ECM - Enterprise Content Management

Содержание

ECM - Enterprise Content Management 1

Возможности ECM-систем 2

Чем СЭД отличается от ECM 2

Свободные распространяемые ECM: 3

Что потребует управление документами в соответствии с концепцией ECM? 5

Что потребует управление образами документов? 5

Что потребует управление записями? 5

Что потребует управление потоками работ? 5

Что потребует управление информацией на Web-сайтах? 6

Что требуется для системы совместной работы? 6

Что потребуется для управления знаниями? 6

Сервисы интеграции систем 6

Необходимость разработки стратегии управления информацией 7

Что такое ECM 2.0 и ECM 3.0 7

ECM 2.0 как пособие по трансформации бизнеса: конкретные решения для конкретных бизнес-задач 9

Что же принесла в ECM эпоха Web 2.0? Вот некоторые примеры из книги OpenText об ECM 2.0. 9

ECM: информация и процессы 11

Компоненты ECM-решения 13

Обзор систем электронного документооборота (СЭД) 17

ECM - Enterprise Content Management

ERP (англ. ERP – Система планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и охватывают ключевые процессы деятельности компании, интегрируя все ее подразделения в единую систему. Главный «ингредиент» всех ERP-систем – унифицированная база данных, хранилище всех сведений и показателей из различных системных модулей. Многие считают, что в понятие ERP входит функционал MRP I и МRP II, плюс обработка финансов, кредиторка\дебиторка, денежные потоки.

Enterprise Content Management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия, управление корпоративной информацией, управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД.

Система ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, web-страницы, видео, аудиофайлы. Flash-анимация, словом всё многообразие контента (КОНТЕНТ — информационно значимое наполнение Интернета — тексты, графика, мультимедиа; существенными параметрами контента являются его объем, актуальность и релевантность.), необходимого для эффективного ведения бизнеса.

Основная задача системы ECM — это поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность.

Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота - возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио и видео файлами, web-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами.

Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы обладают средствами потоковой загрузки контента, управления web-сайтами, правами доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможности разграничения прав доступа к данным позволяют ECM-системам соответствовать одному из наиболее важных требований безопасности использования контента в госструктурах, зачастую содержащего персональную или секретную информацию.

Возможности ecm-систем

Условно к ECM относятся системы, поддерживающие хотя бы 3 из 6 функций:

• Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т. д.);

• Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;

• Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;

• Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

• Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

• Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом (например, WEB или интранет) и взаимодействием пользователей для этих задач.

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации. Однако, в ряде случаев ECM-система может не иметь решающих преимуществ в использовании перед «чистым» электронным архивом или workflow системой. Выбор СЭД должен определяться стоящими перед организацией задачами, ее структурой, готовностью ИТ-решений и многими другими факторами.

Чем сэд отличается от ecm

Основная единица, с которой работает СЭД (система электронного документооборота) – это документ, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

Как правило, ECM включает модули:

• управление документами - экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

• управление образами документов (Document Imaging) - сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов;

• управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

• управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов;

• управление web-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

• управление (мульти) медиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др.;

• управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений;

• документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) - управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Официальное определение ECM-систем звучит так: стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД происходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM. Но следует помнить: в исключительно ECM-системах модуля автоматизации работы канцелярии нет, а это наиболее востребованный среди российских служб ДОУ модуль (хотя такой модуль можно сделать под заказ).