Тема 5. Субд Access

Теоретична частина

1. База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. В реальному розумінні база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД має такі етапи:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури i даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, dBase-системи та iншi. Вони називаються системами управління базами даних (СУБД).

2.

Створення бази даних без використання шаблону

Якщо не слід використовувати шаблон, можна створити базу даних за допомогою власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів бази даних. Зазвичай потрібно виконати одну або обидві наведені нижче дії:

• Введення, вставлення або імпортування даних до таблиці, створюваної під час створення нової бази даних, і повторне виконання процесу з новими таблицями, які створюються за допомогою команди Таблиця на вкладці Створення.

• Імпортування даних з інших джерел і створення нових таблиць під час виконання цього процесу.

Для отримання додаткових відомостей про планування та створення бази даних або створення зв’язків, форм, звітів або запитів перейдіть за посиланнями в розділі Див. також цієї статті.

Створення пустої бази даних

1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних виберіть пункт Пуста база даних.

2. В області Пуста база даних введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, застосунок Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, вказане за промовчанням, виберіть елемент Пошук розташування для бази даних (поруч із полем Ім’я файлу), перейдіть до нового розташування та натисніть кнопку ОК.

3. Натисніть кнопку Створити.

Застосунок Access створює базу даних із пустою таблицею з іменем «Таблиця1», а потім відкриває цю таблицю в поданні таблиці. Курсор розташовано в першій пустій клітинці у стовпці Додати нове поле.

4. Щоб додати дані, введіть або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

Введення даних у поданні таблиці подібне до роботи з аркушем Microsoft Office Excel 2007 - Українська версія. Структура таблиці створюється під час введення даних — під час додавання нового стовпця до таблиці визначається нове поле. Тип даних кожного поля визначається автоматично на основі введених даних.

Якщо наразі не потрібно вводити дані в «Таблиці1», натисніть кнопку Закрити. Якщо до таблиці внесено будь-які зміни, буде запропоновано зберегти їх. Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни або кнопку Ні, щоб скасувати їх або натисніть кнопку Скасувати, щоб залишити таблицю відкритою.

 Увага!   Якщо закрити таблицю без збереження, її буде видалено, навіть якщо вона містить дані.

Додавання таблиці

За допомогою елементів у групі Таблиці на вкладці Створити можна додати нові таблиці до наявної бази даних.

Створення таблиці за допомогою подання таблиці     У поданні таблиці можна відразу вводити дані й автоматично створювати структуру таблиці. Імена полів позначаються цифрами («Поле1», «Поле2» тощо), і застосунок Access автоматично встановлює кожний тип даних поля на основі введених даних.

1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Таблиця.

Застосунок Access створює таблицю та вибирає першу пусту клітинку у стовпці Додати нове поле.

 Примітка   Якщо стовпець Додати нове поле не відображається, можливо, відкрито подання конструктора, а не таблиці. Щоб перейти до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів. Буде запропоновано зберегти нову таблицю, а потім виконано перехід до подання таблиці.

2. На вкладці Таблиця даних у групі Поля та стовпці клацніть елемент Нове поле.

Access відображає область Шаблони полів, яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо двічі клацнути одне з цих полів або перетягнути його до таблиці даних, Access додає поле з цим іменем і настроює відповідні значення властивостей поля цього типу. За потреби можна змінити ці властивості пізніше. У разі перетягування поля його потрібно розташувати в області таблиці, що містить дані. Відображається вертикальний рядок вставлення, який показує, де потрібно розташувати поле.

3. Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

4. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

Рекомендовано надавати кожному полю зрозуміле ім’я, щоб під час відображення поля в області Список полів можна було визначити його вміст.

5. Для переміщення стовпця клацніть його заголовок, що вибрати стовпець, і перетягніть стовпець до потрібного розташування.

