Глава III. Практическая реализация

Процесс оценки эффективности системы документооборота организации требует от исследователей определенной подготовки, которая носит название «Предпроектное обследование предприятия» и которую можно разбить на следующие этапы:

1. Общее обследование предприятия. Для составления наиболее полной картины о процессе функционирования организации принято использовать следующие методы:

1. Анкетирование сотрудников;

2. Сбор документации;

3. Интервьюирование сотрудников.

1. Информационное обследование предприятия. Для выделения основных проблемных аспектов и направлений совершенствования рекомендуется проводить работы в следующем порядке:

   1. Общее информационное обследование объекта;

   2. Исследование информационных потоков;

   3. Выделение основных функциональных подсистем.

Далее, на основе полученных в результате предпроектного обследования организации данных и сконструированной модели бизнес-процессов организации, следует:

1. Провести непосредственную оценку системы документооборота с точки зрения эффективности ее функционирования в соответствии с предложенными в Глава II. Построение модели оценки эффективности системы документооборота (СД) критериями.

2. Используя полученную в результате проведения работы из предыдущего пункта данного списка информацию составить список рекомендаций по повышению эффективности работы системы документооборота да обследуемой организации.

1. Предпроектное обследование

Предпроектное обследования предприятия проводится специалистами-аналитиками с целью изучения деятельности организации и представления полученных данных в виде четко структурированной иерархии диаграмм, позволяющих упорядочить протекающие бизнес-процессы и потоки информации между подразделениями. Предпроектное обследование играет очень важную роль в процессе выработки рекомендация по оптимизации функциональной структуры компании и повышения эффективности ее работы.

1. Общее обследование

На данном этапе целью аналитиков является получение как можно более полной информации о деятельности организации.

Анкетирование

Начальный этап для составления самого общего представления о происходящих внутри организации процессах. Для этого составляются специальные анкеты, которые рассылаются сотрудникам после того, как будут утверждены руководителями подразделений. Пример такой анкеты приведен в Таблица 1 (в колонке «Ответ» светло-серым приведены примеры ответов на обозначенный в колонке «Вопрос» вопрос).

Вопрос	Ответ
Личные данные
Подразделение
Должность
ФИО
Телефон
Рабочая информация
ФИО руководителя подразделения
Контакты руководителя	<Телефон, e-mail и т.п.>
Основные функции подразделения	< Определение форм договорных отношений; подготовка проектов договоров и т.п.>
Формат исходящей из подразделения информации	<Письма, отчеты, договоры и т.п.>
Формат входящей в подразделение информации	<Письма, договоры, заявки, приказы, счета и т.п.>
Формат внутренней информации	<Приказы, трудовые договоры, служебные записки и т.п.>
Внешние контакты подразделения
Тип организации	<Банк/поставщик/заказчик и т.п.>
Формат передаваемой информации	<Письма, отчеты, договоры и т.п.>
Формат входящей информации	<Письма, договоры, заявки, приказы, счета и т.п.>
Архивирование
Тип архива	<Бумажный/электронный/композитный>
Сроки хранения документации
Личное мнение
Уровень удовлетворенности существующей системой документооборота	<По шкале от 1 до 10: 1 – абсолютно не удовлетворён; 10 – ничего бы не изменил>
Тип организации документооборота	<Традиционный/композитный/электронный>
Предложения по модификации существующей системы документооборота	<Необходимо введение/исключение из работы электронной системы; улучшение интерфейса электронной системы для более комфортной работы и т.п.>
Верификация изложенных данных
Дата заполнения анкеты
Подпись/расшифровка подписи

Таблица 1. Пример анкеты