Глава I. Анализ современных проблем использования сэд в российских компаниях

1. Теоретические основы документооборота

   1. Основные понятия документооборота

Документооборот - цикл обработки документов, отражающий их движение от момента  создания или момента получения, дальнейшую обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Разделяется на категории: электронный и традиционный. Первый обеспечивает использование и обработку документов с использованием электронных средств коммуникации, второй - исключительно на бумажных носителях. В настоящее время существует также композитный документооборот, сочетающий в себе элементы электронного и традиционного.

Документ является основной единицей структурирования документооборота. Если использовать Федеральный закон и определение по ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело" , можно процитировать: «Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» » [1].

Электронный документ в понимании современного пользователя - это созданный, зафиксированный  и зарегистрированный согласно действующему законодательству с использованием средств электронной техники, заверенный электронной подписью при использовании программных технологий и криптографии на электронном носителе документ. Такой электронный документ , заверенный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному оригинальной собственноручной подписью. Случаи признания равносильности данных документов определяются нормативными артами, не противоречащими Федеральным законам, при условии заключения соглашения Сторонами об обмене электронными документами.

ЭП - электронная подпись - это программно зашифрованная информация в электронной форме, которая уникально идентифицирует подписывающее лицо,  Данная электронная подпись присоединяется к иной информации , созданной с помощью электронных средств коммуникации,  является аналогом собственноручной подписи владельца ЭП и подтверждает подлинность передаваемых документов либо информации.

2. Основные принципы электронного документооборота

Наиболее удачным кажется определение системы электронного документооборота, приведенное В.М.Гайковичем в [2]: «СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий».

Главное назначение СЭД – это интеграция любых документов в документооборот предприятия, вне зависимости от того, на каком носителе находится документ, а также организация работы с любым видом задокументированной информации. Системы электронного документооборота, как успешно внедряемые, так и находящиеся только на стадии разработки в настоящее время, имеют в своей основе ряд общих принципов:

1. Реализуется возможность параллельного выполнения операций, необходимая для сокращения времени движения документов между участвующими сторонами и повышения оперативности их исполнения;

2. Для однозначной идентификации документов проводится однократная регистрация его в системе;

3. Для однозначного определения ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса) реализуется принцип непрерывного движения документа;

4. Чтобы максимально исключить даже возможность дублирования документов создается единая (или согласованная распределённая) документная база;

5. Предусматривается система поиска, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём;

6. Для контроля движения документов по процессам документооборота и возможности принятия своевременных и точных управленческих решений создается система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.