Можна також вибрати кілька пов’язаних стовпців і перетягнути їх усіх до нового розташування. Щоб вибрати кілька пов’язаних стовпців, клацніть заголовок першого стовпця, й утримуючи клавішу SHIFT, клацніть заголовок останнього стовпця.

Створення таблиці в поданні конструктора     У поданні конструктора спочатку слід створити структуру нової таблиці. Після чого слід перейти до подання таблиці для введення даних або використати інші способи введення даних, наприклад, вставлення або імпортування.

1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Конструктор таблиць.

2. Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.

 Примітка   Якщо стовпці Ім’я поля та Тип даних не відображаються, можливо, відкрито подання таблиці, а не конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Вам буде запропоновано ввести ім’я нової таблиці, а потім буде виконано перехід до подання конструктора.

3. За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці Опис. Опис відображається в рядку стану, якщо курсор розташовано в цьому полі в поданні таблиці. Опис також використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування форми або звіту, створюваних за допомогою перетягування поля з області Список полів, а також для всіх елементів керування, створюваних для поля під час використання майстра форм або майстра звітів.

4. Після додавання всіх полів збережіть таблицю:

• Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

5. Можна почати вводити дані в таблиці в будь-який час, перейшовши до подання таблиці й натиснувши першу пусту клітинку. Можна також вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

Створення бази даних за допомогою шаблону    Застосунок Access містить шаблони для поширених типів таблиць. За допомогою одного натискання кнопки миші можна створити повну структуру таблиці з настроєними та готовими до використання полями. Якщо потрібно, пізніше можна додати або видалити поля, щоб таблиця відповідала вашим потребам.

1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Шаблони таблиць, а потім виберіть у списку один з доступних шаблонів.

2. Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

• Щоб видалити стовпець    

Натисніть заголовок стовпця правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити стовпець.

• Щоб додати новий стовпець    

На вкладці Таблиця даних у групі Поля та стовпці клацніть елемент Нове поле.

Access відображає область Шаблони полів, яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо двічі клацнути одне з цих полів або перетягнути його до таблиці даних, Access додає поле з цим іменем і настроює відповідні значення властивостей поля цього типу. За потреби можна змінити ці властивості пізніше. У разі перетягування поля його потрібно розташувати в області таблиці, що містить дані. Відображається вертикальний рядок вставлення, який показує, де потрібно розташувати поле.

3. Збереження таблиці:

• Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

Настроювання властивостей поля в поданні конструктора    Незалежно від способу створення таблиці рекомендовано перевіряти й настроювати властивості полів. Це можна зробити лише в поданні конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, виберіть поле в сітці конструктора. Властивості відображаються під сіткою конструктора в розділі Властивості поля.

Щоб переглянути опис властивості кожного поля, виберіть властивість і прочитайте опис у полі поруч зі списком властивостей у розділі Властивості поля. Для отримання додаткової інформації натисніть клавішу F1.

У наведеній нижче таблиці описано кілька властивостей полів, які найчастіше настроюються.

Властивість	Опис
Розмір поля	Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість — 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне тощо). Для ефективнішого збереження даних рекомендовано вказати найменший обсяг простору, потрібний для даних. Це значення пізніше можна збільшити.
Формат	Ця властивість установлює відображення даних. Вона не впливає на дані, які зберігаються в полі. Можна вибрати попередньо визначений формат або ввести настроюваний формат.
Маска вводу	Ця властивість використовується для визначення шаблону для всіх даних, які вводитимуться в цьому полі. Це забезпечує правильне введення всіх даних, які містять потрібну кількість символів. Для отримання додаткових відомостей про створення маски вводу натисніть кнопку у правій частині поля властивостей.
Значення за промовчанням	Ця властивість використовується для визначення значення за промовчанням, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, якщо до поля «Дата й час» потрібно додавати дату додавання запису, можна ввести Date() як значення за промовчанням.
Обов’язково	Ця властивість визначає, чи значення в цьому полі є обов’язковим. Якщо встановити для цієї властивості значення Так, Access забороняє додавати новий запис, доки для цього поля не буде введено значення.

