Тема 6. Основы операционных систем и сетей. Лекция №23. Access_ Поиск и отбор данных (2час) Тема Access_ Поиск и отбор данных

1. Цель. Ознакомление с командами поиска, фильтрации и сортировки. Применение и разработка фильтров для объектов ms Access. Простой поиск

Чтобы выполнить простой поиск по одному полю, сначала выделите его. Откройте окно диалога Поик в поле выполнив команду Правка |Найти, нажав на клавишу Ctrl+F или кнопку Найти на панели инструментов.

В поле ввода Образец указывается значение, которое Access должен найти. В образце поиска можно использовать подставочные символы. Символ * заменяет строку любой длины, а знак ? – один произвольный символ.

По умолчанию Access осуществляет поиск в текущем поле. Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, снимите флажок Только в текущем поле. Access просматривает весь набор записей таблицы, начиная с первой строки, если только вы не изменили значение параметра Просмотр, чтобы поиск осуществлялся вниз или вверх от текущей записи. Чтобы Access различал прописные и строчные буквы, установите флажок С учетом регистра. По умолчаню регистр не учитвается.

Установите флажок С учетом формата полей, если вы хотите искать данные в том виде, как они выводятся на экран, а не в том, в котором они хранятся.

Сортировка записей по одному полю

Существует несколько способов сортировки данных в режиме таблицы. Для ознакомления с возможностями сортировки откройте таблицу Клиенты в учебной приложении «Заказы» находящийся по адресу C:\Progran files\MS Office\Office\Sampales\Заказы и нажмите на панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию. Access сортирует записи и выведет их на экран в соответствии с алфавитным порядком значений выбранные поля. С помощью кнопки Сортировка по убыванию вы можете отсортировать строки в порядке убывания.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей или для сортировки записей. В Microsoft Access существуют фильтры три типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр Допустим, вы хотите отсортировать записи по полю Должность, затем Страна. Для этого нужно выполнить следующие действия:

1. Выберите команду Записи |Фильтр|Расширенный фильтр. Access откроет окно фильтра со списком полей таблицы Клиенты, расположенным в верхней части окна.

2. Access обычно помещает курсор в указанном месте, щелкните на этой ячейке.

3. Откройте список полей, нажав кнопку раскрытия списка (маленькая кнопка со стрелкой вниз) или клавишу Alt+. Выберите в списке поле Должность. Другой способ поместить это поле в первый столбец бланка фильтра – выделить Должность в списке полей таблицы товары в верхней части окна и перетащить его в первую ячейку строки Поле.

4. Щелкните на ячейке в строке Сортировка в этом же столбце бланка и выберите порядок сортировки По возрастанию в раскрывающемся списке.

5. Добавьте поле Страна в следующие столбцы бланка и выберите для них сортировку По возрастанию.

6. Чтобы увидеть отсортированную таблицу нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов или выберите команду Фильтр -|Применить фильтр.

Фильтр по выделенному.

В той же таблице выделите какую либо запись и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выберите команду Записи|Фильтр|Фильтр по ввыделенному. После окончания поска Access выведет набор записей с этим словом. К отобранным данным можно применить новый фильтр.