Ecm: информация и процессы
Управление информационными ресурсами - насущная необходимость для предприятий, переходящих от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной.
Управление информационными ресурсами становится насущной необходимостью для предприятий, переходящих от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной. Это связано с кардинальными изменениями внешней среды, которая стала гораздо более динамичной и конкурентной.
Деятельность предприятий всех отраслей сегодня сильно зависит от функционирования их информационных систем, однако поскольку такие системы развивались годами, то заложенные в них концепции и бизнес-логика не всегда отвечают современным требованиям. Но драматизм ситуации даже не в этом. Изменения становятся нормой, и предприятиям требуется уже не просто самая современная и продвинутая система, а нужна система, которая поспевала бы за изменениями и могла быстро перенастраиваться. Для управления информационными ресурсами требуется система класса Enterprise Content Management (ECM).
В принципе, движение от жесткой системы к гибкой — универсальный закон развития систем. Точно так в свое время станки с ЧПУ вытеснили токарные станки-автоматы. И те, и другие могли производить изделия одинаковой сложности и качества, однако вторые умели точить только деталь одного типа, а когда конструкция менялась, станок выбрасывали. А для станка с ЧПУ требовалось разработать новую программу. И хотя они стоили значительно дороже, их совокупная стоимость владения была ниже. Первейшее требование к современной информационной системе предприятия — гибкость и быстрая перенастройка. Вот тут на сцену и выходит концепция ECM, объединяющая два ключевых средства, необходимых для построения адаптируемой информационной системы: BPM (Business Process Management — «управление бизнес-процессами») и IDM (Integrated Document Management — «интегрированное управление документами»).
Согласно определению AIIM, профессиональной организации в области управления информацией, Enterprise Content Management, или управление информационными ресурсами предприятия — это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, Web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержке полного жизненного цикла информации (рис. 1).
Рис. 1. Жизненный цикл корпоративной информации
ECM — не только технология. Это также и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией полностью автоматизировать нельзя — в нем всегда подразумевается участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она ни была. Следовательно, ECM — это еще и стратегия управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.
Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет быстро осуществить сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации. Конечно, программисты также могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс и человека. Каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения регламента, а руководители имеют возможность контролировать ситуацию. Однако мало только дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений. Более того, зачастую недостаточно только оперативной информации, например, по конкретному заказу — требуется доступ к информационному хранилищу, чтобы, например, просмотреть документы по прошлым заказам, переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам понадобятся в конкретный момент; их нельзя просто прикрепить к заданию и доставить сразу весь пакет. Вот почему вместе со средствами автоматизации бизнес-процессов активно используются системы управления документами и другие компоненты общего ECM-решения (рис. 2).
Рис. 2. Структура систем ECM