6. Выводы главы I

В первой главе данной работы были исследованы теоретические аспекты организации процесса документооборота и бизнес-процессов компании. Также была исследована структура процессов организации и на ее основе сделаны выводы о процессах, выполнение которых в первую очередь рекомендуются к реализации функциональными средствами электронных систем документооборота.

Важным итогом данного этапа исследования также является изучение современных компьютерных средств моделирования бизнес-процессов и их роль в решении проблем, связанных с системами документооборота.

Глава II. Построение модели оценки эффективности системы документооборота (сд)

1. Формальная модель сд

Для создания формальной модели документооборота необходимо исследование реального объекта для выявления сценариев его поведения и протоколов свойств, совокупность которых является интерфейсом с внешним миром. Общее множество установленных протоколов и выявленных сценариев образует правила. При задании формальной модели используется конечное количество правил, поэтому модель всегда проще реального объекта, вне зависимости от применяемой методологии обследования и инструментария задания правил, но при этом утрачивается ряд свойств моделируемого объекта.

М.Ю.Круковский в [4] предлагает производить декомпозицию процесса документооборота до совокупности элементов, которые можно разделить на три категории: непосредственно участники процесса документооборота, состояния документов и действия, проводимые участниками над документами.

Значит, формально процесс документооборота может быть представлен в виде тройки Д_Т = {У, Д, Ф}, где

• Д_Т – формальная модель документооборота;

• У – множество участников – конечное множество возможных ролей участников документооборота, У = {u_i}, i=1,…,n; nN;

• Д – множество действий – конечное множество допустимых в пределах системы действий, Д = {d_j}, j=1,…,m; mN;

• Ф – множество состояний документов – конечное множество состояний, которые может принять документ после того, как участник из множества У проведет над ним действия из множества Д, Ф = {f_l}, l=1,…,h; hN.

Фактически подобная интерпретация означает следующее: «Документооборот – это множество действий, совершаемых множеством участником над множеством состояний документов».

Возьмем в качестве основы модель, предложенную М.Ю.Круковским, т.к. она с большой долей адекватности отображает конструктивные элементы и их связи внутри процесса документооборота, и дополним ее еще одним параметром. В качестве этого дополнительного параметра выберем время изменения состояния системы, которое можно представить в виде конечного множества Т = {t^j}, j=1,…,m; mN, элементами которого являются расчётные длительности периодов между последовательными моментами изменения состояний системы – завершения выполнения j-го действия.

1. Критерии эффективности системы документооборота

Для начала приведем модель системы документооборота в целом для условной организации «ООО» в виде контекстной диаграммы:

Рисунок 1. Общая модель системы документооборота для условной организации «ООО»

Прямоугольник на Рисунок 1 обозначает основную бизнес-функцию. Стрелки имеют несколько назначений:

• Водящие в прямоугольник слева обозначают вход, т.е. то, что преобразуется основным функциональным входом;

• Те, что входят в прямоугольник снизу, означают механизм исполнения – то, что непосредственно реализует моделируемое действие;

• Стрелка справа, направленная он прямоугольник к границе экрана, означает выход – конечный продукт действия системы;

• Входящая в верхнюю грань – стрелка управления, означает то, что регулирует выполнение функционального блока. [5]

Для большей детализации бизнес-функции «Система документооборота компании «ООО»», воспользуемся методом декомпозиции – метод разбиения объемной бизнес-функции в виде совокупности подфункций – и представим результат в виде диаграммы IDEF0:

Рисунок 2. Декомпозиция 1 уровня системы документооборота

Как можно видеть из Рисунок 2 процесс документооборота любой организации можно разделить на три подпроцесса, каждый из которых связан с работой с документами определенного типа. Каждый из этих подпроцессов также можно разделять на многие составляющие, потому в этой работе предлагаю сосредоточиться на исследовании бизнес-процесса «Обработка исходящих документов». Аналогично с детальным рассмотрением основной бизнес-функции «Система документооборота для условной организации «ООО»», составим декомпозицию функции «Обработка исходящих документов». Диаграмма-результат в нотации IDEF0 представлена на Рисунок 3:

Рисунок 3. Декомпозиция бизнес-процесса "Обработка исходящих документов"

Оценка эффективности сложного процесса, в состав которого входит множество более мелких подпроцессов, – непростая задача, потому целесообразно постараться максимально детализировать функциональные элементы системы. В рамках данного исследования было решено сосредоточиться на рассмотрении бизнес-процесса «Согласование проекта документа», подробная декомпозиция которого приведена на Рисунок 4:

Рисунок 4. Декомпозиция бизнес-процесса "Согласование проекта документа"

Существует несколько категорий характеристик бизнес-процессов организации:

1. Время начала и конца;

2. Затраты времени на выполнение процесса;

3. Затраты труда, необходимого для выполнения процесса;

4. Затраты материалов, требуемых для успешного завершения процесса.

В соответствии с приведенными выше характеристиками можно построить критерии эффективности бизнес-процесса двух видов:

1. Критерий эффективности по длительности процесса;

2. Критерий эффективности по стоимости процесса.