3. Незважаючи на те, що для введення даних, особливо в бази даних Access із кількома користувачами, найкраще використовувати форми, дані можна безпосередньо вводити й редагувати в таблиці.

Тип даних, які користувач може вводити в таблицю, залежить від наведених нижче аспектів.

* За промовчанням поля в таблиці містять певний тип даних Тип даних поля. Характеристика поля, яка визначає, які дані можуть зберігатися в ньому. Наприклад, поле з текстовим типом даних може містити як текст, так і числа, а поле з числовим типом даних — лише числові дані., наприклад текст або числа. Слід вводити той тип даних, який приймає відповідне поле. В іншому разі, відображається повідомлення про помилку.

* Якщо до поля застосовано маску вводу Маска вводу. Формат, який складається з літеральних символів (таких як дужки, крапки або дефіси) і спеціальних символів маски, що вказують, на яких позиціях, в якій кількості та якого типу дані можна вводити., може бути потрібно вводити дані в певному форматі.

* За винятком вкладень і багатозначних списків, у більшість полів можна вводити лише один тип даних. Якщо невідомо, чи може поле містити вкладення, перегляньте його властивості. Якщо поле – багатозначний список, Access відображає прапорець поруч із кожним елементом списку.

Перегляд даних.

Перегляд даних та переміщення в формі аналогічні переміщенню по таблиці, проте існують деякі відмінності (пов’язані з конструкцією форми), які визначають спосіб роботи з даними в формі. Прикладом служить форма ТИПЫ бази даних Борей.

Щоб відкрити форму ТИПЫ спочатку потрібно відкрити базу даних Борей, потім натиснути на вкладинку Форма у вікні бази даних. У списку, який з’явиться, вибрати форму ТИПЫ і натиснути на кнопку Открыть, щоб побачити форму.

Переміщення по формі.

Спосіб переміщення частіше залежить від структури форми. Наприклад, в формі ТИПЫ є підлегла форма. Щоб перейти від форми до підлеглої форми і назад слід користуватися комбінаціями клавіш Ctrl + Tab i Ctrl + Shift + Tab.

Підлегла форма представлена у вигляді таблиці, тому по ній можна переміщуватись, як по таблиці. Вікно цієї підлеглої форми досить широке для того, щоб вивести всі поля таблиці. Якщо всі поля не вміщуються у вікні, в нижній частині вікна підлеглої форми з’являється смуга прокрутки для переміщення вліво і вправо. Аналогічно вертикальна смуга прокрутки дозволяє переміщуватись по таблиці вверх і вниз. Цю підлеглу форму можна вивести в двох режимах перегляду – в режимі таблиці (її поточний стан) та в режимі форми. Якщо потрібно побачити підлеглу форму в режимі форми, потрібно натиснути на будь-яке поле таблиці підлеглої форми (щоб підлеглій формі було передано фокус), а потім відкрити меню ВИД. У цьому випадку команда ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА буде відмічена. Ця команда є перемикачем. Якщо виконати команду ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА, вигляд підлеглої форми зміниться . Для відновлення попереднього вигляду знову потрібно вибрати команду ВИД – ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА (вона тепер не відмічена).

В формі ТИПЫ можна переглядати різні записи користуючись одним з двох полів номера запису. Щоб змінити категорію товару, потрібно користуватись полем номера запису основної форми, щоб переглідати різні товари в рамках однієї категорії потрібно користуватись полем номера запису підлеглої форми.

Щоб перейти до першого, останнього, наступного або попереднього запису в основній чи підлеглій формі, можна також скористатися командою ЗАПИСИ – ПЕРЕЙТИ. Можна виділити будь-яке поле, натиснувши всередині цього поля. Щоб скористатися командою ПЕРЕЙТИ, потрібно спочатку перейти до форми чи підлеглої форми, в залежності від того, по якому набору записів потрібно переміщуватися.