Задание 1. Создание делового письма

Запустите текстовый процессор Word.

Создайте новый документ (Файл /Создать/Новый документ) и скопируйте в него Приложение 1.

По образцу Приложения 1 составьте письмо-просьбу (направляется директору конкретного предприятия от имени директора ЗАО “Восход”) со следующим текстом

В рамках соглашения о совместной деятельности, прошу оказать содействие в организации производственной практики для слушателей “Курсов повышения квалификации работников управленческого аппарата” на период с 01.04.2004 по 01.07.2004.

Сохраните созданный документ в своей папке под именем Письмо-просьба.doc

По образцу Приложения 1 составьте письмо-благодарность (направляется директору конкретного предприятия от имени директора ЗАО “Восход”), в котором выражается благодарность за организацию бизнес- круиза по странам Юго-Восточной Азии. Подчеркните свою заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с фирмой.

Сохраните созданный документ в своей папке под именем Письмо-благодарность.doc

По образцу Приложения 1 составьте письмо-отказ (направляется конкретному адресату) в связи с невозможностью удовлетворить его просьбу о трудоустройстве (причину придумайте самостоятельно).

Сохраните созданный документ в своей папке под именем Письмо-отказ.doc

Остальные реквизиты писем укажите самостоятельно по аналогии с Приложением 1

Задание 2. Работа с реквизитами документов

Создайте новый документ на основе шаблона Обычный и скопируйте в него из файла Лаб_2_ОТ.doc образцы писем:

• Приложение 4. Образец сопроводительного письма;

• Приложение 5. Образец рекомендательного письма.

Сохраните документ в своей папке в виде файла Письма.doc.

Ознакомьтесь с содержанием писем.

Введите команду СЕРВИС/Исправления/Выделить исправления/Записывать исправления.

Найдите в каждом документе его реквизиты и проставьте рядом с ними соответствующие этим реквизитам номера (Приложение 2).

Проверьте правильность расположения используемых в документе реквизитов и при необходимости исправьте их расположение, отформатировав письма в соответствии с требованиями стандартов (Приложение 3).

Сохраните документ вместе с внесенными исправлениями.

Задание 3. Создание бланка организации

Создайте новый документ и сохраните его под именем Бланк.doc.

В документе Бланк.doc создайте бланк МИЭТ, удовлетворяющий требованиям российских стандартов. Образцы герба РФ приведены в приложении 7, а образец бланка – в приложении 8.

Сохраните документ в своей папке в виде шаблона Бланк.dot.

Задание 4. Создание гарантийного письма

На основе образцов, приведенных в приложении 8 и приложении 9, создайте Гарантийное письмо и сохраните его под именем Гарантийное письмо.doc

Задание 5. Исправление ошибок при оформлении реквизитов

Создайте новый документ и сохраните его под именем Ошибки.doc.

В документ скопируйте текст Приложения 6 Примеры неправильного оформления реквизитов. Образец объяснительной записки представлен в приложении 10.

Исправьте ошибки в оформлении реквизитов. Сохраните документ.

Предъявите преподавателю результаты работы:

• содержимое файлов документов: Письмо-просьба.doc, Письмо-благодарность.doc, Письмо-отказ.doc, Бланк.dot, Письма.doc, Гарантийное письмо.doc и Ошибки.doc.

Завершите работу.

Контрольные вопросы

1. Какую роль играют реквизиты при оформлении деловых документов.

2. Приведите примеры простых и сложных реквизитов.

3. Какие существуют способы расположения реквизитов на бланке.

4. На документах каких организаций и учреждений ставится Государственный герб Российской Федерации.

5. В каком случае на бланке предприятия не воспроизводят эмблему.

6. С какой целью на бланках организации проставляют код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

7. Какие составляющие включаются в реквизит Справочные данные об организации.

8. Сформулируйте правила проставления реквизита Дата для различных видов документов.

9. В чем отличия реквизита Адресат при направлении документов в адрес организаций или конкретным должностным лицам.

10. Укажите основные способы утверждения документа.

11. Назовите правила составления и формы изложения текста документа.

12. В каких случаях используются реквизиты Гриф согласования документа и Визы согласования документа.

13. Как оформляется реквизит Отметка о заверении копии.

14. Какую роль играют письма в деловой жизни современного предприятия.

15. Укажите основные реквизиты, используемые в деловых письмах.

16. Какие требования предъявляются к тексту письма.