excel отображается в виде рамки вокруг текущей ячейки или выделенного диапазона ячеек.

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой ФОРМАТ, Ячейки или командой динамического меню Формат ячеек. Эти команды имеют несколько вкладок:

• в кладка Число - выбирает категории значений в ячейке и задание кодов формата, в том числе создание пользовательских форматов;

• вкладка Выравнивание - определяет способ выравнивания значений ячейки по горизонтали и вертикали, ориентацию текста - горизонтальное, вертикальное, сверху вниз, снизу вверх, перенос по словам длинных строк текста внутри ячейки

• вкладка Шрифт - изменяет шрифт, стиль, размер. Цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках.

• вкладка Рамка - создает рамки и линии вокруг ячейки(обрамление)

• вкладка Вид - позволяет задать закраску ячейки(цвет и узор)

• вкладка Защита - управляет скрытием формул и блокировкой ячеек(запрет редактирования данных ячеек. Предварительно следует выполнить защиту на уровне листа или всей книги с помощью команды СЕРВИС, Защита.

Формулы MS Excel представляют совокупность констант, переменных, функций, соединенных операциями + ,- ,* , / ,^ , < , >, = , >= , <= , <> , И , ИЛИ , НЕ. Круглые скобки определяют приоритет исполнения операций. Ссылки являются именованными константами или переменными. Признаком ввода формулы является знак = , который вводится или вызывается щелчком по кнопке в строке формул.

Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Числа включают цифры и символы-разделители; десятичная запятая, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение (р или $). Текст - это последовательность букв, цифр, специальных символов. Переменные называются ссылками.

В MS Excel используется относительная, абсолютная и смешанная адресация ячеек, которые используется для ссылок в формулах. Ссылка - идентификатор ячейки, определяющий значения данных, которые используются в вычислениях MS Excel.

При относительной адресации в формулах Excel запоминается расположение данных относительно текущей ячейки. При копировании и переносе формул относительные ссылки автоматически изменяются, поэтому они являются переменными. Например, D254 , CA12:EN72

Если необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то нужно воспользоваться абсолютной адресацией., которая определяет месторасположение ячеек относительно начала листа ЭТ ячейки A1. Для её задания перед именем столбца и перед номером строки вводится символ $. При копировании и переносе формул абсолютные ссылки не изменяются, поэтому они являются константами. Например, $Z$36 , $AA$144:$CC$2400

При смешанной адресации символ $ ставится, только перед именем столбца или перед номером строки. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой остается постоянным. Например, $Q625 , W$255 , $IC8:$ID64, R$5000:V$10000

Мастер функций вызывается щелчком по кнопке на панели инструментов Стандартная. Мастер функций загружает окно диалога на 1 шаге которого выбирают из списков категорию и имя функции. На 2 шаге Мастер функций вводятся аргументы функции, которые отделяются друг от друга ; и могут быть константами, переменными, вложенными функциями, формулами.

В Microsoft Excel в качестве реляционной базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных. Столбцы списков становятся полями базы данных. Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.·Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, необходимо ввести данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями. На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно. Недопустимо форматирование объединением ячеек.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

Форма - это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.

Создание формы Excel

1. Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.

2. Выберите команду Форма в меню Данные.

3. Нажмите кнопку Добавить.

4. Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.

5. Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER.

По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке.

Порядок сортировки строк списков

Лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов.

1. Укажите любую ячейку в сортируемом списке.

2. Выберите команду Сортировка в меню Данные.

3. Укажите столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по. Чтобы отсортировать данные по более, чем трем столбцам одновременно, отсортируйте список сначала по трем наименее значимым столбцам. Например, если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется отсортировать по полям «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Имя» и «Отчество», выберите сначала «Имя» в поле Сортировать по, «Отчество» в поле Затем по и отсортируйте список. Затем выберите «Отдел» в поле Сортировать по, «Должность» в поле Затем по, «Фамилия» в поле В последнюю очередь, по и отсортируйте список.

4. Выберите другие параметры сортировки и нажмите кнопку OK.

5. Повторите шаги 2 - 4 для следующих более значимых столбцов.

Если сортировка ведется по нескольким столбцам, то строки с одинаковыми значениями в столбце, указанном в поле Сортировать по, сортируются в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь, по.

При сортировке строк, входящих в структуру, будут упорядочены группы самого верхнего (первого) уровня. Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Выделите ячейки в фильтруемом списке.

2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем команду Автофильтр.

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие. Чтобы получить более подробные сведения об отображении строк с использованием условий сравнения, нажмите .

Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора.

Порядок фильтрации расширенным фильтром:

1. Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов.

2. Вставьте скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора.

3. Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.

4. Укажите ячейку в списке.

5. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем команду Расширенный фильтр.

6. Чтобы посмотреть результат фильтрации, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.

7. Введите в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.